Onboarding und Betreuung bei der KI-Einführung: Was Sie vom Anbieter erwarten können

Was gehört zu einem guten Onboarding?

Onboarding heißt hier: von der Unterschrift bis zu dem Tag, an dem die ersten Beschäftigten selbstverständlich mit der KI arbeiten. Dazu gehören fünf Schritte:

1. Abstimmung: Mit Ihrer IT oder Ihrem IT-Dienstleister klären, wie sich Personen anmelden, welches Netz genutzt wird und welche Systeme später angebunden werden.
2. Einrichtung: Anmeldung, Gruppen und Rechte, erste Apps für die ersten Aufgaben, Protokolleinstellungen nach Ihrer Vereinbarung mit der Vertretung.
3. Schulung: kurz vor der Freischaltung, an Aufgaben aus Ihrem Haus.
4. Erster Arbeitstag: Jemand ist ansprechbar, wenn die ersten Fragen kommen.
5. Nachfassen: Nach einigen Wochen klären, was fehlt, welche Apps dazukommen sollen und wo die Schulung nachbessern muss.

Was können Sie vorbereiten?

Damit der Anbieter einrichten kann, braucht er von Ihnen vor allem eine Person, die Gruppen und Freigaben verwaltet, die ersten Gruppen und Aufgaben und Ihre Regeln zu Daten und Protokoll. Wer im Haus welche Rolle übernimmt und in welchen Phasen die Einführung läuft, beschreibt der Ratgeber Change Management bei der KI-Einführung; die Vereinbarung mit der Vertretung der Ratgeber Muster-Dienstvereinbarung für KI.

Welche Betreuung brauchen Sie nach dem Start?

• Support: Wer ist wann erreichbar, wie schnell kommt eine erste Rückmeldung, wie werden Störungen priorisiert?
• Updates: Sind sie in der Lizenz enthalten, wer spielt sie ein, wie erfahren Sie, was sich ändert?
• Sprechstunde: Ein fester Termin für Fragen aus der Praxis und neue Ideen.
• Neue Apps: Wer baut sie, wer prüft sie, wie werden sie freigegeben?
• Anbindungen: Wie kommen später Fachsysteme dazu, und was kostet das?
• Weitere Schulungen: für neue Beschäftigte, neue Apps und zur Auffrischung.

Was sollten Sie im Vertrag klären?

Punkt	Frage an den Anbieter
Support-Zeiten	An welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten, in welcher Sprache?
Erste Rückmeldung	Innerhalb welcher Frist, nach welchem Schweregrad?
Verfügbarkeit	Gibt es eine zugesagte Verfügbarkeit, und was kostet sie?
Updates	Enthalten? Wer spielt sie ein, wie werden Sie informiert?
Schulungen	Wie viele sind enthalten, was kostet jede weitere?
Ansprechpartner	Wer ist Ihr fester Kontakt, wie läuft eine Eskalation?
Sicherheitsvorfälle	Wie schnell und über welchen Weg informiert der Anbieter Sie?
Vertragsende	Wie kommen Sie an Ihre Daten, wann wird gelöscht?

Wie geht das mit basebox?

Zeitplan:

Weg	Ablauf
Cloud	Tag 1 Einrichtung, sofort; Schulung in den ersten Tagen; Nutzung ab Woche 1
Hardware Ihrer Wahl	Tag 1 Abstimmung mit Ihrer IT (Netz, Zugänge, Anmeldung); Woche 1 Installation, ca. 1 Tag; Woche 2 Schulung, 4 Stunden; Nutzung ab Woche 2
Server von basebox	Bau und Auslieferung 3 Wochen ab Bestellung, die Abstimmung mit Ihrer IT läuft parallel; danach Aufstellen und Einrichten, ca. 1 Tag; Schulung, 4 Stunden; Nutzung ab Woche 4

Anbindungen an Ihre Fachsysteme folgen danach, einzeln abgestimmt. Den Server liefert unser Hardware-Partner FAST LTA, eingebaut in Ihr Rechenzentrum und mit Einweisung in den Server; basebox richtet die Plattform ein.

Einrichtung und Schulung:

• Inbetriebnahme in Ihrer IT (24.900 € einmalig, optional): Installation, Anmeldung über Ihre Benutzerverwaltung, E-Mail und Netzwerk, Begleitung am ersten Arbeitstag und zwei Schulungen. Ohne Inbetriebnahme durch uns läuft basebox trotzdem.
• Schulungen: vier Stunden, beliebig viele Teilnehmende, an Ihren Anwendungsfällen; virtuell 900 €, vor Ort 1.400 € plus Reisekosten. Gebuchte Schulungen decken die KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung mit ab.
• Begleitung über sechs Monate (10.800 €): zwölf Schulungen und eine monatliche Sprechstunde.

Betreuung im Betrieb:

• Support: werktags von 9 bis 17 Uhr, ohne Feiertage am Sitz von basebox, auf Deutsch und Englisch. Erste Rückmeldung innerhalb eines Werktags, nach Schweregrad priorisiert (kritisch, hoch, normal, niedrig). Eine feste Verfügbarkeit sagen wir nicht zu.
• Updates: in der Lizenz enthalten, angekündigt per E-Mail und mit Release Notes zu jeder Version. In der Cloud spielt basebox sie ein. Auf dem Server installiert sich nichts automatisch; ohne Betriebsauftrag spielt Ihre IT sie ein, auf Wunsch betreibt basebox den Server für Sie.
• Neue Apps: Fertige Apps lassen sich aus dem App Store übernehmen, eigene Apps bauen Ihre Beschäftigten ohne Programmieren. Ab November 2026 baut der Workflow Builder aus einer Beschreibung einen Ablauf.
• Neue Anbindungen: Fehlt ein System, bauen wir den Konnektor. Die Konzeption ist kostenlos, danach bekommen Sie einen Festpreis zwischen 1.900 € und 13.800 €; meist ist der Konnektor in höchstens fünf Werktagen fertig. Alle Preise sind Listenpreise, netto.