KI für Sitzungsdienst und Ratsprotokolle

Welche Aufgaben im Sitzungsdienst übernimmt KI?

Der Sitzungsdienst schreibt viel nach festen Regeln: Einladungen, Vorlagen, Niederschriften, Beschlussauszüge. Aus der Liste von basebox für Hauptamt und Ratsarbeit:

Anwendungsfall	Ab wann
Sitzungseinladung aus Tagesordnungspunkten entwerfen	ab dem ersten Tag startklar
Tagesordnung aus eingereichten Vorlagen ordnen	ab dem ersten Tag startklar
Protokoll aus handschriftlichen Stichpunkten ausformulieren	ab dem ersten Tag startklar
Sitzungsprotokoll aus Audioaufzeichnung erstellen	ab dem ersten Tag startklar
Zusammenfassung der Beschlüsse aus dem Protokoll	ab dem ersten Tag startklar
Beschlussvorlage aus Sachverhaltsnotizen entwerfen	nach kurzer Einrichtung
Antwort auf Anfragen aus dem Rat aus Fachbeiträgen	nach kurzer Einrichtung
Auskunft zu Gemeindeordnung und Geschäftsordnung des Rates	nach kurzer Einrichtung
Suche in Ratsbeschlüssen und Vorlagenarchiv	nach kurzer Einrichtung
Beschlüsse und Vorlagen live aus dem Ratsinformationssystem	nach Anbindung

Dazu Texte für Amtsblatt, Pressemitteilung und Grußworte.

Was verlangt die Gemeindeordnung an der Niederschrift?

Die Gemeindeordnungen der Länder schreiben vor, dass über die Sitzungen des Rates eine Niederschrift angefertigt wird. In Bayern etwa muss sie nach Art. 54 GO Tag und Ort, die anwesenden Mitglieder, die behandelten Gegenstände, die Beschlüsse und das Abstimmungsergebnis erkennen lassen; Vorsitz und Schriftführung unterschreiben, der Gemeinderat genehmigt sie. Andere Länder regeln das ähnlich, im Detail aber unterschiedlich. Für die KI heißt das: Sie liefert einen Entwurf, der diese Pflichtangaben enthält. Was in der Niederschrift steht, verantworten die Unterzeichnenden.

Was ist bei Audioaufnahmen zu beachten?

Eine Aufnahme spart viel Arbeit, berührt aber die Rechte aller, die sprechen. Ob und wie aufgenommen werden darf, regeln Gemeindeordnung, Hauptsatzung und Geschäftsordnung je nach Land. Bewährt hat sich:

• Regelung in der Geschäftsordnung oder Hauptsatzung, wofür die Aufnahme dient und wer Zugriff hat.
• Information zu Beginn der Sitzung, auch für Gäste und Einwohnerinnen und Einwohner in der Fragestunde.
• Zweckbindung: Die Aufnahme dient nur als Grundlage für die Niederschrift.
• Löschfrist: Die Aufnahme wird gelöscht, sobald die Niederschrift genehmigt ist, sofern nichts anderes geregelt ist (Speicherbegrenzung nach Art. 5 DSGVO).
• Nichtöffentliche Teile: gesondert behandeln oder nicht aufnehmen.

Die Gemeinde Rastede regelt etwa in ihrer Hauptsatzung, dass Ratsmitglieder zu Beginn informiert werden und verlangen können, dass ihr Redebeitrag nicht aufgenommen wird.

Was gilt für veröffentlichte Texte?

Texte für Amtsblatt, Website oder Presse, die eine KI entworfen hat, sind nach Art. 50 Abs. 4 KI-Verordnung zu kennzeichnen, wenn sie Themen von öffentlichem Interesse betreffen und kein Mensch sie redaktionell prüft. Liest und verantwortet die Verwaltung den Text, entfällt die Kennzeichnung. Kennzeichnungspflicht nach Art. 50 →

Was bringt die Anbindung des Ratsinformationssystems?

Ist das Ratsinformationssystem angebunden, kann die KI Beschlüsse und Vorlagen live finden: „Was hat der Bauausschuss 2024 zum Radweg beschlossen?“ Viele Systeme bieten dafür die Schnittstelle OParl, einen offenen Standard für Ratsinformationssysteme. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob OParl bei Ihnen eingeschaltet ist. Bis dahin lassen sich Beschlüsse und Vorlagen als Dokumente hinterlegen.

Wie geht das mit basebox?

basebox bringt die Apps „Sitzungsprotokoll“, „Beschlussvorlage entwerfen“ und „Ratsvorlage zusammenfassen“ mit, dazu eine App für Audiotranskription. Geschäftsordnung, Hauptsatzung und Vorlagenarchiv hinterlegen Sie einmal und geben sie für den Sitzungsdienst frei; jede Antwort zeigt die zitierte Textstelle. Die Konnektoren für OParl und die Ratsinformationssysteme ALLRIS, SessionNet, SD.NET und more!rubin sind angekündigt („In Kürze“). Für nichtöffentliche Sitzungen: basebox läuft in unserer Cloud in Deutschland oder auf einem Server nur für Ihre Verwaltung, die Daten trainieren kein Modell, und die Vereinbarung nach § 203 StGB gilt auch für Amtsträger. KI für Kommunen →