KI im Posteingang: E-Mails automatisch klassifizieren

Was macht KI im Posteingang?

In vielen Verwaltungen kommen Anliegen in ein zentrales Postfach oder als Brief in die Poststelle und werden von Hand verteilt. KI kann dabei an drei Stellen helfen:

• Erkennen: Worum geht es, wer schreibt, gibt es ein Aktenzeichen oder eine Frist?
• Zuordnen: Welches Amt ist zuständig, ist es eine Beschwerde, ein Antrag oder eine Frage?
• Vorbereiten: Zusammenfassung für die Sachbearbeitung, Entwurf einer Eingangsbestätigung oder Antwort.

Aus der Liste von basebox:

Anwendungsfall	Ab wann
Eingescannte Post auslesen und dem zuständigen Amt zuordnen	nach kurzer Einrichtung
Beschwerden vorsortieren und eine Antwort entwerfen	nach kurzer Einrichtung
Bürgeranliegen zuordnen und an die Fachabteilung weiterleiten	nach Anbindung von E-Mail- oder Ticketsystem
Antwort auf eine E-Mail aus Posteingang und Kontext entwerfen	nach Anbindung des E-Mail-Systems

Wie zuverlässig ordnet KI zu?

Das hängt von Ihren Schreiben ab: Klare Anliegen sind leichter zuzuordnen als Schreiben mit mehreren Themen oder unklarem Bezug. Planen Sie deshalb drei Wege ein:

1. Eindeutig: Die KI ordnet zu, das Amt bekommt die Nachricht mit Zusammenfassung.
2. Unsicher: Ein Mensch bestätigt oder korrigiert den Vorschlag.
3. Nicht erkannt: Die Nachricht bleibt im Sammeleingang.

Messen Sie in den ersten Wochen, wie oft Vorschläge korrigiert werden, und passen Sie die Ämterliste und Beispiele an. Die Zuordnungsregeln, etwa ein Geschäftsverteilungsplan, gehören als Dokument hinterlegt.

Was gilt rechtlich?

• Zugang: Eröffnet die Behörde einen Zugang für elektronische Dokumente (§ 3a VwVfG), gehen Schreiben auf diesem Weg bei der Behörde ein, nicht erst beim zuständigen Amt. Eine falsche Zuordnung verlängert keine Frist; Fristen richten sich nach § 31 VwVfG und dem Fachrecht.
• Datenschutz: E-Mails enthalten personenbezogene Daten, oft auch besondere Kategorien. Es braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und eine Verarbeitung in der EU. Die Zuordnung ist keine Entscheidung mit Rechtswirkung gegenüber der Person; über ihr Anliegen entscheidet weiter die Sachbearbeitung (Art. 22 DSGVO).
• Protokoll: Jede automatische Weiterleitung sollte nachvollziehbar sein: wann, wohin, auf welcher Grundlage.
• Personalrat: Eine KI im Posteingang zeigt, wer wie viele Vorgänge bearbeitet. Der Personalrat ist zu beteiligen. Muster-Vereinbarung und Ablauf →

Wie geht das mit basebox?

basebox liest E-Mails über den Exchange-Konnektor, der heute verfügbar ist, mit den Rechten der Person, die fragt, und standardmäßig nur lesend; jeder Zugriff steht im Protokoll. Sammel- und Funktionspostfächer wie die Poststelle liest der Konnektor wie Einzelpostfächer, mit den Rechten der Person, die Zugriff darauf hat.

Heute läuft nichts von selbst: Eine Person bittet basebox im Chat oder in einer App, ihr Postfach zu bearbeiten, etwa „ordne die neuen E-Mails zu“. Eine App mit Ihrer Ämterliste und Ihrem Geschäftsverteilungsplan schlägt die Zuordnung vor, fasst zusammen und entwirft die Antwort. Ab November 2026 verarbeitet ein Agent im Workflow Builder eingehende E-Mails selbstständig, etwa „lesen, zuordnen, weiterleiten“; schreibende Aktionen wie das Weiterleiten laufen erst nach Freigabe durch einen Menschen. Der Konnektor für Ticketsysteme wie Znuny ist angekündigt („In Kürze“). basebox läuft in unserer Cloud in Deutschland oder auf einem Server nur für Ihre Verwaltung. Konnektoren →