Womit sollte eine Gemeinde bei KI anfangen? 15 Anwendungsfälle in drei Schritten

In welcher Reihenfolge fängt eine Gemeinde an?

Die Auswahl stammt aus der Liste von basebox mit 105 Anwendungsfällen in 18 Bereichen der Verwaltung; die vollständige Liste steht unter Anwendungsfälle. Ausgewählt sind Fälle, die ohne Anbindung an Fachverfahren auskommen und in fast jeder Stadt und Gemeinde vorkommen, geordnet nach dem Aufwand für den Start.

Schritt 1: ab dem ersten Tag. Es braucht nur die KI und das Dokument, das eine Person hochlädt.

Nr.	Bereich	Anwendungsfall
1	Bürgerservice	Standardantworten auf häufige Bürgeranfragen entwerfen
2	Ratsarbeit	Sitzungsprotokoll aus einer Audioaufzeichnung erstellen
3	Übergreifend	Bescheide und Formulare in Leichte Sprache übertragen
4	Übergreifend	Bürgerinformationen in Herkunftssprachen übersetzen
5	Kämmerei	Haushaltsbericht aus Kommentaren zu Kennzahlen ausformulieren
6	Kämmerei	Förderantrag aus Projektbeschreibung und Förderrichtlinie entwerfen
7	Personalamt	Stellenausschreibung aus dem Anforderungsprofil entwerfen

Schritt 2: nach kurzer Einrichtung. Satzungen, Vorlagen, Muster oder Förderrichtlinien werden einmal hinterlegt und für eine Gruppe freigegeben.

Nr.	Bereich	Anwendungsfall
8	Bürgerservice	Beschwerden vorsortieren und eine Antwort entwerfen
9	Hauptamt	Beschlussvorlage aus Sachverhaltsnotizen entwerfen
10	Hauptamt	Geschäftsordnung und Satzungen der Gemeinde durchsuchen
11	Bauamt	Stellungnahme zum gemeindlichen Einvernehmen (§ 36 BauGB) entwerfen
12	Bauamt	Mangelschreiben zu unvollständigen Bauantragsunterlagen
13	Ordnungsamt	Anhörungsschreiben zu Ordnungswidrigkeiten entwerfen
14	Sozialamt	Antragsunterlagen für Wohngeld oder Grundsicherung auf Vollständigkeit prüfen
15	Übergreifend	Eingescannte Post auslesen und dem zuständigen Amt zuordnen

Schritt 3: nach Anbindung von Systemen. Siehe unten.

Warum diese Reihenfolge?

• Viele Beschäftigte, wenig Aufwand (1 bis 4): Bürgeranfragen, Protokolle, Leichte Sprache und Übersetzungen kommen in fast jedem Amt vor. Die KI entwirft, die Sachbearbeitung prüft und verschickt. So sammelt die Verwaltung Erfahrung, bevor sie etwas einrichtet.
• Schnelle Wirkung in einzelnen Ämtern (5 bis 7): Aus Zahlen, Stichpunkten und Anforderungsprofilen werden lesbare Berichte, Anträge und Ausschreibungen.
• Feste Muster (8 bis 13): Vorlagen, Stellungnahmen, Mangel- und Anhörungsschreiben folgen Mustern des Hauses. Sind die einmal hinterlegt, spart der Entwurf den ersten Durchgang. Für das Einvernehmen nach § 36 BauGB läuft eine Frist von zwei Monaten; ein schneller Entwurf hilft, sie zu halten.
• Prüfen und Zuordnen (14, 15): Vollständigkeitsprüfung und Postzuordnung brauchen klare Regeln, welche Unterlagen und Ämter gelten.

Ausführlicher: KI für Bürgeranfragen, KI für Sitzungsdienst und Ratsprotokolle, KI im Bauamt, Leichte Sprache und KI-Übersetzung.

Was kommt nach der Anbindung von Systemen?

Ein Teil der Liste liest live aus Ihren Systemen, etwa Bearbeitungsstand und Fristen aus der Bauakte, Beschlüsse aus dem Ratsinformationssystem oder Abweichungen zwischen Plan und Ist aus der Finanzsoftware. Bei basebox sind das 15 der 105 Fälle; zwei weitere sind eigene Projekte, etwa die automatische Verarbeitung von Anträgen aus OZG-Portalen. Diese Fälle laufen erst, wenn das jeweilige System angebunden ist. Fragen Sie jeden Anbieter, welche Konnektoren für Ihre Fachverfahren heute verfügbar sind.

Was muss vor dem Start geklärt sein?

Datenschutz, Personalrat, KI-Kompetenz der Beschäftigten und die Grenze zur Hochrisiko-KI beschreibt der Überblick KI in der Kommunalverwaltung. Für alle 15 Fälle gilt: Die KI entwirft, die Sachbearbeitung prüft an der Quelle und entscheidet.

Wie geht das mit basebox?

Jeder Fall wird in basebox eine App: eine Anweisung, die passenden Dokumente und bei Bedarf eine Verbindung zu einem System. Ihre Beschäftigten wählen die App und bekommen das Ergebnis, ohne KI-Kenntnisse. Apps geben Sie für Gruppen frei; wer eine App teilt, teilt nie Daten. Jede Antwort aus Dokumenten zeigt ihre Quelle mit der zitierten Textstelle. Exchange, SharePoint, Nextcloud und Netzlaufwerke sind heute anbindbar; die Konnektoren für Ratsinformationssysteme, Dokumentenmanagement und Finanzsoftware sind angekündigt („In Kürze“). Fehlt ein Fall, beschreiben Sie die Aufgabe; mit dem Workflow Builder entstehen daraus ab November 2026 auch mehrstufige Abläufe.