KI in der Kommunalverwaltung: Voraussetzungen, Recht und Grenzen

Wofür nutzen Kommunen KI heute?

Nach dem Zukunftsradar Digitale Kommune 2023 des Deutschen Städte- und Gemeindebunds setzten damals 8 Prozent der über 900 befragten Kommunen KI oder automatisierte Systeme ein, rund zwei Drittel hielten den Einsatz für sinnvoll. Als größte Hürden nannten sie Datenschutz, offene Rechtsfragen und Akzeptanz. Seitdem ist vor allem eine Sorte KI im Alltag angekommen: Sprachmodelle, die Texte lesen, zusammenfassen und entwerfen. Davon profitiert die Verwaltung besonders, weil ein großer Teil ihrer Arbeit aus Schreiben und Nachschlagen besteht.

Welche Anwendungsfälle gibt es?

Vor allem solche, bei denen viel geschrieben und nachgeschlagen wird: Bürgerservice, Ratsarbeit, Bauamt, Kämmerei, Ordnungs-, Sozial- und Personalamt. Alle 105 Fälle der Liste von basebox in 18 Bereichen stehen unter Anwendungsfälle; womit eine Gemeinde anfängt, zeigt der Ratgeber 15 Anwendungsfälle in drei Schritten.

Was läuft sofort, was braucht Anbindung?

Drei Stufen sind zu unterscheiden:

• Ab dem ersten Tag: Texte entwerfen, zusammenfassen, übersetzen. Dafür braucht es nur die KI und die Dokumente, die eine Person hochlädt. Bei basebox sind das 43 der 105 Fälle.
• Nach kurzer Einrichtung: Auskunft zu Satzungen, Dienstvereinbarungen oder Vorschriften. Dafür werden die Dokumente einmal hinterlegt und für eine Gruppe freigegeben (45 Fälle).
• Nach Anbindung Ihrer Systeme: Alles, was live aus Fachverfahren, Dokumentenmanagement, Ratsinformationssystem oder Finanzsoftware liest (15 Fälle). Zwei Fälle sind eigene Projekte, etwa der automatische Antragseingang aus OZG-Portalen.

Die Anbindung an Fachverfahren ist der aufwendigste Teil. Fragen Sie jeden Anbieter, welche Konnektoren heute verfügbar sind und welche erst angekündigt.

Was gilt rechtlich?

• Datenschutz: Wer KI über einen Dienstleister nutzt, braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Entscheidend ist, wo Plattform und KI-Modell laufen und ob Eingaben zum Training verwendet werden.
• Sozialdaten: § 80 SGB X verlangt, die Rechts- oder Fachaufsichtsbehörde vor der Beauftragung zu informieren, und erlaubt die Verarbeitung nur in der EU, im EWR oder in Staaten mit Angemessenheitsbeschluss.
• Amtsgeheimnis: § 203 StGB gilt auch für Amtsträger. Dienstleister, die an der Arbeit mitwirken, müssen zur Verschwiegenheit verpflichtet sein.
• KI-Verordnung: Seit Februar 2025 gilt Art. 4 (KI-Kompetenz der Beschäftigten). KI-Systeme, die über öffentliche Unterstützungsleistungen entscheiden oder sie bewerten, sind Hochrisiko-Systeme nach Anhang III; deren Pflichten gelten nach der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 ab dem 2. Dezember 2027. Entwürfe, Zusammenfassungen und Auskünfte, über die ein Mensch entscheidet, fallen in der Regel nicht darunter.
• Mitbestimmung: Eine KI-Plattform ist eine technische Einrichtung, die Verhalten erfassen kann. Der Personalrat ist deshalb zu beteiligen. Muster-Vereinbarung und Ablauf →

Keine Rechtsberatung: Die Hinweise ersetzen nicht die Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten und Ihre Rechtsabteilung.

Selbst bauen oder fertig kaufen?

Einige Länder entwickeln eigene Lösungen. Baden-Württemberg hat seine KI-Assistenz F13 im Juli 2025 als Open-Source-Software freigegeben; Behörden können sie kostenfrei nutzen, Installation und Betrieb übernehmen sie selbst. Wer selbst betreibt, braucht Personal für Betrieb, Updates, Rechte und Nachweise. Eine fertige Plattform bringt das mit, kostet dafür eine Lizenz. Für die Beschaffung hilft eine produktneutrale Leistungsbeschreibung: KI ausschreiben →

Wie führen Kommunen KI ein?

1. Personalrat und Datenschutz früh einbinden, mit Unterlagen zu Protokollierung und Rechten.
2. Mit Fällen starten, die sofort laufen, etwa Bürgeranfragen, Protokolle und Leichte Sprache.
3. Beschäftigte schulen, auch wegen Art. 4 der KI-Verordnung. KI-Kompetenz nach Art. 4 →
4. Fachverfahren danach anbinden, eines nach dem anderen.

Wie geht das mit basebox?

basebox läuft in unserer Cloud in Deutschland oder auf einem Server nur für Ihre Verwaltung, auf Wunsch ohne Internetverbindung. Bürgerdaten bleiben in der EU und werden nie zum Training der KI-Modelle verwendet; der AVV nach Art. 28 DSGVO ist Teil des Vertrags. Jede Person sieht nur, was sie sehen darf: Wer eine App teilt, teilt nie Daten. Exchange, SharePoint, Nextcloud und Netzlaufwerke sind heute anbindbar, die Konnektoren für Ratsinformationssysteme, Dokumentenmanagement und Finanzsoftware sind angekündigt („In Kürze“). Für den Personalrat gibt es eine Muster-Dienstvereinbarung als unverbindlichen Entwurf. KI für Kommunen →