Wer sieht was? Rechte für KI, die in Dokumenten sucht
Eine KI, die in Dokumenten sucht, darf niemandem mehr zeigen, als die Person im Ablagesystem selbst sehen darf. Das gelingt am sichersten, wenn die KI mit dem Zugang der Person im Quellsystem liest, statt alle Dokumente in einen gemeinsamen Suchindex zu kopieren. Wo Dokumente doch in der KI liegen, etwa in einer App, gehören sie in getrennte Sammlungen mit eigener Freigabe. Vor dem Start lohnt ein Blick auf zu weit freigegebene Ordner.
Warum werden Rechte mit KI wichtiger?
Bisher schützte oft die Mühe: Wer ein Dokument nicht kannte, fand es nicht. Eine KI sucht in Sekunden über alle Ablagen, die sie erreicht, und fasst zusammen, was sie findet. Damit wird jede zu weite Freigabe sichtbar. Ein Gehaltsordner, der versehentlich für alle freigegeben ist, taucht plötzlich in der Antwort auf die Frage nach „Gehältern in der Abteilung“ auf.
Microsoft widmet diesem Problem für seinen eigenen KI-Assistenten eine eigene Anleitung zu Überfreigaben in SharePoint. Das Problem betrifft aber jede KI, die in Dokumenten sucht. OWASP führt unpassende Zugriffskontrollen in den Suchbeständen von KI-Anwendungen unter den zehn wichtigsten Risiken.
Kopie im Suchindex oder Zugriff im Quellsystem?
Es gibt zwei Grundmuster, wie eine KI an Dokumente kommt:
| Kopie in einen Suchindex der KI | Zugriff im Quellsystem | |
|---|---|---|
| Wie es läuft | Dokumente werden vorab ausgelesen und in der KI gespeichert. | Die KI fragt beim Ablagesystem an, wenn jemand fragt. |
| Wer prüft Rechte | die KI, anhand übernommener Rechteinformationen | das Ablagesystem selbst |
| Risiko | Rechte veralten oder werden falsch übernommen; der Index wird zum zweiten Datenbestand | Überfreigaben im Ablagesystem wirken weiter |
| Gut für | feste Sammlungen, etwa Leitlinien oder Handbücher | Ablagen mit vielen, wechselnden Rechten |
Für Ablagen mit feinen Rechten, etwa Personal-, Patienten- oder Akten-Ordner, ist der Zugriff im Quellsystem mit dem Zugang der Person der sicherere Weg. Für Sammlungen, die eine ganze Gruppe lesen darf, ist eine Kopie in der KI praktisch.
Was gilt für Dokumente, die in der KI selbst liegen?
Hier entscheidet die Freigabe in der KI. Bewährt hat sich, Dokumente in Sammlungen mit klarem Kreis zu ordnen: Leitlinien für das ganze Haus, Vorlagen der Personalabteilung nur für sie. Prüfen Sie beim Anbieter, ob Rechte auf Ebene der Sammlung oder des einzelnen Dokuments gelten. Bei Sammlungen gilt: Wer die Sammlung nutzen darf, erreicht alles darin. Vertrauliches gehört dann in eine eigene Sammlung.
Was sollten Sie vor dem Start prüfen?
- Überfreigaben finden: Welche Ordner und Seiten sind für „alle“ freigegeben? Viele Ablagesysteme haben dafür Berichte.
- Besonders schützenswerte Bereiche festlegen: Personal, Gesundheit, Verfahren, Verträge. Diese zuerst prüfen oder anfangs nicht anbinden.
- Zugriffsweg klären: Liest die KI mit dem Konto der Person oder mit einem Sammelkonto? Ein Sammelkonto, das alles sieht, hebt die Rechte des Ablagesystems auf.
- Sammlungen in der KI schneiden: Welche Dokumente kommen in welche Sammlung, für welche Gruppe?
- Protokoll: Steht im Audit-Log, wer welche Ablage über die KI abgefragt hat? Audit-Logs und Nachvollziehbarkeit →
Wie Gruppen und Rollen aus der Benutzerverwaltung in die KI kommen, beschreibt Rollen und Rechte aus der Benutzerverwaltung.
Wie geht das mit basebox?
Die KI darf nie mehr als die Person, die sie nutzt. Über Konnektoren, etwa zu SharePoint, Nextcloud, Netzlaufwerken oder Confluence, meldet sich jede Person mit ihrem eigenen Zugang an; ein gemeinsames Dienstkonto gibt es nicht, und das Zielsystem setzt seine Rechte durch. Die Person sieht nur, was sie dort ohnehin sehen darf. Standardmäßig liest basebox nur, und jeder Aufruf eines Konnektors steht im Audit-Log.
Dokumente, die in einer App oder Wissensdatenbank hinterlegt sind, gibt der Autor für Gruppen oder einzelne Personen frei, zum Nutzen oder zum Bearbeiten. Dabei gilt: Wer eine App nutzen darf, erreicht alle Dokumente, die in ihr hinterlegt sind; Rechte je einzelnem Dokument gibt es dort nicht. Vertrauliches gehört deshalb in eine eigene App für den passenden Kreis. Wer eine App teilt, teilt nie Daten: Wer eine geteilte App nutzt, sieht über Konnektoren trotzdem nur die eigenen Daten. Beim Löschen eines Dokuments entfernt basebox das Original, den ausgelesenen Text und den Suchindex.
Häufige Fragen
Was ist eine Überfreigabe?
Ein Ordner oder eine Seite ist für mehr Menschen freigegeben, als nötig wäre, etwa für „alle Beschäftigten“. Ohne KI fällt das selten auf, weil niemand danach sucht. Eine KI findet solche Dokumente, sobald jemand eine passende Frage stellt.
Reicht es, vertrauliche Dokumente in der KI zu sperren?
Besser ist, die Ursache zu beheben: Rechte im Ablagesystem korrigieren. Eine Sperre nur in der KI lässt die Überfreigabe im Ablagesystem bestehen, und jede andere Suche findet die Dokumente weiterhin.
Gelten Rechte auch, wenn die KI eine Antwort zusammenfasst?
Eine Zusammenfassung ist nur so vertraulich wie das, was die KI dafür lesen durfte. Liest sie nur, was die Person sehen darf, enthält auch die Zusammenfassung nichts anderes. Wer eine Antwort weitergibt, entscheidet allerdings selbst, wer sie sieht.
Quellen
Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI erstellt, auf Grundlage der genannten Quellen. Verantwortlich für den Inhalt: basebox GmbH. Keine Rechtsberatung, keine Haftung. Stand der Recherche: 11. Oktober 2026.