Protokollierung von KI-Anfragen: Was Sie aufbewahren müssen und wie lange

Was sollte eine KI-Plattform protokollieren?

Protokolle haben zwei Aufgaben: Sie machen Sicherheitsvorfälle aufklärbar, und sie weisen nach, dass Rechte und Regeln eingehalten wurden. Dafür genügen meist Handlungen: Anmeldungen, Änderungen an Rechten und Konfiguration, Nutzung von Apps und Verbindungen, Zugriffe auf Dokumente. Den Wortlaut von Fragen und Antworten brauchen Sie nur, wenn ein Zweck es verlangt. Welche Ereignisse im Einzelnen hineingehören und wie man das Protokoll vor Änderungen schützt, beschreibt der Ratgeber Audit-Log einer KI-Plattform.

Bei Gesundheits- und anderen besonderen Daten verlangt § 22 Abs. 2 BDSG Maßnahmen, mit denen sich nachträglich feststellen lässt, ob und von wem Daten eingegeben, verändert oder entfernt wurden. Auch Art. 32 DSGVO setzt voraus, dass Sie Zugriffe nachvollziehen können.

Wie lange dürfen und müssen Sie Protokolle aufbewahren?

Für die meisten KI-Anwendungen gibt es keine gesetzliche Frist. Es gelten die Grundsätze der DSGVO: Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c) und Speicherbegrenzung (lit. e). Sie legen die Frist nach dem Zweck fest und halten sie im Löschkonzept und im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten fest.

Ausnahmen und Sonderfälle:

• Hochrisiko-KI: Betreiber bewahren die automatisch erzeugten Protokolle mindestens sechs Monate auf, soweit sie diese kontrollieren (Art. 26 Abs. 6 KI-Verordnung). Für Systeme nach Anhang III gilt das nach der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 ab dem 2. Dezember 2027.
• Akten und Patientenakten: Was aus einem KI-Entwurf in eine Akte übernommen wird, folgt deren Fristen, in der Patientenakte etwa zehn Jahre nach § 630f Abs. 3 BGB. Der Chat selbst ist nicht die Akte.
• Sicherungen: Gelöschte Daten verschwinden erst, wenn die Sicherungen auslaufen. Diese Frist gehört ebenfalls ins Löschkonzept.

Was gilt für den Chatverlauf der Beschäftigten?

Die Datenschutzkonferenz rät, offen zu sagen, ob und wo der Verlauf der eigenen Eingaben gespeichert wird, und Beschäftigten bei gemeinsam genutzten Systemen die Wahl zu lassen. Als datenschutzfreundliche Voreinstellung nennt sie, keine Historie über die Sitzung hinaus zu speichern, wenn kein Bedarf besteht. Wichtig ist auch, wer den Verlauf sehen kann: nur die Person selbst oder auch Administratoren.

Wann muss der Betriebs- oder Personalrat mitbestimmen?

Wenn eine technische Einrichtung geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; im Bund § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG, in den Ländern die Landesgesetze). Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts genügt die objektive Eignung, eine Absicht zur Überwachung ist nicht nötig. Ein Protokoll mit Personenbezug erfüllt das in aller Regel. Üblich ist eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung, die festlegt:

• welche Daten protokolliert werden und wie lange,
• dass Protokolle der Sicherheit dienen, nicht der Bewertung von Leistung oder Verhalten,
• wer zu welchem Anlass Einsicht nehmen darf, etwa nur nach dem Vier-Augen-Prinzip und mit Beteiligung der Interessenvertretung,
• ob Inhalte protokolliert werden dürfen und wie die Beschäftigten davon erfahren.

Mehr zum Ablauf: Muster-Dienstvereinbarung für KI.

Wie geht das mit basebox?

basebox protokolliert Handlungen, Inhalte nur, wenn Sie es einschalten. Das Audit-Log enthält nur Kennungen, keine Namen oder E-Mail-Adressen, und wird 6 Monate aufbewahrt, einstellbar von 3 bis 36 Monaten. Systemprotokolle werden nach 7 Tagen gelöscht, wenn Sie nichts anderes einstellen; Fragen, Antworten und Dokumente stehen darin nicht. Was das Audit-Log technisch erfasst und wie es ins SIEM kommt, steht im Ratgeber Audit-Log einer KI-Plattform.

Schaltet Ihr Administrator die ausführliche Protokollierung ein, werden auch die Fragen protokolliert; dann sehen alle im Chat einen Hinweis, der sich nicht abschalten lässt. Der Chatverlauf bleibt im Browser der Person, bis sie ihn löscht.

Protokolliert wird zur Sicherheit, nicht zur Leistungskontrolle. Im Dashboard sieht Ihr Administrator die Nutzung, auch je Person, aber keine Fragen oder Inhalte. Rollen kommen aus Ihrer Benutzerverwaltung, neue Profile entstehen nicht. Für die Verhandlung mit Betriebs- oder Personalrat gibt es eine Muster-Vereinbarung als unverbindlichen Entwurf (/sicherheit).

Keine Rechtsberatung: Fristen und Mitbestimmungsrechte hängen von Träger, Land und Einsatz ab; im öffentlichen Dienst gelten die Personalvertretungsgesetze von Bund und Ländern, bei kirchlichen Trägern MAVO oder MVG-EKD. Stand der Recherche: 11. Oktober 2026.