KI-Richtlinie für Mitarbeitende: Aufbau, Formulierungen und Muster zum Übernehmen

Dieser Ratgeber behandelt die Regeln für die Beschäftigten, also das, was in Intranet und Schulung landet. Die Vereinbarung mit der Vertretung steht im Ratgeber Muster-Dienstvereinbarung für KI, die übergeordnete Planung einer Verwaltung im Ratgeber KI-Strategie für Kommunen.

Was ist eine KI-Richtlinie, und wie unterscheidet sie sich von anderen Regelwerken?

Eine KI-Richtlinie ist eine Weisung der Leitung an die Beschäftigten: Sie sagt, welche KI-Werkzeuge im Dienst erlaubt sind, welche Daten hinein dürfen, wer Ergebnisse prüft und an wen man sich wendet. Andere Namen dafür sind KI-Nutzungsrichtlinie, KI-Policy, Dienstanweisung KI oder KI-Leitfaden. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt solche Weisungen ausdrücklich: Sie sollen dokumentiert festlegen, „ob, unter welchen Voraussetzungen und zu welchen konkreten Zwecken“ welche KI-Anwendungen eingesetzt werden dürfen, möglichst mit Beispielen für erlaubte und untersagte Einsätze (Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024, Abschnitt 2.2).

Die Richtlinie ersetzt keine der anderen Regelungen, sie ergänzt sie:

Regelwerk	Wer erlässt	Wer unterschreibt	Inhalt	Bindung
KI-Richtlinie, Dienstanweisung KI	Leitung (Geschäftsführung, Vorstand, Behördenleitung)	Leitung allein	Werkzeuge, Datenklassen, Prüfpflicht, Kennzeichnung, Meldeweg	Weisung an die Beschäftigten (Direktionsrecht, Dienstrecht)
Betriebs- oder Dienstvereinbarung KI	Leitung und Vertretung gemeinsam	beide Seiten	Einführung des Systems, Protokolle, Ausschluss der Leistungs- und Verhaltenskontrolle, Schulung, Verfahren für neue Apps	wirkt wie eine Rechtsnorm für alle Beschäftigten (§ 77 BetrVG, § 63 BPersVG)
KI-Strategie	Leitung, in Kommunen teils mit Beschluss des Rates	Leitung	Ziele, Anwendungsfelder, Beschaffung, Messung	Planungsdokument, bindet Beschäftigte nicht
Datenschutzrichtlinie, IT-Nutzungsrichtlinie	Leitung	Leitung	Umgang mit personenbezogenen Daten, Geräten, Internet und E-Mail allgemein	Weisung; gilt auch für KI, regelt sie aber nicht eigens

Die KI-Richtlinie verweist auf die übrigen Dokumente, statt sie zu wiederholen. Was dort schon steht, etwa Passwortregeln oder die private Nutzung des Internets, gehört nicht noch einmal hinein.

Braucht jede Organisation eine KI-Richtlinie?

Ein Gesetz, das ausdrücklich „eine KI-Richtlinie“ verlangt, gibt es nicht. Mehrere Pflichten lassen sich ohne schriftliche Regeln aber kaum erfüllen:

