Was muss die IT tun, wenn wir eine KI-Plattform einführen?

Was tut die IT bei jeder KI-Plattform?

Egal ob Cloud oder Server, diese Aufgaben liegen in der Regel bei der IT oder werden von ihr angestoßen:

• Anmeldung: die Plattform an die Benutzerverwaltung anbinden, etwa Active Directory oder Microsoft Entra ID über LDAP, OIDC oder SAML. Dann gelten Konten, Gruppen und Austritte automatisch auch für die KI.
• Rechte: festlegen, welche Gruppen welche Anwendungen und Datenquellen nutzen dürfen. Gute Plattformen übernehmen die Gruppen aus der Benutzerverwaltung.
• Netz: den Zugang freigeben, bei der Cloud die Adresse der Plattform in Firewall und Proxy, beim Server die Verbindungen im eigenen Netz.
• Anbindung von Systemen: mit dem Anbieter klären, welche Systeme angebunden werden, etwa Dokumentenablage, Wiki oder KIS. Den Zugang stellt der Hersteller oder das Haus bereit.
• Unterlagen: mit dem Datenschutz Datenschutz-Folgenabschätzung, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Auftragsverarbeitungsvertrag vorbereiten, mit der Personalvertretung eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung.
• Ansprechperson: eine Person benennen, die Konten und Anwendungen verwaltet. Programmierkenntnisse braucht sie meist nicht.

Was kommt beim Server im eigenen Haus dazu?

• Stellplatz, Strom und Netz: ein Platz im Serverraum oder Rechenzentrum mit Kühlung. Ein Server mit drei Grafikprozessoren braucht unter Volllast rund 2,5 kW.
• Betrieb: Wer den Server selbst betreibt, spielt Updates von Betriebssystem und Plattform ein, überwacht Speicher und Dienste und sichert die Daten. Die Sicherung gehört in ein Datensicherungskonzept, mit einer Kopie an einem anderen Ort und geübter Wiederherstellung.
• Hardware: Defekte Teile tauscht der Lieferant im Rahmen eines Servicevertrags.

Was kann die IT abgeben?

• Einrichtung: Viele Anbieter richten die Plattform in der IT des Hauses ein, binden die Anmeldung an und schulen die ersten Personen.
• Betrieb: Den laufenden Betrieb eines Servers können Anbieter oder Partner übernehmen, aus der Ferne oder in einem Rechenzentrum.
• IT-Dienstleister: Kommunen und kleinere Häuser lassen Anmeldung, Netz und Betrieb oft vom vorhandenen IT-Dienstleister erledigen. Mehr dazu im Ratgeber KI einführen ohne eigene IT-Abteilung.

Welche Fragen klären Sie vorher mit dem Anbieter?

1. Welche Benutzerverwaltung lässt sich anbinden, und kommen die Gruppen von dort?
2. Wer spielt Updates ein, wer sichert, und wohin wird gesichert?
3. Wie kommt die Plattform an unsere Fachsysteme, und wer baut die Anbindung?
4. Was übernimmt der Anbieter bei der Einrichtung, und was kostet sie?
5. Welche Unterlagen liefert der Anbieter für Datenschutz und Personalvertretung?

Wie geht das mit basebox?

• Cloud: Ihre IT bindet die Anmeldung an Ihre Benutzerverwaltung an (LDAP, OIDC oder SAML, etwa Active Directory oder Microsoft Entra ID). Betrieb, Updates und Sicherung übernehmen wir im Rechenzentrum in Deutschland. Jede Organisation hat eine eigene Umgebung mit eigener Benutzerverwaltung.
• Server: Sie stellen Stellplatz, Strom und Netz. Unser Hardware-Partner FAST LTA liefert in drei Wochen und baut an einem Tag ein; der Servicevertrag mit FAST LTA tauscht defekte Teile, auch Grafikprozessoren. Strom kostet bei üblicher Nutzung rund 1.500 bis 2.500 € im Jahr.
• Inbetriebnahme in Ihrer IT (optional, 24.900 € einmalig): Installation, Anmeldung über Ihre Benutzerverwaltung, E-Mail und Netzwerk, Begleitung am ersten Arbeitstag und zwei Schulungen.
• Betrieb durch basebox (optional): aus der Ferne für 1.200 € im Monat oder in einem Rechenzentrum für 2.100 € im Monat, mit Stellplatz, Strom und Netz.
• Fachsysteme: Konnektoren aus der Bibliothek sind in der Lizenz. Systeme wie das KIS binden wir an, sobald der Hersteller den Zugang bereitstellt.
• Unterlagen: AVV, Vereinbarung nach § 203 StGB, Vorlagen für Datenschutz-Folgenabschätzung und Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Muster-Betriebsvereinbarung auf /sicherheit.