Was kostet eine KI-Plattform für eine Kommune?
In der Cloud kostet basebox eine Kommune ab 490 € pro Person und Jahr, gezahlt nur für die Personen, die die KI nutzen. 25 Personen zahlen 9.465 € im Jahr, 100 Personen 27.043 €, 500 Personen 107.214 €. Ab etwa 230 Personen ist ein Server über fünf Jahre günstiger: umgerechnet 53.366 € im Jahr, Kauf, Lizenz und Servicevertrag eingeschlossen. Listenpreise netto, Stand Oktober 2026.
Was kostet KI pro Jahr, nach Zahl der Personen?
| Personen | Cloud pro Jahr | Cloud pro Person | Server pro Jahr (über 5 Jahre) |
|---|---|---|---|
| 5 | 2.450 € | 490 € | – |
| 25 | 9.465 € | 379 € | – |
| 100 | 27.043 € | 270 € | 53.366 € |
| 200 | 47.932 € | 240 € | 53.366 € |
| 500 | 107.214 € | 214 € | 53.366 € |
| 1.000 | 202.714 € | 203 € | 96.097 € |
Listenpreise netto, Laufzeit ein Jahr, Stand Oktober 2026. Server: Kaufpreis, Lizenz und Servicevertrag über fünf Jahre, geteilt durch fünf. Die Server passen für etwa 200 bis 2.000 Personen; darunter ist die Cloud der übliche Weg.
Gezählt werden in der Cloud die Personen, die die KI nutzen, nicht alle Beschäftigten. Sie können mit einigen Ämtern starten; kommen Personen dazu, passen wir sofort an. Beim Server gibt es eine Lizenz pro Server, anmelden darf sich jeder in der Verwaltung.
Wie setzt sich der Preis beim Server zusammen?
Ein Beispiel mit 300 Personen und Server der Klasse 1: einmal 109.643 € für den Server (Listenpreis), dazu im Jahr 21.569 € Lizenz und 9.868 € Servicevertrag. Im ersten Jahr sind das 141.080 €, danach 31.437 € im Jahr. Über fünf Jahre: 109.643 € + 5 × 31.437 € = 266.828 €, also 53.366 € im Jahr oder rund 178 € pro Person. In der Cloud kosten 300 Personen 67.693 € im Jahr.
Was kommt noch dazu?
- Inbetriebnahme in Ihrer IT: 24.900 € einmalig, für Installation, Anmeldung über Ihre Benutzerverwaltung und zwei Schulungen. Optional, in Cloud und Server.
- Anbindung von Fachverfahren: Konnektoren aus der Bibliothek sind in der Lizenz. Ein neuer Konnektor kostet einmalig 1.900 bis 13.800 €, komplexe Systeme wie SAP 13.800 €; die Konzeption ist kostenlos. Die Konnektoren der Bibliothek für Ratsinformation, Dokumentenmanagement und Haushalt tragen den Status „In Kürze“. Konnektoren →
- Betrieb des Servers durch basebox: optional, 1.200 € im Monat für den Server in Ihrem Haus, 2.100 € im Monat im deutschen Rechenzentrum.
- Strom und Stellplatz: beim Server in Ihrem Haus, nicht im Preis.
- Weitere Schulungen: 900 € virtuell, 1.400 € vor Ort plus Reisekosten.
Den Nachlass für gemeinnützige Einrichtungen erhalten Kommunen nicht; für sie gelten die Rabatte für längere Laufzeiten.
Was heißt das für die Vergabe?
Maßgeblich ist der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer, mit Optionen und Verlängerungen (§ 3 VgV). Bei Verträgen bis 48 Monate zählt die Summe über die Laufzeit, bei längeren oder unbefristeten das 48-Fache des Monatswerts. Für Kommunen liegt der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen 2026 und 2027 bei 216.000 €.
Ein Beispiel: 500 Personen in der Cloud mit drei Jahren Laufzeit zahlen 107.214 € abzüglich 10 %, also 96.493 € im Jahr. Über drei Jahre sind das 289.479 €, über dem Schwellenwert. 200 Personen mit drei Jahren: 3 × 43.139 € = 129.417 €, darunter; dann gelten die Regeln Ihres Landes. Eine produktneutrale Leistungsbeschreibung erstellt der Ausschreibungsgenerator.
Keine Rechtsberatung: Die Schätzung des Auftragswerts und die Wahl des Verfahrens verantwortet Ihre Vergabestelle. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten je nach Land unterschiedliche Wertgrenzen.
Was ist im Preis enthalten?
Alle Funktionen, Support, Updates, alle Apps und alle Konnektoren aus unserer Bibliothek, ohne Funktionsstufen. In der Cloud sind 20 Mio. Tokens pro Person und Jahr enthalten, gemeinsam für die ganze Verwaltung. Dazu kommen 105 Anwendungsfälle aus der Verwaltung, vom Bürgerservice bis zur Ratsarbeit. KI für Kommunen →
Häufige Fragen
Lohnt sich das auch für eine kleine Gemeinde?
Die Cloud startet ab 5 Personen mit 490 € pro Person und Jahr, also 2.450 € im Jahr. Sie zahlen nur für die Personen, die die KI nutzen.
Können wir basebox über unseren kommunalen IT-Dienstleister beziehen?
Ja. basebox läuft auch bei Ihrem Rechenzentrum oder Zweckverband, die Lizenz gilt dann für dessen Server.
Gibt es Rabatte für längere Laufzeiten?
Ja. Bei zwei Jahren 5 %, bei drei Jahren 10 %, bei vier oder fünf Jahren 15 % mit festem Preis. Die Mindestlaufzeit in der Cloud beträgt ein Jahr.
Dürfen Sozialdaten hinein?
Ja, auf dem Server und in der Cloud. Die Daten bleiben in der EU, der AVV nach Art. 28 DSGVO ist Teil des Vertrags. Die Prüfung im Einzelfall übernimmt Ihr Datenschutzbeauftragter mit unseren Unterlagen.
Quellen
Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI erstellt, auf Grundlage der genannten Quellen. Verantwortlich für den Inhalt: basebox GmbH. Keine Rechtsberatung, keine Haftung. Stand der Recherche: 11. Oktober 2026.