• KI-Kompetenz (Art. 4 KI-Verordnung): Wer KI-Systeme einsetzt, muss Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz der Beschäftigten fördern. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 am 27. Juli 2026 ist kein bestimmtes Niveau mehr geschuldet, die Pflicht bleibt. Die österreichische KI-Servicestelle der RTR empfiehlt, eine interne KI-Richtlinie schriftlich und leicht abrufbar vorzuhalten. Einzelheiten im Ratgeber KI-Kompetenz nach Art. 4.
• Rechenschaft im Datenschutz: Der Verantwortliche muss nachweisen können, dass er die Grundsätze einhält (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Er trifft geeignete Maßnahmen, die auch interne Datenschutzvorkehrungen umfassen (Art. 24 DSGVO), und stellt sicher, dass Beschäftigte Daten nur auf seine Anweisung verarbeiten (Art. 29 und Art. 32 Abs. 4 DSGVO). Eine KI-Richtlinie ist eine solche Anweisung.
• Berufs- und Amtsgeheimnisse: Ärztinnen, Pflegekräfte, Sozialarbeiter und Amtsträger dürfen Geheimnisse nicht unbefugt offenbaren (§ 203 StGB, § 37 BeamtStG, § 67 BBG). Ob ein KI-Werkzeug dafür freigegeben ist, müssen die Beschäftigten wissen können.
• Informationssicherheit (NIS2): Besonders wichtige und wichtige Einrichtungen brauchen Konzepte zur Sicherheit des Personals und zur Zugriffskontrolle sowie Schulungen und Sensibilisierung (§ 30 Abs. 2 Nr. 7 und 9 BSIG, in Kraft seit 6. Dezember 2025).
• Schatten-KI: Nach einer Umfrage von Bitkom vom Oktober 2025 gehen vier von zehn Unternehmen davon aus, dass Beschäftigte private KI-Zugänge für die Arbeit nutzen. Ohne Regeln entscheidet jede Person selbst, was sie in welchen Dienst kopiert. Mehr im Ratgeber Schatten-IT in Behörden.

Kurz: Eine Pflicht zur Richtlinie als Dokument gibt es nicht, wohl aber Pflichten, die eine Richtlinie in einem Schritt abdeckt. Für die Bundesverwaltung halten die KI-Leitlinien vom März 2025 fest, dass die Behördenleitung entscheidet, ob und welche KI-Systeme dienstlich genutzt werden dürfen.

Warum tun sich Organisationen mit einer KI-Richtlinie so schwer?

Weil sie eine Technik regeln, die sich schnell ändert, und weil viele Stellen mitreden. Die Bedenken der Beteiligten sind berechtigt. Die üblichen Hürden lassen sich lösen:

Hürde	Was dahintersteckt	Lösungsweg
Verbotskultur	Aus Vorsicht wird alles untersagt, was nicht ausdrücklich erlaubt ist. Beschäftigte weichen auf private Konten aus.	Positivliste statt Verbotsliste: freigegebene Werkzeuge nennen und für vertrauliche Daten eine erlaubte Alternative anbieten.
Juristendeutsch	Der Text ist korrekt, aber niemand versteht ihn ohne Rückfrage.	Kurze Sätze, Alltagsbeispiele je Regel, ein Merkblatt auf einer Seite. Die Rechtsgrundlagen stehen im Anhang.
Ungeklärte Zuständigkeit	IT, Datenschutz und Personalabteilung warten aufeinander.	Eine Stelle bekommt den Auftrag und die Feder, die übrigen werden fest beteiligt.
Schneller Werkzeugwechsel	Jede neue Funktion scheint eine neue Richtlinie zu verlangen.	Grundsätze im Haupttext, Werkzeuge in einer Anlage, die ohne neues Verfahren fortgeschrieben wird.
Angst vor Fehlern	Beschäftigte fürchten Folgen, wenn sie etwas falsch machen, und melden Fehler nicht.	Einen Meldeweg ohne Schuldzuweisung festlegen; versehentliche Eingaben melden, statt sie zu verschweigen.
Keine Alternative zu privaten Konten	Die Richtlinie verbietet, was Beschäftigte für ihre Arbeit brauchen.	Ein freigegebenes Werkzeug bereitstellen, bevor oder während die Regeln gelten. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, dass Arbeitgeber Geräte und Konten zur Verfügung stellen (Abschnitt 2.4).

Welche Regelungen gehören in eine KI-Richtlinie?

Zwölf Bausteine decken das Nötige ab. Die Formulierungen stammen aus dem Muster unten und sind Vorschläge, keine geprüften Klauseln. Platzhalter stehen in eckigen Klammern.

1. Geltungsbereich

Zweck: Festlegen, für wen und für welche Werkzeuge die Richtlinie gilt, auch für KI-Funktionen in bekannter Software.

