Exchange-Konnektor: KI für Postfach und Kalender, mit den Rechten der Person

Was macht der Exchange-Konnektor?

Ein großer Teil der Arbeit in Verwaltung und Klinik läuft über E-Mail und Kalender. Der Exchange-Konnektor gibt basebox Zugang zu Postfach und Kalender, mit dem Konto der Person, die fragt. Typische Aufgaben:

• Antworten entwerfen: „Entwirf eine Antwort auf die Anfrage von Frau Berger, nach unserer Vorlage für Terminanfragen.“
• Zusammenfassen: „Was ist zum Projekt Neubau seit Montag eingegangen?“
• Sortieren: „Ordne die neuen E-Mails im Funktionspostfach nach Anliegen.“
• Termine vorbereiten: „Bereite die Sitzung am Donnerstag vor: Teilnehmer, offene Punkte aus den letzten E-Mails.“

Für Fachleute: Unsere Konnektoren nutzen MCP (Model Context Protocol), den offenen Standard, über den KI-Anwendungen an Daten und Werkzeuge angebunden werden.

Welche Exchange-Versionen bindet der Konnektor an?

Heute bindet der Konnektor Exchange Server an, also Exchange, das Ihr Haus selbst betreibt. Welche Version bei Ihnen läuft und ob sie passt, klären wir vor der Einrichtung. Für Exchange in Microsoft 365 ist die Anbindung über die Anmeldung mit Ihrem Microsoft-Konto (OAuth) in Arbeit; bis dahin steht der Konnektor dafür nicht zur Verfügung. Postfächer anderer Anbieter erreicht der Konnektor „E-Mail“.

Welche Rechte gelten?

E-Mails enthalten oft personenbezogene Daten Dritter, von Bürgerinnen, Patienten oder Bewerbern. Deshalb gilt:

• Mit dem eigenen Zugang: Jede Person meldet sich mit ihrem Konto an. basebox liest nur die Postfächer und Kalender, auf die sie in Exchange Zugriff hat, Sammel- und Funktionspostfächer eingeschlossen.
• Kein gemeinsames Dienstkonto: Es gibt keinen Zugang, der alle Postfächer sieht.
• Standardmäßig nur lesend: basebox entwirft, die Person verschickt. Schreibende Zugriffe gibt es nur nach Abstimmung.
• Im Audit-Log: Jeder Aufruf des Konnektors wird festgehalten.
• Kein Training: Ihre E-Mails trainieren kein KI-Modell.

Läuft das automatisch?

Heute bearbeitet basebox ein Postfach, wenn eine Person darum bittet, im Chat oder in einer App. Nichts läuft von selbst. Ab November 2026 kann ein Ablauf aus dem App Builder eingehende E-Mails selbstständig vorsortieren; Aktionen wie Weiterleiten oder Antworten erst nach Freigabe durch einen Menschen. Wie Sie das planen, beschreibt KI im Posteingang.

Wie wird der Konnektor eingerichtet?

1. Ihr Administrator schaltet den Konnektor unter Administration → Konnektoren für Ihre Organisation ein.
2. In den Einstellungen einer App legt er fest, ob diese App Exchange nutzen darf, etwa die App „Bürgeranfrage beantworten“.
3. Jede Person meldet sich einmal mit ihrem eigenen Zugang an.

Beim Server läuft die Verbindung von Ihrem Server zu Exchange; die E-Mails verlassen dabei Ihr Haus nicht. In der Cloud liest basebox aus unserem Rechenzentrum in Deutschland. Für weitere Postfächer gibt es den Konnektor „E-Mail“.

Was sollten Datenschutz und Personalrat wissen?

Ein KI-Zugang zum Postfach ist kein Werkzeug zur Leistungskontrolle: basebox protokolliert zur Sicherheit, welche Konnektoren aufgerufen wurden, nicht, um Arbeit zu bewerten. Halten Sie in der Dienstvereinbarung fest, welche Apps auf Postfächer zugreifen dürfen und wer sie nutzt. Im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gehört die E-Mail-Bearbeitung mit KI als eigene Verarbeitung dazu.