Change Management bei der KI-Einführung: Rollen, Phasen und Erfolgsmessung

Wie Sie Beschäftigten ihre Sorgen nehmen, steht im Ratgeber Akzeptanz für KI. Hier geht es um die Organisation der Veränderung.

Was ist bei KI anders als bei anderen IT-Einführungen?

• Viele Aufgaben statt eines Prozesses: Ein neues Fachverfahren ändert einen Ablauf. KI ändert Dutzende kleine Aufgaben in allen Bereichen, vom Arztbrief bis zur Bürgeranfrage.
• Ergebnisse sind Entwürfe: Die Qualität hängt von der Aufgabe ab, und der Mensch prüft immer. Das verlangt neue Gewohnheiten.
• Nutzung lässt sich schwer anordnen: Ob jemand KI sinnvoll einsetzt, entscheidet sich am Arbeitsplatz, nicht in der Projektplanung.
• Regeln zu Daten sind zentral: Welche Daten in welche App dürfen, muss jede Person wissen.
• Die Technik entwickelt sich weiter: Neue Modelle und Funktionen kommen laufend. Die Einführung endet nicht mit dem Start.

Welche Rollen braucht das Projekt?

Rolle	Aufgabe
Leitung (Geschäftsführung, Verwaltungsleitung, Vorstand)	Auftrag und Ziele, Zeit und Budget, sichtbare Unterstützung
Koordination	Plan, Termine, Rückmeldungen sammeln, Entscheidungen vorbereiten
IT und Administration	Anmeldung, Rechte und Gruppen, Freigaben, Anbindung von Systemen
Datenschutz und Informationssicherheit	Datenschutz-Folgenabschätzung, Regeln zu Daten, Prüfung neuer Apps
Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung	Mitbestimmung, Vereinbarung, Stimme der Beschäftigten
Ansprechpersonen in den Abteilungen	Fragen im Team beantworten, Bedarf melden, Apps vorschlagen
Personen, die Apps bauen	wiederkehrende Aufgaben als App, getestet und für Gruppen freigegeben

In kleinen Häusern übernimmt eine Person mehrere Rollen. Wichtig ist, dass jede Aufgabe einen Namen hat.

In welchen Phasen läuft die Einführung?

1. Vorbereiten: Ziele und erste Aufgaben festlegen, Regeln zu Daten schreiben, Vertretung früh unterrichten (§ 90 BetrVG), Datenschutz-Folgenabschätzung beginnen, Anbieter auswählen.
2. Befristet testen: Zwei oder drei Apps, eine kleine Gruppe aus verschiedenen Bereichen, eine Vereinbarung für die Testphase. Rückmeldungen wöchentlich sammeln.
3. Schrittweise ausrollen: Bereich für Bereich, jeweils mit Schulung kurz vor der Freischaltung und Ansprechperson im Team. Apps aus dem Pilot übernehmen, neue ergänzen.
4. Verstetigen: Ein festes Verfahren für neue Apps, eine regelmäßige Sprechstunde, Einarbeitung neuer Beschäftigter, Überprüfung der Vereinbarung nach einem Jahr.

Zwischen den Phasen entscheidet die Leitung anhand der Rückmeldungen, ob es weitergeht und was sich ändern muss.

Wie messen Sie den Erfolg, ohne Personen zu kontrollieren?

Messen Sie Aufgaben und Teams, nicht Einzelne:

• Aufgaben: Für welche Aufgaben gibt es eine App, und wie viel Zeit spart sie nach Einschätzung der Teams?
• Rückmeldungen: Kurze, anonyme Umfragen nach dem Pilot und nach einigen Monaten: Hilft es, was fehlt, was stört?
• Vorschläge: Wie viele neue Apps schlagen die Abteilungen selbst vor?
• Qualität: Melden die Ansprechpersonen, dass Ergebnisse geprüft werden? Gibt es Fehler, die auf falsche Nutzung zurückgehen?

Nutzungsstatistiken je Person sind kein geeigneter Maßstab. Sie zu erheben ist eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle und braucht eine Regelung mit der Vertretung, siehe KI und Leistungs- oder Verhaltenskontrolle.

Woran scheitern KI-Einführungen?

• Kein Auftrag: Das Projekt läuft nebenher, niemand hat Zeit.
• Zu groß gestartet: Alles für alle auf einmal, ohne Pilot und ohne Rückmeldung.
• Zu klein gedacht: Ein Pilot ohne Plan, wie es danach weitergeht.
• Vertretung zu spät: Die Verhandlung beginnt erst, wenn der Vertrag unterschrieben ist.
• Keine Regeln zu Daten: Beschäftigte sind unsicher und nutzen die KI gar nicht oder weichen auf private Dienste aus.
• Einführung endet mit dem Start: Keine Sprechstunde, keine neuen Apps, keine Einarbeitung neuer Beschäftigter.

Wie geht das mit basebox?

• Schneller technischer Start: In der Cloud registrieren Sie sich in zwei Minuten und arbeiten sofort. Der Server von basebox ist nach heutigem Stand drei Wochen nach Bestellung bei Ihnen und wird an einem Tag eingebaut.
• Klein beginnen: Ihr Administrator schaltet Apps, Verbindungen zu Systemen und KI-Modelle für Gruppen aus Ihrer Benutzerverwaltung frei. Fertige Apps lassen sich aus dem App Store übernehmen.
• Ab November 2026: Mit dem Workflow Builder beschreiben Sie eine Aufgabe, und basebox baut daraus einen Ablauf, nur mit den Rechten der Person, die ihn startet.
• Begleitung: Schulungen an Ihren Anwendungsfällen oder eine Begleitung über sechs Monate mit Sprechstunde; Zeitplan, Leistungen und Preise stehen im Ratgeber Onboarding und Betreuung.
• Partner: Für Implementierung, Beratung und Betrieb evoila und Systhemis, für Beratung zur Einführung, Strategie und Schulungen Consileon (Partner).
• Für die Vertretung: Muster-Vereinbarung als unverbindlicher Entwurf und Unterlagen zu Protokollierung und Rechten (/sicherheit).