Muster: „Diese Richtlinie gilt für alle Beschäftigten von [Organisation], einschließlich Auszubildender, Praktikantinnen und Praktikanten sowie Leiharbeitskräften, wenn sie KI-Werkzeuge für dienstliche Aufgaben nutzen. Sie gilt für eigenständige KI-Werkzeuge und für KI-Funktionen in anderer Software, etwa in Textverarbeitung, E-Mail oder Videokonferenz.“

Häufiger Fehler: KI-Funktionen in vorhandener Software vergessen. Der bayerische Leitfaden für Beschäftigte weist darauf hin, dass oft nicht erkennbar ist, ob eine Anwendung Dokumente im Hintergrund auf fremde Server lädt.

2. Freigegebene und nicht freigegebene Werkzeuge

Zweck: Klarheit, welche Werkzeuge erlaubt sind. Alles andere ist nicht freigegeben, bis es geprüft ist.

Muster: „Für dienstliche Aufgaben dürfen nur KI-Werkzeuge genutzt werden, die in Anlage 1 aufgeführt sind, und nur für die dort genannten Zwecke und Datenklassen. Neue Werkzeuge beantragen Sie bei [Stelle]. Über die Freigabe entscheidet [Leitung] nach Prüfung durch IT, Informationssicherheit und Datenschutz.“

Häufiger Fehler: eine Liste verbotener Dienste führen. Sie ist am Tag der Veröffentlichung veraltet.

3. Datenklassen als Ampel

Zweck: Beschäftigten eine schnelle Entscheidung ermöglichen, welche Informationen in welches Werkzeug dürfen.

Klasse	Beispiele	Regel
Grün: öffentlich	veröffentlichte Texte, Gesetze, Pressemitteilungen	in jedes freigegebene Werkzeug
Gelb: intern	Vorlagen, interne Abläufe, Protokolle ohne Personenbezug	nur in Werkzeuge mit Vertrag und Freigabe für interne Daten
Orange: vertraulich	personenbezogene Daten, Verträge, Angebote, Sicherheitsinformationen	nur in Werkzeuge, die dafür ausdrücklich freigegeben sind (Auftragsverarbeitung, Speicherort, Zugriffsrechte geklärt)
Rot: besonders geschützt	Gesundheits-, Sozial- und Personaldaten, Daten unter Berufs-, Steuer- oder Amtsgeheimnis	nur in Werkzeuge, die für genau diese Daten freigegeben sind; sonst gar nicht

Muster: „Bevor Sie Informationen in ein KI-Werkzeug eingeben oder hochladen, ordnen Sie sie einer Datenklasse nach Anlage 2 zu. Im Zweifel gilt die höhere Klasse. Geben Sie auch bei freigegebenen Werkzeugen nur ein, was für die Aufgabe nötig ist.“

Häufiger Fehler: Daten ohne Namen für unbedenklich halten. Aktenzeichen, Adressen oder Einzelheiten eines Falls lassen oft auf Personen schließen. Die Bundesleitlinien sehen vor, dass bei fehlender Angabe der restriktivste Fall gilt (Leitsatz A3).

4. Private Konten und Geräte

Zweck: Verhindern, dass dienstliche Daten über Konten ohne Vertrag abfließen, und Beschäftigte vor Profilen bei fremden Anbietern schützen.

Muster: „Dienstliche Informationen der Klassen Gelb bis Rot dürfen nicht in private Konten von KI-Diensten eingegeben werden. Für dienstliche Aufgaben stellt [Organisation] die Werkzeuge in Anlage 1 bereit. Ist für ein freigegebenes Werkzeug eine Registrierung nötig, erfolgt sie nach Absprache mit [IT] mit einem dienstlichen Funktionskonto.“

Häufiger Fehler: die Nutzung privater Konten verbieten, ohne ein freigegebenes Werkzeug anzubieten. Die Bundesleitlinien und der bayerische Leitfaden raten, sich bei frei zugänglichen Diensten nicht mit privaten oder personenbezogenen dienstlichen Konten zu registrieren.

5. Prüfpflicht und Verantwortung

Zweck: Klarstellen, dass KI Entwürfe liefert und der Mensch entscheidet.

