RPA und KI: Wann Softwareroboter, wann KI-Plattform, und wie beides zusammenarbeitet

Was kann RPA, was kann KI?

	RPA (Softwareroboter)	KI (Sprachmodell)
Stärke	feste, wiederkehrende Schritte in Programmen	Text verstehen, einordnen, zusammenfassen, entwerfen
Arbeitsweise	nach Regeln, jedes Mal gleich	nach Wahrscheinlichkeit, jedes Mal etwas anders
Typische Aufgabe	Daten aus einem Formular in ein Fachverfahren übertragen	ein Schreiben einordnen und eine Antwort entwerfen
Schwäche	bricht, wenn sich eine Oberfläche ändert	Ergebnis braucht Prüfung durch einen Menschen

Viele Abläufe in Verwaltung und Krankenhaus haben beides: einen festen Teil, etwa Daten übertragen, und einen Teil mit Text, der jedes Mal anders aussieht, etwa ein Antrag oder ein Arztbrief.

Wie arbeiten RPA und KI zusammen?

Es gibt zwei übliche Muster:

1. Der Roboter fragt die KI: Ein Roboter holt ein Schreiben aus dem Postfach, schickt den Text über eine Schnittstelle an die KI, bekommt eine Einordnung zurück und legt den Vorgang im richtigen Fachverfahren an.
2. Ein KI-Agent startet den Roboter: Ein Agent bearbeitet eine Aufgabe und nutzt den Roboter als Werkzeug, etwa um Daten in ein System zu übertragen, das keine Schnittstelle hat.

In beiden Fällen gilt: Was die KI liefert, prüft ein Mensch, bevor es Folgen hat. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung dürfen nach Art. 22 DSGVO nicht allein automatisiert fallen, außer in engen Ausnahmen.

Was bietet UiPath?

UiPath ist einer der großen Anbieter für RPA. Nach Angaben des Anbieters:

• Roboter und Agenten: Neben den Softwarerobotern baut UiPath seit 2025 KI-Agenten in seine Plattform ein, mit einem Werkzeug zum Erstellen von Agenten.
• Maestro: steuert Abläufe, in denen Roboter, Agenten und Menschen zusammenarbeiten.
• Offene Anbindung: Agenten können über MCP Werkzeuge anderer Anbieter nutzen; Automationen lassen sich auch aus Coding-Agenten heraus erstellen.
• Betrieb: als Dienst in der Automation Cloud oder als Automation Suite auf einem eigenen Kubernetes-Cluster.

In der öffentlichen Verwaltung wird UiPath eingesetzt, etwa bei der Stadt Nettetal für die Übernahme von SEPA-Mandaten in SAP; die Deutsche Rentenversicherung Bund und Verbände der AOK haben Rahmenverträge ausgeschrieben.

Worauf sollten Häuser achten?

1. Erst den Ablauf, dann das Werkzeug: Welcher Schritt ist fest, welcher braucht Textverständnis, wo prüft ein Mensch?
2. Zugänge der Roboter: Roboter arbeiten mit eigenen Konten. Welche Rechte haben sie, wer verwaltet die Zugangsdaten?
3. Pflege: Ändert sich eine Oberfläche, muss der Roboter angepasst werden. Schnittstellen sind stabiler als Klicks.
4. Protokoll: Was hat der Roboter getan, was hat die KI geliefert, wer hat freigegeben? Das gehört ins Protokoll und ins Informationssicherheits-Management.
5. Datenschutz und Ort der Verarbeitung: Wohin gehen die Texte, die der Roboter an eine KI schickt? Bei Diensten in der Cloud zählen Auftragsverarbeitung und Ort der Verarbeitung.
6. Mitbestimmung: Automatisierung verändert Arbeit; Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung reden mit.

Wie ist das bei basebox?

basebox ist eine KI-Plattform, keine RPA-Software. Beides lässt sich verbinden: Über die REST-Schnittstelle und eine OpenAI-kompatible Schnittstelle mit eigenem Schlüssel kann ein Roboter basebox fragen, etwa um ein Schreiben einzuordnen oder eine Antwort zu entwerfen. Jeder Aufruf läuft mit den Rechten des Schlüssels und steht im Audit-Log; das KI-Modell läuft in unserer Cloud in Deutschland oder auf einem Server bei Ihnen. Ab November 2026 bearbeiten Abläufe aus dem App Builder Aufgaben selbstständig; schreibende Aktionen erst nach Freigabe durch einen Menschen.

Hinweis: Die Angaben zu UiPath geben den Stand unserer Recherche am 19. Oktober 2026 wieder und stützen sich auf die Angaben des Anbieters.