KI und SAP: Wie eine KI-Plattform an das ERP-System kommt

Wofür braucht eine KI Zugriff auf das ERP-System?

Im ERP-System liegen Haushalt, Finanzen, Einkauf, Material und oft Personal. Mit Zugriff darauf beantwortet eine KI Fragen, für die man sonst einen Bericht anfordert oder mehrere Masken durchklickt: Wie steht der Haushaltstitel im Vergleich zum Plan? Welche Bestellungen zu diesem Lieferanten sind offen? Warum weicht das Ist ab? Aus den Daten entstehen Entwürfe, etwa ein Kommentar zur Abweichungsanalyse oder ein Mahnschreiben.

Viele Aufgaben brauchen das ERP gar nicht: Vergabeunterlagen prüfen, Verträge zusammenfassen oder Vermerke schreiben geht mit Dokumenten. Eine Anbindung lohnt sich, wenn Fragen zu aktuellen Zahlen und Vorgängen häufig sind.

Über welche Wege kommt eine KI an die Daten?

Weg	Was passiert	Worauf achten
Veröffentlichte Schnittstelle (bei SAP etwa OData-Dienste)	Die KI fragt einzelne Daten über eine dokumentierte Schnittstelle ab.	Welche Dienste Ihr System anbietet; Nutzungsbedingungen des Herstellers
Datenbestand für Berichte	Die KI liest aus einer Kopie für Auswertungen, nicht aus dem laufenden System.	Aktualität; Rechte müssen auch in der Kopie gelten
Integrationsplattform des Hauses	Die KI dockt an eine Plattform an, über die das ERP schon mit anderen Systemen spricht.	Wer die Rechte prüft: Plattform oder ERP
Export als Datei	Jemand exportiert eine Liste und gibt sie der KI.	Handarbeit, dafür volle Kontrolle über jeden Datensatz

Bei SAP stehen die freigegebenen Schnittstellen im SAP Business Accelerator Hub. Ältere Systeme bieten oft nur Funktionsbausteine, die für eine KI erst zugänglich gemacht werden müssen.

Was regelt die API-Richtlinie von SAP?

SAP hat im April 2026 die Version 4/2026 seiner API-Richtlinie veröffentlicht. Darin untersagt SAP die Nutzung seiner Schnittstellen für (teil-)autonome oder generative KI-Systeme, die Folgen von Schnittstellenaufrufen planen, auswählen oder ausführen, ebenso das großflächige Auslesen und Kopieren von Daten, soweit das nicht über von SAP vorgesehene Architekturen und Wege geschieht. SAP behält sich vor, die Nutzung zu überwachen und Zugriffe zu drosseln oder zu sperren. Die Richtlinie stieß in Fachpresse und bei Anwendergruppen auf Kritik.

Für Sie heißt das: Bevor Sie eine KI an SAP anbinden, klären Sie mit SAP oder Ihrem SAP-Partner, welcher Weg für Ihren Vertrag und Ihr System zulässig ist. Das gilt für jede KI, nicht nur für bestimmte Anbieter. Andere ERP-Hersteller haben eigene Bedingungen; fragen Sie auch dort nach.

Welche Rechte gelten, wenn die KI im ERP liest?

Im ERP sind die Rechte fein geregelt: Wer darf welche Buchungskreise, Kostenstellen und Personaldaten sehen? Eine KI darf diese Regeln nicht aushebeln. Zwei Grundsätze helfen:

• Zugriff mit dem Konto der Person: Die KI fragt mit den Rechten der Person ab, die gerade fragt. Ein technisches Sammelkonto mit weiten Rechten würde jeder Person über die KI mehr zeigen, als sie im ERP sehen darf.
• Zuerst nur lesen: Buchungen, Bestellungen und Stammdatenänderungen bleiben beim Menschen. Die KI schlägt vor, ein Mensch prüft und bucht.

Dazu kommt ein Risiko, das viele unterschätzen: Liest eine KI Texte aus Belegen oder Lieferantenschreiben, können darin Anweisungen versteckt sein, die die KI zu ungewollten Aktionen bewegen sollen. Lesender Zugriff und Freigabe durch Menschen begrenzen den Schaden. Manipulierte Anweisungen in Dokumenten →

Was sollten Sie vor einer Anbindung klären?

1. Fragen sammeln: Welche Fragen stellen die Fachbereiche häufig, und welche Daten brauchen sie dafür?
2. Schnittstellen prüfen: Welche dokumentierten Schnittstellen bietet Ihr System heute, und erlaubt der Vertrag mit dem Hersteller die Nutzung durch eine KI?
3. Rechte festlegen: Läuft der Zugriff mit den Konten der Personen? Wie kommt die Anmeldung zustande?
4. Schreiben ausschließen oder eng begrenzen: Was darf die KI nur vorschlagen, was später einmal selbst anlegen?
5. Protokoll: Jeder Zugriff der KI auf das ERP sollte im Audit-Log stehen. Audit-Logs und Nachvollziehbarkeit →

Wie geht das mit basebox?

basebox bindet Systeme über Konnektoren an. Jeder Zugriff läuft mit den Rechten der Person, die fragt, ohne gemeinsames Dienstkonto; standardmäßig liest basebox nur, schreibende Zugriffe stimmen wir mit Ihnen ab und geben sie gezielt frei. Jeder Aufruf eines Konnektors steht im Audit-Log.

Für die Verwaltung sind die Konnektoren SAP und Infoma newsystem für Haushalt und Finanzen angekündigt („In Kürze“). Für andere ERP-Systeme oder SAP-Bereiche gilt: Hat ein System eine Schnittstelle, bauen wir den Konnektor. Die Konzeption ist kostenlos, danach gibt es einen Festpreis; komplexe Systeme wie SAP kosten einmalig 13.800 €, darf der neu gebaute Konnektor in unsere Bibliothek, 6.900 € (Listenpreise, netto). Ohne Anbindung arbeiten Sie mit Exporten und Dokumenten; ein Rechenwerkzeug ist als Konnektor enthalten, damit Zahlen und Summen stimmen, und Ergebnisse erstellt basebox auch als Excel. Alle Konnektoren mit Status stehen auf /konnektoren.

Keine Rechtsberatung: Ob und wie Sie Schnittstellen eines ERP-Herstellers für KI nutzen dürfen, hängt von Ihrem Vertrag ab. Die Zusammenfassung der SAP-API-Richtlinie gibt den Stand unserer Recherche am 11. Oktober 2026 wieder.