Muster: „Ergebnisse von KI-Werkzeugen sind Entwürfe. Sie prüfen Inhalt, Zahlen, Namen, Daten und Rechtsangaben an einer verlässlichen Quelle, bevor Sie ein Ergebnis verwenden. Die Verantwortung für das Arbeitsergebnis bleibt bei Ihnen. Entscheidungen über Menschen trifft ein Mensch.“

Häufiger Fehler: nur „kritisch prüfen“ schreiben. Hilfreicher ist, was zu prüfen ist und woran. Die Datenschutzkonferenz verlangt zusätzlich, Ergebnisse auf Diskriminierung zu prüfen (Abschnitt 3.4). Wenn eine KI über Einstellung, Beförderung oder Kündigung entscheiden soll, ist das Hochrisiko-KI nach Anhang III Nr. 4 KI-Verordnung, siehe Hochrisiko-KI erkennen.

6. Kennzeichnung

Zweck: Pflichten nach Art. 50 KI-Verordnung erfüllen und intern einheitlich mit KI-Ergebnissen umgehen.

Muster: „Mit KI erzeugte oder veränderte Bilder, Videos und Tonaufnahmen, die wirkliche Personen, Orte oder Ereignisse zeigen könnten, kennzeichnen Sie als KI-erzeugt. Texte, die [Organisation] veröffentlicht, prüft vor der Veröffentlichung eine verantwortliche Person. Ein Chat-Angebot für Bürgerinnen, Patienten oder Kunden muss erkennbar machen, dass eine KI antwortet.“

Häufiger Fehler: jede E-Mail kennzeichnen lassen, an der KI mitgewirkt hat. Das schreibt Art. 50 nicht vor; interne Entwürfe, die ein Mensch prüft, fallen in der Regel nicht darunter. Mehr im Ratgeber Kennzeichnungspflicht nach Art. 50.

7. Urheberrecht und Quellen

Zweck: Rechte anderer wahren und wissen, was an KI-Ergebnissen geschützt ist.

Muster: „Laden Sie fremde Texte, Bilder oder Daten nur hoch, wenn [Organisation] sie für diesen Zweck nutzen darf. Prüfen Sie KI-Ergebnisse vor der Veröffentlichung darauf, ob sie fremde Werke wiedergeben. Übernehmen Sie Zitate und Quellenangaben erst, wenn Sie sie an der Quelle gefunden haben.“

Häufiger Fehler: annehmen, ein KI-Ergebnis gehöre automatisch der Organisation. Das Urheberrecht schützt nur persönliche geistige Schöpfungen (§ 2 Abs. 2 UrhG); rein maschinell erzeugte Inhalte sind in der Regel nicht geschützt. Ob das Hochladen fremder Werke in ein KI-Werkzeug als Text und Data Mining nach § 44b UrhG erlaubt ist, ist nicht geklärt. Die Regel „nur, was wir nutzen dürfen“ hält Sie auf der sicheren Seite.

8. Agenten und Aktionen, die KI selbst ausführt

Zweck: Regeln für KI, die nicht nur Texte schreibt, sondern E-Mails versendet, Termine anlegt oder Daten in Systemen ändert.

Muster: „KI-Werkzeuge dürfen Aktionen in anderen Systemen, etwa Versenden, Ändern, Löschen oder Buchen, nur ausführen, wenn eine verantwortliche Person die einzelne Aktion vorher bestätigt hat. Ein KI-Werkzeug handelt nur mit den Rechten der Person, die es nutzt. Abläufe, die selbstständig wiederkehrende Aufgaben erledigen, gibt [Stelle] vor dem Einsatz frei.“

Häufiger Fehler: Agenten in der Richtlinie nicht erwähnen, weil es sie noch nicht gibt. Viele Werkzeuge bringen solche Funktionen mit Updates. Eine Rolle spielen auch versteckte Anweisungen in Dokumenten oder Webseiten, siehe Manipulierte Anweisungen in Dokumenten.

9. Schulung

Zweck: Art. 4 KI-Verordnung erfüllen und die Regeln verständlich machen.

