KI einführen ohne eigene IT-Abteilung: Was Sie selbst tun und was andere übernehmen

Geht KI überhaupt ohne eigene IT-Abteilung?

Ja, wenn der technische Betrieb nicht bei Ihnen liegt. Viele Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen und kleine Gemeinden haben keine eigene IT, sondern einen externen Dienstleister oder ein kommunales Rechenzentrum. Für sie passt eine KI-Plattform aus einer Cloud, bei der der Anbieter Server, Updates und Sicherung übernimmt. Einen Server im eigenen Haus zu betreiben, lohnt sich meist erst bei größeren Häusern und braucht jemanden, der ihn betreut.

Was bleibt im Haus, was übernehmen andere?

Aufgabe	Wer übernimmt sie
Server, Updates, Sicherung, Überwachung	Anbieter der Cloud
Konten, Gruppen, Freigabe von Apps	eine Person im Haus als Administrator
Regeln: welche Daten in welche App dürfen	Leitung mit Datenschutzbeauftragter oder Datenschutzbeauftragtem
Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Datenschutz-Folgenabschätzung	Ihr Haus als Verantwortlicher, mit Unterlagen des Anbieters
Schulung der Beschäftigten	Anbieter, Partner oder eine Person im Haus
Anmeldung über eine vorhandene Benutzerverwaltung	Ihr IT-Dienstleister mit dem Anbieter, falls gewünscht
Anbindung von Fachsystemen	Anbieter mit dem Hersteller des Fachsystems
Mitbestimmung	Leitung mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung, wo vorhanden

Verantwortung lässt sich nicht auslagern: Für den Datenschutz bleibt Ihr Haus Verantwortlicher, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

1. Betrieb durch den Anbieter: Updates und Sicherung sind enthalten, Sie müssen nichts installieren.
2. Standort und Vertrag: Rechenzentrum in der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, bei Berufsgeheimnisträgern eine Verpflichtung nach § 203 StGB.
3. Fertige Apps: Aufgaben wie Briefe entwerfen oder Protokolle zusammenfassen sollten ohne eigene Einrichtung funktionieren.
4. Verwaltung ohne Fachwissen: Personen einladen und Rechte vergeben.
5. Unterlagen: Vorlagen für Datenschutz-Folgenabschätzung und Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen.
6. Support in Ihrer Sprache: Erreichbarkeit, erste Rückmeldung, Ansprechpartner.
7. Klein starten: Mindestgröße und Laufzeit passend zu Ihrem Haus.

Eine ausführliche Liste steht in der Checkliste zur Bewertung von KI-Anbietern.

Welche Rolle spielt Ihr IT-Dienstleister?

Er muss nicht beteiligt sein, kann aber helfen: bei der Anmeldung über eine vorhandene Benutzerverwaltung, bei Freigaben in der Firewall oder bei der Anbindung von Systemen, die er betreut. Sprechen Sie ihn früh an, damit er weiß, was kommt. Manche IT-Dienstleister und kommunale Rechenzentren bieten KI-Plattformen auch selbst für mehrere Kunden an.

In welchen Schritten gehen Sie vor?

1. Ausprobieren: mit Beispieldaten, ohne echte Patienten- oder Bürgerdaten.
2. Entscheiden: Aufgaben, Personen, Budget, Laufzeit.
3. Verträge und Datenschutz: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Datenschutz-Folgenabschätzung, Regeln zu Daten.
4. Einrichten: Administrator benennen, Personen einladen, Apps freigeben.
5. Schulen: vor dem Start, an eigenen Aufgaben.
6. Nachfassen: nach einigen Wochen klären, was fehlt.

Wie geht das mit basebox?

• Cloud ab 5 Personen: Registrierung in zwei Minuten mit Ihrer dienstlichen E-Mail, Team einladen mit Gruppen und Rechten, Lizenz pro Person per Rechnung, ab 490 € pro Person und Jahr (Listenpreis netto). Die Mindestlaufzeit beträgt ein Jahr.
• Betrieb durch basebox: Betrieb, Updates und Sicherung übernehmen wir im Rechenzentrum in Deutschland. Jede Organisation hat eine eigene Umgebung mit eigener Benutzerverwaltung. Ihre Daten trainieren kein Modell.
• Ausprobieren: Nach der Registrierung arbeiten Sie mit 1 Mio. Tokens kostenlos und ohne zeitliche Begrenzung. Die Startumgebung nutzt KI-Modelle von Google Vertex in Frankfurt; verwenden Sie dort nur Beispieldaten (Startumgebung).
• Fertige Apps: Ihre Beschäftigten wählen die Aufgabe und bekommen das Ergebnis, ohne KI-Kenntnisse.
• Unterlagen: AVV, Vereinbarung nach § 203 StGB, Vorlagen für Datenschutz-Folgenabschätzung und Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf /sicherheit.
• Hilfe bei der Einrichtung: Die Inbetriebnahme in Ihrer IT (24.900 € einmalig, optional) umfasst Installation, Anmeldung über Ihre Benutzerverwaltung, E-Mail und Netzwerk, Begleitung am ersten Arbeitstag und zwei Schulungen. Ohne Inbetriebnahme durch uns läuft basebox trotzdem. Einzelne Schulungen kosten virtuell 900 €, vor Ort 1.400 € plus Reisekosten.
• Partner: evoila und Systhemis für Implementierung, Beratung und Betrieb, Consileon für Beratung zur Einführung und Schulungen (Partner). IT-Dienstleister können basebox auch für mehrere Kunden betreiben, jeder Kunde in einer eigenen, getrennten Umgebung.
• Später ein Server: Wächst Ihr Haus, ist ein Wechsel zwischen Cloud und Server jederzeit möglich, pauschal 4.200 €. Den Server kann auf Wunsch basebox betreiben, aus der Ferne für 1.200 € im Monat oder in unserem Rechenzentrum für 2.100 € im Monat.