Muster-Dienstvereinbarung für KI: Vorlage, Formulierungen und Ablauf mit Personalrat, Betriebsrat oder MAV

Wer bei KI mitbestimmt und warum, steht im Ratgeber Mitbestimmung bei KI. Hier geht es um die Vorlage, die Unterlagen für die Vertretung und den Weg zur Unterschrift.

Was unterscheidet eine Dienstvereinbarung von einer Betriebsvereinbarung?

Inhaltlich wenig, rechtlich einiges. Die Dienstvereinbarung gibt es im öffentlichen Dienst und bei kirchlichen Trägern:

Punkt	Dienstvereinbarung (öffentlicher Dienst, Kirche)	Betriebsvereinbarung
Partner	Dienststelle und Personalrat oder Mitarbeitervertretung	Arbeitgeber und Betriebsrat
Grundlage	§ 63 BPersVG, Landespersonalvertretungsgesetz, MAVO, § 36 MVG-EKD	§ 77 BetrVG
Zulässig	nur in den Angelegenheiten, die das Gesetz nennt, und soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht	in allen Angelegenheiten der Mitbestimmung
Form	schriftlich oder elektronisch, in geeigneter Weise bekanntgemacht (§ 63 Abs. 2 BPersVG)	schriftlich oder elektronisch, im Betrieb auszulegen (§ 77 Abs. 2 BetrVG)
Rangfolge	eine Vereinbarung für den größeren Bereich geht vor (§ 63 Abs. 3 BPersVG)	Gesamt- oder Konzernbetriebsvereinbarung nach Zuständigkeit

Der Mitbestimmungstatbestand für KI ist überall vergleichbar: technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können (§ 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG, § 40 Buchst. k MVG-EKD, § 36 Abs. 1 MAVO). Kündigung und Nachwirkung regelt § 63 BPersVG nicht; legen Sie beides in der Vereinbarung fest und prüfen Sie Ihr Landesrecht.

Wie ist eine gute Dienstvereinbarung zur KI aufgebaut?

Als Rahmen, der lange trägt. Was sich oft ändert, gehört in Anlagen:

1. Vereinbarungstext: Grundsätze, Rechte der Beschäftigten, Verfahren. Ändert sich selten.
2. Anlage 1, freigegebene Apps: App, Zweck, Gruppen, Datenarten, Verbindungen zu Systemen, Datum der Freigabe. Wird fortgeschrieben.
3. Anlage 2, Protokolleinstellungen: was protokolliert wird, wie lange, wer zugreifen darf, ob Websuche oder ein externes Modell eingeschaltet sind.

So verhandeln Personalrat und Dienststelle über konkrete Apps statt über KI im Allgemeinen, und eine neue App braucht keine neue Vereinbarung.

Welche Regelungen gehören hinein, und wie lassen sie sich formulieren?

Die Beispiele stammen aus dem Muster von basebox und sind Vorschläge, keine geprüften Klauseln:

Regelung	Formulierungsbeispiel
Grundsatz	„Ergebnisse der KI sind Entwürfe. Die Beschäftigten prüfen sie, bevor sie verwendet werden. Für Entscheidungen bleibt der Mensch verantwortlich.“
Keine Entscheidungen über Beschäftigte	„Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Beschäftigte, insbesondere über Einstellung, Versetzung, Beurteilung oder Kündigung, werden nicht automatisiert durch die KI-Plattform getroffen.“
Rechte	„Die KI-Plattform darf nie mehr sehen als die Person, die sie nutzt. Rechte und Gruppen kommen aus der bestehenden Benutzerverwaltung.“
Neue Apps	„Neue Apps, neue Verbindungen zu Systemen und wesentliche Änderungen teilt die Dienststelle dem Personalrat vor der Freigabe in Textform mit.“ Dazu eine Frist, etwa zwei Wochen.
Kontrolle	„Die KI-Plattform und ihre Protokolle werden nicht zur Kontrolle von Leistung oder Verhalten der Beschäftigten genutzt.“ Dazu ein Verwertungsverbot.
Protokollierung	Zweck (Sicherheit, Fehlersuche, Nachweise), Inhalte, Aufbewahrungsdauer, Zugriff nur aus Anlass und im Vier-Augen-Prinzip, Unterrichtung des Personalrats.
Datenschutz	Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, kein Training mit Eingaben, Datenschutz-Folgenabschätzung auf Wunsch an den Personalrat.
Qualifizierung	Schulung vor der Nutzung und in der Arbeitszeit, auch zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung.
Überprüfung	gemeinsamer Termin nach einem Jahr, Anpassung bei Bedarf.
Inkrafttreten und Kündigung	Datum, Kündigungsfrist, Weitergeltung bis zu einer neuen Vereinbarung.