Muster: „Wer KI-Werkzeuge dienstlich nutzt, nimmt vorher an einer Schulung teil, die [Organisation] in der Arbeitszeit anbietet. Sie umfasst Funktionsweise und Grenzen von KI, diese Richtlinie und Beispiele aus Ihrem Arbeitsbereich. [Organisation] dokumentiert die Teilnahme und frischt die Schulung bei wesentlichen Änderungen auf.“

Häufiger Fehler: Schulung als einmalige Pflichtübung. Die Bundesleitlinien sehen ein Schulungsangebot vor, das vor der Einführung zur Verfügung steht. Bei betrieblichen Bildungsmaßnahmen bestimmt der Betriebsrat mit (§ 98 BetrVG), im Bund der Personalrat bei allgemeinen Fragen der Fortbildung (§ 80 Abs. 1 Nr. 10 BPersVG). Vorlagen im Ratgeber KI-Kompetenz nach Art. 4.

10. Ansprechpersonen und Meldeweg

Zweck: Fragen klären und Fehler früh erfahren.

Muster: „Fragen zur KI-Nutzung beantwortet [Name, Kontakt]. Haben Sie versehentlich Daten in ein Werkzeug eingegeben, das dafür nicht freigegeben ist, oder ist ein falsches KI-Ergebnis nach außen gelangt, melden Sie das unverzüglich an [Datenschutz, Informationssicherheit]. Wer einen Fehler meldet, hilft, Schaden zu begrenzen.“

Häufiger Fehler: keinen Meldeweg festlegen. Bei Datenschutzverletzungen läuft die Frist zur Meldung an die Aufsicht nach Art. 33 DSGVO grundsätzlich 72 Stunden. Der bayerische Leitfaden sieht für versehentlich eingegebene personenbezogene Daten die Information des Datenschutzbeauftragten vor.

11. Verstöße

Zweck: Ernst nehmen, ohne abzuschrecken.

Muster: „Verstöße gegen diese Richtlinie können arbeits- oder dienstrechtliche Folgen haben. [Organisation] berücksichtigt dabei die Umstände des Einzelfalls, insbesondere, ob ein Verstoß selbst gemeldet wurde. Strafrechtliche Vorschriften zum Schutz von Geheimnissen bleiben unberührt.“

Häufiger Fehler: mit Kündigung drohen. Das treibt die Nutzung in den Untergrund. Verhältnismäßigkeit und Selbstmeldung gehören in den Text.

12. Überprüfung und Änderung

Zweck: Die Richtlinie aktuell halten.

Muster: „[Stelle] prüft diese Richtlinie mindestens einmal im Jahr und bei wesentlichen Änderungen von Recht oder Werkzeugen. Die Anlagen 1 und 2 schreibt [Stelle] nach dem Verfahren in Abschnitt 3 fort. Änderungen werden im Änderungsprotokoll (Anlage 4) festgehalten und den Beschäftigten bekannt gegeben.“

Häufiger Fehler: kein Stand und keine Zuständigkeit. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt eine Routine, mit der interne Vorgaben regelmäßig überprüft werden (Abschnitt 2.8).

Wie konkret soll die Richtlinie sein?

So konkret, dass eine Person ohne KI-Vorwissen in zehn Sekunden entscheiden kann, ob sie etwas darf. Vier Mittel helfen dabei:

• Positivliste: Werkzeug, erlaubte Zwecke, höchste erlaubte Datenklasse, Ansprechperson. Eine Zeile je Werkzeug.
• Alltagsbeispiele: Je Datenklasse zwei Fälle aus Ihrem Haus, etwa „Einladung zum Sommerfest umformulieren: grün“ oder „Pflegebericht zusammenfassen: rot, nur in [freigegebenes Werkzeug]“. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt Beispiele für erlaubte und untersagte Einsätze ausdrücklich.
• Merkblatt auf einer Seite: Die zehn wichtigsten Regeln für Schulung, Aushang und Intranet. Das Muster enthält eines (Anlage 3).
• Sprache: Sie-Anrede, Aktivsätze, eine Regel je Satz. Fachbegriffe wie „Auftragsverarbeitung“ einmal erklären oder in den Anhang verschieben.

Wie lang? Für den Haupttext reichen meist drei bis sechs Seiten. Was sich oft ändert, steht in Anlagen. So ändert ein neues Werkzeug die Anlage, nicht die Richtlinie.

Wie entsteht eine KI-Richtlinie, und wann ist die Vertretung beteiligt?

