KI-Strategie für Kommunen: Leitfaden und Vorlage

Warum braucht eine Kommune eine KI-Strategie?

Nach dem Zukunftsradar Digitale Kommune 2023 des Deutschen Städte- und Gemeindebunds hielten rund zwei Drittel der befragten Kommunen KI für sinnvoll; als größte Hürden nannten sie Datenschutz, offene Rechtsfragen und Akzeptanz. Eine Strategie beantwortet genau diese Fragen, bevor Beschäftigte auf eigene Faust kostenlose KI-Dienste aus dem Internet nutzen. Der Deutsche Städtetag hat im Januar 2026 ein eigenes Positionspapier dazu beschlossen, wie Städte sich für KI aufstellen. Für die Bundesverwaltung gibt es seit März 2025 Leitlinien mit Leitplanken für den Einsatz von KI; sie eignen sich als Vorbild.

Was gehört in eine kommunale KI-Strategie?

Acht Bausteine haben sich bewährt:

1. Ziele: Wofür nutzt die Verwaltung KI? Etwa Entlastung bei Schreibarbeit, schnellere Antworten an Bürgerinnen und Bürger, Wissen aus Vorschriften und Akten auffindbar machen.
2. Regeln für den Einsatz: Welche Werkzeuge sind freigegeben, welche verboten? Welche Daten dürfen hinein? Wer prüft KI-Ergebnisse, bevor sie die Verwaltung verlassen?
3. Grenzen: Keine Entscheidungen über Menschen durch KI. Systeme, die über Sozialleistungen, Personal oder Notrufe mitentscheiden, sind nach Anhang III der KI-Verordnung Hochrisiko; deren Pflichten gelten ab dem 2. Dezember 2027.
4. Datenschutz und Sicherheit: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Ort von Plattform und KI-Modell, kein Training mit Verwaltungsdaten, Sozial-, Steuer- und Meldegeheimnis, Protokollierung.
5. Mitbestimmung: Personalrat früh beteiligen, Dienstvereinbarung vor dem Start.
6. Kompetenz: Schulung aller, die KI nutzen (Art. 4 KI-Verordnung), dazu Ansprechpersonen in den Ämtern.
7. Beschaffung: Produktneutrale Leistungsbeschreibung (§ 31 Abs. 6 VgV), Kriterien für Betrieb, Anbindung und Kosten.
8. Pilot und Messung: Mit wenigen Fällen starten, messen, nach einem Jahr fortschreiben.

Wie geht man vor?

• Monat 1: Arbeitsgruppe aus Digitalisierung, Datenschutz, Informationssicherheit, Personalrat und zwei oder drei Fachämtern. Bestandsaufnahme: Wer nutzt heute schon welche KI?
• Monat 2: Strategie entwerfen, Dienstvereinbarung verhandeln, Werkzeug auswählen.
• Monat 3: Pilot mit Fällen, die ohne Anbindung laufen, etwa Bürgeranfragen, Protokolle und Leichte Sprache. Schulung der Pilotgruppe.
• Danach: Ausweiten, Fachverfahren eines nach dem anderen anbinden, nach zwölf Monaten Bilanz ziehen.

Vorlage: KI-Strategie der Verwaltung [Name der Kommune]

Übernehmen Sie die Gliederung und füllen Sie die eckigen Klammern.

1. Zweck und Geltung. Diese Strategie gilt für alle Beschäftigten der Verwaltung [Name] und ihrer Eigenbetriebe [ja/nein]. Sie regelt den Einsatz von KI-Systemen, die Texte, Auskünfte und Zusammenfassungen erzeugen.

2. Ziele bis [Datum]. [Zwei bis vier messbare Ziele, z. B. Antwortzeit auf Bürgeranfragen, Zahl der geschulten Beschäftigten, Zahl der Ämter mit eigenen Anwendungsfällen.]

3. Freigegebene Werkzeuge. Dienstlich genutzt werden darf nur [Werkzeug], freigegeben von [Stelle]. Frei zugängliche KI-Dienste aus dem Internet sind für dienstliche Inhalte nicht zugelassen.

4. Daten. Erlaubt sind [z. B. personenbezogene Daten, Sozialdaten nach Anzeige gemäß § 80 SGB X]. Nicht erlaubt sind [z. B. Verschlusssachen].

5. Verantwortung für Ergebnisse. KI liefert Entwürfe und Hinweise. Jede Person prüft Ergebnisse vor der Weiterverwendung. Entscheidungen über Anträge, Leistungen und Personal trifft ein Mensch. Veröffentlichte KI-Texte werden nach Art. 50 KI-Verordnung gekennzeichnet, soweit nötig.

6. Beteiligung. Personalrat: Dienstvereinbarung vom [Datum]. Datenschutzbeauftragte Person: [Name]. Informationssicherheit: [Name].

7. Schulung. Alle Beschäftigten mit Zugang werden vor der ersten Nutzung geschult; Nachweis bei [Stelle].

8. Anwendungsfälle. Start mit: [drei bis fünf Fälle]. Neue Fälle meldet ein Amt bei [Stelle].

9. Überprüfung. Die Strategie wird jährlich, erstmals am [Datum], überprüft.

Keine Rechtsberatung: Die Vorlage ist ein unverbindlicher Entwurf. Gemeindeordnung, Landesdatenschutz- und Personalvertretungsrecht Ihres Landes können andere Zuständigkeiten und Pflichten vorsehen. Stand der Recherche: 11. Oktober 2026.

Wie geht das mit basebox?

Für Baustein 5 gibt es eine Muster-Dienstvereinbarung als unverbindlichen Entwurf (Betriebs- und Personalrat), für Baustein 6 Schulungsfolien und Vorlagen zur KI-Kompetenz (Ratgeber Art. 4), für Baustein 7 einen Generator für eine produktneutrale Ausschreibung (KI ausschreiben). basebox selbst läuft in unserer Cloud in Deutschland oder auf einem Server nur für Ihre Verwaltung; der AVV nach Art. 28 DSGVO ist Teil des Vertrags, Ihre Daten trainieren kein Modell. 105 Anwendungsfälle für die Verwaltung helfen bei Baustein 8: Anwendungsfälle.