Optional ist eine Regelung zu Beschäftigung und Arbeitsorganisation, etwa der Ausschluss betriebsbedingter Kündigungen wegen der KI. Ob und wie sie aufgenommen wird, entscheiden die Parteien.

Was ist bei Kommunen, Kliniken und kirchlichen Trägern anders?

• Kommunen und Landesbehörden: Maßgeblich ist das Personalvertretungsgesetz Ihres Landes; Bezeichnungen, Fristen und das Einigungsverfahren weichen vom BPersVG ab. Bei Steuer-, Sozial- oder Meldedaten gehört in Anlage 1, welche Apps solche Daten verarbeiten dürfen.
• Öffentliche Kliniken: Für Ärztinnen, Ärzte und Pflege gilt zusätzlich die Schweigepflicht. Die Vereinbarung regelt die Beschäftigten, nicht die Patientendaten; diese gehören in Datenschutz-Folgenabschätzung und Verträge, siehe § 203 StGB und KI.
• Kirchliche Träger: Partner ist die Mitarbeitervertretung nach MAVO oder die Mitarbeitendenvertretung nach MVG-EKD. Im Datenschutz gelten KDG oder DSG-EKD statt der Landesgesetze, siehe kirchlicher Datenschutz.

In welchen Schritten kommt die Dienstvereinbarung zustande?

1. Früh informieren: Vorhaben und Unterlagen vorstellen, bevor der Vertrag steht.
2. Klein testen: zwei oder drei Apps, eine Gruppe, befristet und mit der Vertretung abgestimmt.
3. Entwurf: Dienststelle passt das Muster an, mit Liste der ersten Apps und den Protokolleinstellungen.
4. Verhandlung: Offene Punkte klären, oft Protokollierung, Zugriff und Verfahren für neue Apps.
5. Beschluss und Unterschrift: Der Personalrat beschließt in seiner Sitzung, beide Seiten unterschreiben.
6. Bekanntmachung: Die Vereinbarung wird für alle Beschäftigten zugänglich gemacht, etwa im Intranet.
7. Schulen und prüfen: Schulung vor dem Start, auch zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung, Überprüfung nach einem Jahr.

Im Betrieb mit Betriebsrat gilt derselbe Ablauf; dort heißt das Ergebnis Betriebsvereinbarung.

Welche Unterlagen bekommt die Vertretung?

• Muster-Vereinbarung: als Entwurf für die Verhandlung (Word, oben zum Herunterladen).
• Protokollierung: was protokolliert wird, wie lange und wer es sehen darf (Audit-Log und Protokoll).
• Rechte: Die KI darf nie mehr als die Person, die sie nutzt; Rollen kommen aus Ihrer Benutzerverwaltung (Identität und Rechte).
• Technische und organisatorische Maßnahmen: die TOMs von basebox als PDF.
• Datenschutz: Vorlagen für Datenschutz-Folgenabschätzung und Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, mit allen Angaben zu basebox (Vorlagen).

Die technischen Fragen der Vertretung und ihrer Sachverständigen beantworten wir.

Wie geht das mit basebox?

Das Muster von basebox ist auf die Plattform zugeschnitten und als Word-Datei zum Bearbeiten angelegt, für Betriebs- und Dienstvereinbarung. Es ist ein unverbindlicher Entwurf und keine Rechtsberatung. Was das Muster festschreibt, lässt sich in basebox einstellen: Inhalte von Fragen und Antworten protokolliert basebox nur, wenn Ihr Administrator die ausführliche Protokollierung einschaltet; dann sehen alle im Chat einen Hinweis, der sich nicht abschalten lässt. Das Audit-Log enthält nur Kennungen, keine Namen oder E-Mail-Adressen, und wird 6 Monate aufbewahrt, einstellbar von 3 bis 36 Monaten. Im Dashboard sieht Ihr Administrator die Nutzung, auch je Person, aber keine Fragen oder Inhalte. Die Vereinbarung kann festlegen, wer das Dashboard sehen darf und dass Zahlen je Person nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle dienen. Die Websuche gibt es nur, wenn Ihr Administrator sie freischaltet, eine App mit externem Modell nur, wenn Sie sie einrichten lassen. Die Unterlagen für Personalrat und Mitarbeitervertretung stehen auf /sicherheit.

Keine Rechtsberatung: Muster und Formulierungen sind unverbindliche Vorschläge nach dem Stand vom 11. Oktober 2026. Jede Vereinbarung handeln Dienststelle und Vertretung selbst aus. Lassen Sie sie vor dem Abschluss prüfen, etwa durch Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Datenschutzbeauftragten.