In sechs Schritten, über einige Wochen. Wer beteiligt ist:

Beteiligte	Aufgabe
Leitung	gibt den Auftrag, entscheidet über Werkzeuge, erlässt die Richtlinie
IT und Informationssicherheit	prüfen Werkzeuge, Konten, Speicherorte, Rechte
Datenschutzbeauftragte	beraten zu Datenklassen, Auftragsverarbeitung und Datenschutz-Folgenabschätzung; sollen nach der Datenschutzkonferenz stets eingebunden werden (Abschnitt 1.12)
Betriebsrat, Personalrat, Mitarbeitervertretung	Unterrichtung, Mitbestimmung bei Einführung des Systems und Schulung
Fachbereiche	liefern Anwendungsfälle und Beispiele
Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragte	werden nach ihren Gesetzen beteiligt, etwa nach § 178 Abs. 2 SGB IX; die Bundesleitlinien nennen die Schwerbehindertenvertretung ausdrücklich

1. Bestand aufnehmen: Welche KI-Werkzeuge werden schon genutzt, offiziell und inoffiziell? Eine anonyme Umfrage zeigt oft mehr als ein Verbot.
2. Werkzeug bereitstellen oder auswählen: Ohne erlaubte Alternative bleibt die Richtlinie ein Verbot. Für Daten der Klassen Orange und Rot gehören Vertrag, Speicherort und gegebenenfalls eine Datenschutz-Folgenabschätzung dazu.
3. Entwurf schreiben: eine Stelle mit der Feder, das Muster als Grundlage, Beispiele aus den Fachbereichen.
4. Vertretung beteiligen: früh und mit Unterlagen, siehe unten.
5. Erlassen und bekannt machen: im Intranet mit Stand, per Merkblatt und in der Schulung. Eine Kenntnisnahme lässt sich mit der Schulungsbestätigung verbinden.
6. Schulen und überprüfen: Schulung vor der Nutzung, Überprüfung nach einem Jahr.

Wann bestimmt die Vertretung mit? Zwei Dinge sind zu trennen: die Richtlinie selbst und das System, das sie regelt.

• Die Regeln für die Arbeit: Das Arbeitsgericht Hamburg hat entschieden, dass Vorgaben zur Nutzung von KI-Diensten das Arbeitsverhalten betreffen und deshalb nicht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (Ordnung des Betriebs) mitbestimmungspflichtig sind (Beschluss vom 16.01.2024, 24 BVGa 1/24). Es handelt sich um eine Eilentscheidung der ersten Instanz. Im Personalvertretungsrecht nennt § 80 Abs. 1 Nr. 18 BPersVG die Ordnung in der Dienststelle und das Verhalten der Beschäftigten; ob eine KI-Richtlinie darunter fällt, ist gerichtlich nicht geklärt.
• Das bereitgestellte System: Im selben Verfahren fehlte die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG nur, weil die Beschäftigten den Dienst im Browser mit privaten Konten nutzten und der Arbeitgeber keine Daten erhielt. Stellt die Organisation ein eigenes KI-System bereit, ist es in aller Regel objektiv geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Dann bestimmt die Vertretung mit: nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG, dem Personalvertretungsgesetz des Landes, § 36 Abs. 1 MAVO oder § 40 Buchst. k MVG-EKD.
• Weitere Rechte: Unterrichtung bei der Planung von KI (§ 90 BetrVG), Sachverständige (§ 80 Abs. 3 BetrVG), Schulungen (§ 98 BetrVG, § 80 Abs. 1 Nr. 10 BPersVG), grundlegend neue Arbeitsmethoden (§ 80 Abs. 1 Nr. 20 BPersVG).

In der Praxis werden Richtlinie und Betriebs- oder Dienstvereinbarung zusammen abgestimmt: Die Vereinbarung regelt Protokolle und den Ausschluss der Leistungskontrolle, die Richtlinie das Verhalten im Alltag. Die Datenschutzkonferenz nennt beide Wege nebeneinander (Abschnitt 2.2). Für Beschäftigtendaten gilt: Seit dem Urteil des EuGH vom 30. März 2023 (C-34/21) trägt eine allgemeine nationale Erlaubnis wie § 26 Abs. 1 BDSG nur, wenn sie Art. 88 DSGVO genügt; eine sorgfältig formulierte Vereinbarung mit klarem Zweck gewinnt dadurch an Gewicht. Einzelheiten im Ratgeber Mitbestimmung bei KI.

