Steuer-, Sozial- und Meldegeheimnis bei KI

Welche besonderen Geheimnisse gelten in der Verwaltung?

Geheimnis	Vorschrift	Typische Stellen	Zusatzregel für Auftragsverarbeiter
Steuergeheimnis	§ 30 AO	Finanzamt, Steueramt der Gemeinde (Gewerbe-, Grundsteuer)	nur Personen, die zur Wahrung des Steuergeheimnisses verpflichtet sind (§ 30 Abs. 9 AO)
Sozialgeheimnis	§ 35 SGB I, §§ 67 bis 85a SGB X	Sozialamt, Jobcenter, Jugendamt, Kranken- und Rentenversicherung	Anzeige an die Aufsicht, Verarbeitung in EU, EWR oder Schweiz, private Stellen nur unter Bedingungen (§ 80 SGB X)
Meldegeheimnis	§ 7 BMG	Meldebehörde, Bürgerbüro	gilt auch für Beschäftigte von Stellen, die im Auftrag der Meldebehörde handeln

Für alle drei gilt daneben die DSGVO mit dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und die allgemeine Verschwiegenheitspflicht des öffentlichen Dienstes (siehe Amtsverschwiegenheit und KI).

Darf das Steueramt KI mit Steuerdaten nutzen?

Ja, mit einer Voraussetzung, die über den AVV hinausgeht. Nach § 30 Abs. 9 AO dürfen sich Finanzbehörden eines Auftragsverarbeiters nur bedienen, wenn die geschützten Daten ausschließlich durch Personen verarbeitet werden, die zur Wahrung des Steuergeheimnisses verpflichtet sind. Den Amtsträgern stehen dabei die für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichteten gleich (§ 30 Abs. 3 Nr. 1 AO). Der übliche Weg ist deshalb die förmliche Verpflichtung der Beschäftigten des Anbieters nach dem Verpflichtungsgesetz, die Zugang zu den Daten haben können.

Für die Gemeinde gilt das bei Gewerbe- und Grundsteuer entsprechend (§ 1 Abs. 2 AO). Wer das Steuergeheimnis verletzt, macht sich nach § 355 StGB strafbar.

Was gilt für Sozialdaten?

Jeder hat Anspruch darauf, dass Sozialleistungsträger seine Sozialdaten nicht unbefugt verarbeiten (§ 35 Abs. 1 SGB I). Die Stelle muss auch intern sicherstellen, dass nur Befugte Zugang haben. Das zweite Kapitel des SGB X regelt die Verarbeitung abschließend, soweit nicht die DSGVO unmittelbar gilt.

Für KI beim Anbieter kommt § 80 SGB X hinzu:

1. Anzeige vorher: Sie zeigen der Rechts- oder Fachaufsichtsbehörde den Auftrag rechtzeitig vor der Erteilung an, schriftlich oder elektronisch, mit Auftragsverarbeiter, technischen und organisatorischen Maßnahmen, Art der Daten, Kreis der Betroffenen, Aufgabe und geplanten Unterauftragsverhältnissen.
2. Ort: Verarbeitet werden darf nur im Inland, in der EU oder in einem gleichgestellten Staat (EWR, Schweiz; § 35 Abs. 7 SGB I); in Drittstaaten nur bei einem Angemessenheitsbeschluss (§ 80 Abs. 2 SGB X).
3. Private Anbieter: nur, wenn sonst Störungen im Betriebsablauf drohen oder die Arbeiten beim Auftragnehmer erheblich kostengünstiger erledigt werden können (§ 80 Abs. 3 SGB X). Ausgenommen sind IT-Dienstleister, an denen Bund oder Länder die absolute Mehrheit halten; sie brauchen die vorherige Genehmigung der obersten Dienstbehörde.
4. Prüfung und Wartung: Für Verträge über Prüfung oder Wartung, bei denen ein Zugriff auf Sozialdaten nicht ausgeschlossen ist, gilt die Einschränkung aus Abs. 3 nicht (§ 80 Abs. 5 SGB X).

Die Unterlagen des Anbieters, also AVV, TOMs und die Liste der Unterauftragsverarbeiter, liefern den größten Teil der Angaben für die Anzeige.

Was gilt für Meldedaten?

§ 7 BMG verbietet es Personen, die bei der Meldebehörde oder bei einer Stelle in deren Auftrag beschäftigt sind, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten. Ihr Arbeitgeber belehrt sie bei Aufnahme der Tätigkeit und verpflichtet sie schriftlich auf das Meldegeheimnis (§ 7 Abs. 2 BMG). Setzt die Meldebehörde einen KI-Anbieter ein, sollte der Vertrag deshalb regeln, dass der Anbieter seine Beschäftigten entsprechend belehrt und verpflichtet. Antworten auf Melderegisterauskünfte, die eine KI entwirft, prüft und verantwortet die zuständige Person.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

• Ort der Verarbeitung: Plattform, KI-Modell und Sicherungen in Deutschland oder der EU; keine Weitergabe an ein KI-Modell eines weiteren Anbieters, ohne dass Sie es freigeben.
• Kein Training mit Ihren Daten, vertraglich ausgeschlossen.
• Rechte: Wer eine App nutzt, darf nur die Dokumente erreichen, die er für seine Aufgabe braucht. Sozialdaten von Beschäftigten dürfen Personen mit Personalentscheidungsbefugnis nicht zugänglich sein (§ 35 Abs. 1 SGB I).
• Protokoll: nachvollziehbar, wer wann welche App genutzt hat.
• Verpflichtungen: Steuergeheimnis und Meldegeheimnis verlangen eine Verpflichtung der Beschäftigten des Anbieters, nicht nur einen AVV.

Wie geht das mit basebox?

• Verpflichtung der Beschäftigten: Auf Wunsch Ihrer Behörde verpflichtet basebox seine Beschäftigten förmlich nach dem Verpflichtungsgesetz. Damit sind sie besonders Verpflichtete, die § 30 Abs. 3 Nr. 1 AO den Amtsträgern gleichstellt; das erfüllt die Voraussetzung aus § 30 Abs. 9 AO. Dieselbe Verpflichtung deckt die Verpflichtung auf das Meldegeheimnis nach § 7 BMG ab.
• Sozialdaten: Die Anzeige an Ihre Aufsicht nach § 80 Abs. 1 SGB X und die Begründung nach Abs. 3 sind Sache Ihrer Behörde. basebox liefert die Unterlagen dafür: AVV, TOMs und die Liste der Unterauftragsverarbeiter. In der Cloud läuft das KI-Modell auf unseren Servern im Rechenzentrum München-Ost, die Daten bleiben in der EU.
• Server im eigenen Haus: Betreibt Ihre IT den Server selbst, verarbeitet basebox keine Daten in Ihrem Auftrag. Zugriff gibt es nur, wenn Sie ihn für den Support freigeben, zeitlich begrenzt und protokolliert.

Rechte kommen aus Ihrer Benutzerverwaltung, das Audit-Log hält fest, wer welche App und welchen Konnektor genutzt hat. Ihre Daten trainieren kein Modell.

Keine Rechtsberatung: Dieser Artikel gibt einen Überblick über Steuer-, Sozial- und Meldegeheimnis beim Einsatz von KI. Landesrecht, Kommunalabgabengesetze und Vorgaben Ihrer Aufsicht können weitere Pflichten begründen. Maßgeblich sind Ihr Datenschutzbeauftragter und die mit Ihrem Vertrag vereinbarten Unterlagen. Stand der Recherche: 11. Oktober 2026.