Informationsfreiheit und KI-Chatverläufe: Was Behörden herausgeben müssen

Sind KI-Chatverläufe amtliche Informationen?

Nach § 1 IFG hat jeder gegenüber Behörden des Bundes Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen, grundsätzlich ohne Begründung. Die Informationsfreiheits- und Transparenzgesetze der meisten Länder enthalten ähnliche Regeln für Landesbehörden und Kommunen.

Amtliche Information ist nach § 2 Nr. 1 IFG jede amtlichen Zwecken dienende Aufzeichnung, unabhängig von der Art ihrer Speicherung. Ein Chat mit einer KI, in dem eine Sachbearbeiterin einen Bescheid vorbereitet, dient amtlichen Zwecken. Die Speicherform spielt keine Rolle: Chat, Dokument oder Protokolleintrag werden gleich behandelt.

Ausgenommen sind Entwürfe und Notizen, die nicht Bestandteil eines Vorgangs werden sollen. Viele KI-Chats sind genau das: Formulierungsversuche, Zusammenfassungen zum eigenen Verständnis, verworfene Fassungen. Wo die Grenze im Einzelfall liegt, ist für KI-Chats gerichtlich noch nicht geklärt; nach unserer Recherche gibt es dazu bisher keine veröffentlichte Gerichtsentscheidung.

Gibt es schon Anträge auf KI-Chatverläufe?

Ja. Über die Plattform FragDenStaat beantragte eine Person Anfang 2026 beim Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung die Chat-Protokolle des Ministers mit KI-Chatbots, mit Eingaben und Antworten. Das Ministerium beschied den Antrag am 2. Februar 2026; die Plattform führt ihn als teilweise erfolgreich, der Bescheid ist geschwärzt. Der Fall zeigt: Behörden müssen mit solchen Anträgen rechnen und sollten wissen, wo ihre Chatverläufe liegen.

Welche Ausnahmen können greifen?

Ausnahme	Vorschrift	Typischer Fall bei KI-Chats
Schutz besonderer öffentlicher Belange	§ 3 IFG	Beratungen von Behörden, Sicherheitsbelange
Behördlicher Entscheidungsprozess	§ 4 IFG	Entwürfe und Vorbereitungen, solange die Entscheidung noch nicht gefallen ist
Personenbezogene Daten	§ 5 IFG	Chats mit Angaben zu Bürgerinnen, Patienten oder Beschäftigten
Geistiges Eigentum, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse	§ 6 IFG	Angebote, Verträge, Unterlagen von Unternehmen

Liegt eine Ausnahme nur für Teile vor, gibt die Behörde den Rest heraus, gegebenenfalls geschwärzt (§ 7 Abs. 2 IFG). Personenbezogene Daten in Chats sind deshalb oft der Hauptaufwand bei der Bearbeitung.

Was sollten Behörden regeln?

• Was in die Akte gehört: Ergebnisse, die eine Entscheidung tragen, gehören in die E-Akte, nicht nur in den Chat. Der Chat bleibt Arbeitsmittel.
• Aufbewahrung und Löschung: wie lange Chats, hochgeladene Dokumente und Protokolle aufbewahrt werden, und wer sie löscht.
• Vorgehen bei einem Antrag: wer die betroffenen Chats und Protokolle sichert, zusammenstellt und auf Ausnahmen prüft.
• Werkzeuge: Chats in frei zugänglichen KI-Diensten liegen beim Anbieter und sind für die Behörde oft schwer zu finden. Eine freigegebene Plattform macht klar, wo dienstliche Chats entstehen.
• Beteiligung: Personalrat und Datenschutzbeauftragten früh einbinden, weil Regeln zu Chats und Protokollen auch Beschäftigte betreffen.

Wie geht das mit basebox?

In basebox bleibt der Chatverlauf im Browser der jeweiligen Person, bis sie ihn löscht; basebox hat keinen Zugriff auf die Inhalte. Für einen Antrag nach dem IFG heißt das: Die Chats liegen bei Ihren Beschäftigten, nicht bei basebox. Dokumente, die in Apps hinterlegt sind, verwalten Ihre Administratoren.

Das Audit-Log hält fest, wer was wann getan hat, nur mit Kennungen und ohne Inhalte von Fragen und Antworten. Schaltet Ihre Organisation die ausführliche Protokollierung ein, werden auch die Fragen protokolliert, und alle sehen im Chat einen Hinweis darauf. Das Audit-Log wird standardmäßig 6 Monate aufbewahrt, einstellbar von 3 bis 36 Monaten. Einzelheiten stehen auf der Seite Sicherheit.

Keine Rechtsberatung: Dieser Artikel gibt einen Überblick über das Informationsfreiheitsgesetz des Bundes. Die Landesgesetze, Satzungen und die Rechtsprechung können abweichen; zu KI-Chatverläufen gibt es noch keine gefestigte Praxis. Maßgeblich sind Ihre Rechtsabteilung und Ihr Datenschutzbeauftragter. Stand der Recherche: 11. Oktober 2026.