Was gilt zusätzlich in Klinik, Kommune, KRITIS und bei Kassen?

Die zwölf Bausteine passen überall. Vier Bereiche brauchen zusätzliche Regeln in Datenampel und Positivliste:

• Krankenhaus und Pflege: Patientendaten sind Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) und unterliegen der Schweigepflicht (§ 203 StGB). Ein KI-Werkzeug für solche Daten braucht einen Anbieter, der als mitwirkende Person zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Dazu kommen die Landeskrankenhausgesetze, etwa Art. 27 Abs. 4 und 6 BayKrG, die eigene Voraussetzungen für die Verarbeitung im Auftrag enthalten. Siehe § 203 StGB und KI. Kirchliche Häuser prüfen KDG oder DSG-EKD, siehe kirchlicher Datenschutz.
• Kommune und Behörde: Dienstliche Informationen unterliegen der Amtsverschwiegenheit (§ 37 BeamtStG, § 67 BBG, für Tarifbeschäftigte § 3 TVöD). Ein freigegebenes Werkzeug mit Vertrag macht die Verarbeitung zu einer dienstlichen Mitteilung; ein frei zugänglicher Dienst ist ein Dritter. Steuer-, Sozial- und Meldedaten haben eigene Geheimnisse. Siehe Amtsverschwiegenheit und KI.
• KRITIS und NIS2-Einrichtungen: Die Richtlinie wird Teil des Informationssicherheitsmanagements (§ 30 BSIG); die Geschäftsleitung setzt die Maßnahmen um, überwacht sie und nimmt selbst regelmäßig an Schulungen teil (§ 38 BSIG). Sicherheitsinformationen wie Netzpläne oder Zugangsdaten gehören in die Klasse Rot. Für Verschlusssachen gelten die Regeln des Geheimschutzes; die Bundesleitlinien nennen den Geheimschutz ausdrücklich als Kriterium für die Freigabe, der bayerische Leitfaden schließt Verschlusssachen in frei zugänglichen Diensten aus. Siehe ISO 27001 und NIS2.
• Kranken- und Pflegekassen, Medizinischer Dienst: Sozialdaten unterliegen dem Sozialgeheimnis (§ 35 SGB I). Eine Verarbeitung im Auftrag ist der Aufsicht vorher anzuzeigen (§ 80 SGB X), Cloud-Dienste für Sozial- und Gesundheitsdaten brauchen ein C5-Testat oder einen gleichwertigen Nachweis (§ 393 SGB V). Der Medizinische Dienst darf Sozialdaten nur für seine Prüfungen und Stellungnahmen verarbeiten (§ 276 Abs. 2 SGB V). Siehe Steuer- und Sozialgeheimnis.

Wie hält man die KI-Richtlinie aktuell?

Mit einer festen Zuständigkeit, einem Prüfzyklus und einem Protokoll der Änderungen:

• Zuständigkeit: Eine Stelle pflegt Richtlinie und Anlagen, meist IT, Digitalisierung oder Informationssicherheit, gemeinsam mit dem Datenschutz.
• Prüfzyklus: mindestens jährlich, zusätzlich bei neuen Werkzeugen, neuen Funktionen wie Agenten, neuen Gesetzen oder Leitlinien und nach Vorfällen. Die KI-Verordnung wird laufend ergänzt, siehe EU AI Act im Überblick.
• Änderungsprotokoll: Datum, Abschnitt, Änderung, Grund, Beteiligung der Vertretung. Das ist zugleich ein Nachweis für Art. 4 KI-Verordnung und Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
• Kommunikation: Änderungen im Intranet bekannt geben, im Merkblatt nachziehen und in der nächsten Schulung aufgreifen. Ein Stand-Datum auf jeder Seite verhindert, dass alte Ausdrucke weiter gelten.

Was ist in Österreich und der Schweiz anders?

Österreich: Die KI-Verordnung gilt unmittelbar wie in Deutschland, auch Art. 4. Die Datenschutzbehörde sieht die Stelle, die ein KI-System einsetzt, in der Regel als datenschutzrechtlich Verantwortliche und empfiehlt, intern zu regeln, welche Daten mit dem System verarbeitet werden dürfen. Die KI-Servicestelle der RTR empfiehlt eine schriftliche KI-Strategie, eine leicht abrufbare interne KI-Richtlinie und ein Schulungskonzept und verweist auf Musterrichtlinien der Wirtschaftskammer. Mitbestimmung: Kontrollsysteme, die die Menschenwürde berühren, brauchen eine Betriebsvereinbarung (§ 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG), Systeme, die Daten der Beschäftigten über allgemeine Angaben hinaus verarbeiten, die Zustimmung des Betriebsrats (§ 96a ArbVG). Im öffentlichen Dienst ist die Amtsverschwiegenheit seit dem 1. September 2025 durch das Informationsfreiheitsgesetz ersetzt; geheim bleibt, was § 6 IFG schützt. Siehe Österreich: DSG und Amtsgeheimnis.

Schweiz: Ein eigenes KI-Gesetz gibt es nicht; der EDÖB hält das Datenschutzgesetz für technologieneutral und auf KI unmittelbar anwendbar, Betroffene sollen erkennen können, ob sie mit einem KI-System kommunizieren. Berufsgeheimnisträger binden Anbieter als Hilfspersonen ein (Art. 321 StGB), siehe Berufsgeheimnis Schweiz. Ein Mitbestimmungsrecht wie in Deutschland fehlt: Die Arbeitnehmervertretung hat ein Informationsrecht und besondere Mitwirkungsrechte etwa beim Arbeitnehmerschutz (Art. 9 und 10 Mitwirkungsgesetz), Systeme zur Überwachung des Verhaltens am Arbeitsplatz sind verboten (Art. 26 ArGV 3). Die KI-Verordnung betrifft Schweizer Organisationen nur, wenn sie KI in der EU anbieten oder Ergebnisse dort verwendet werden. Eine KI-Richtlinie ist auch hier der übliche Weg, Weisungen und Datenschutzvorgaben zu bündeln. Siehe Schweiz: DSG und KI.

Was ändert sich mit einer KI-Plattform an der Richtlinie?

Viele Regeln lassen sich technisch umsetzen statt nur aufschreiben. Auf einer KI-Plattform wie basebox nutzen Ihre Beschäftigten nur, was Ihr Administrator freigeschaltet hat: Apps, Verbindungen zu Systemen und KI-Modelle. Apps werden für Gruppen aus Ihrer Benutzerverwaltung oder einzelne Personen freigegeben, und die KI darf nie mehr als die Person, die sie nutzt; wer eine App teilt, teilt nie Daten. Eine App mit externem Modell gibt es nur, wenn Sie sie einrichten lassen, die Websuche ist ab Werk aus. Nutzungsrichtlinien und Systemvorgaben stellt Ihr Administrator zentral ein. Das Audit-Log hält Handlungen fest, Inhalte nur, wenn Sie es einschalten. Agenten handeln mit den Rechten der Person, schreibende Aktionen laufen erst nach Freigabe durch einen Menschen; mit dem App Builder ab November 2026 beschreiben Sie eine Aufgabe, und die Agenten machen daraus eine App, die sie erledigt. Die Richtlinie muss dann weniger verbieten und kann mehr erklären: wofür das Werkzeug gedacht ist, wie man Ergebnisse prüft und wen man fragt. Einzelheiten auf Sicherheit und zum Protokoll.

Keine Rechtsberatung: Dieser Ratgeber und das Muster geben den Stand der Recherche vom 12. Oktober 2026 wieder. Personalvertretungsgesetze der Länder, kirchliches Recht und Landeskrankenhausgesetze weichen im Einzelnen ab, die Rechtsprechung zur Mitbestimmung bei KI ist noch dünn. Lassen Sie Ihre Richtlinie von Datenschutzbeauftragten, Rechtsabteilung und Vertretung prüfen.