KI-Schulung organisieren: Wer was lernt, in welchem Format und wann

Was Art. 4 KI-Verordnung verlangt und was Sie dokumentieren sollten, steht mit Folien und Vorlagen im Ratgeber KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie die Schulungen im Haus organisieren.

Wer braucht welche Schulung?

Nicht alle brauchen dasselbe. Eine Aufteilung nach Rollen spart Zeit und trifft die Fragen der Teilnehmenden:

Rolle	Inhalt	Zeitpunkt
Alle, die KI nutzen	Was KI kann und nicht kann, Ergebnisse an der Quelle prüfen, welche Daten erlaubt sind, die Regeln des Hauses, Übungen mit den freigegebenen Apps	vor der Freischaltung
Personen, die Apps für andere bauen	gute Anweisungen, Dokumente auswählen, Apps testen, für Gruppen freigeben	vor dem ersten Bau
Administratoren	Rechte und Gruppen, Freigaben, Protokolleinstellungen, Updates	bei der Einrichtung
Führungskräfte	Ziele, Regeln, was KI nicht ersetzt, wie sie ihr Team begleiten	vor dem Start im Team
Bereiche mit sensiblen Daten, etwa Gesundheits-, Sozial- oder Personaldaten	Schweigepflicht, Datenschutz, Grenzen der Verwendung	vor der Freigabe der Apps
Neue Beschäftigte	Grundschulung, angepasst an ihre Aufgaben	bei der Einarbeitung

In welcher Reihenfolge gehen Sie vor?

1. Zuständigkeit klären: Eine Person koordiniert, Personalentwicklung oder Fortbildung organisiert Termine und Nachweise.
2. Bedarf erheben: Welche Gruppen bekommen Zugang, welche Apps, welche Daten.
3. Regeln festlegen: Erlaubte Systeme, erlaubte Daten, Ansprechperson und Meldeweg bei Fehlern. Die Regeln sind Teil jeder Schulung.
4. Ansprechpersonen benennen: Je Abteilung eine Person, die tiefer geschult ist und Kolleginnen und Kollegen bei Fragen hilft.
5. Termine legen: Grundschulung kurz vor der Freischaltung, nicht Wochen vorher. Was man nicht gleich anwendet, vergisst man.
6. Nachfassen: Nach einigen Wochen eine kurze Runde mit Fragen aus der Praxis.
7. Auffrischen und einarbeiten: Einmal im Jahr, bei neuen Apps oder Regeln und für jede neue Person.
8. Dokumentieren: Datum, Inhalte, Teilnehmende, nächste Auffrischung.

Welche Formate funktionieren?

• Übung an eigenen Aufgaben: Wer in der Schulung einen echten Brief, ein Protokoll oder eine Anfrage aus seinem Alltag bearbeitet, nimmt mehr mit als aus jeder Folie.
• Virtuell: Spart Wege, gut für verteilte Standorte und kurze Auffrischungen.
• Vor Ort: Gut für den Start und für Gruppen, die mit Technik wenig Erfahrung haben.
• Kurze Lerneinheiten: Ein Thema in 15 Minuten, etwa vor Dienstbeginn oder in der Teambesprechung.
• Sprechstunde: Ein fester Termin, zu dem Fragen kommen dürfen. Senkt die Hürde, nachzufragen.
• Ansprechpersonen in den Abteilungen: Sie geben weiter, was im Team gebraucht wird, und melden, wo die Schulung nachbessern muss.

Gruppen nach Berufen zu mischen ist möglich, getrennte Gruppen treffen die Fragen aber genauer: Die Pflege fragt anders als die Verwaltung.

Muss die Vertretung der Beschäftigten beteiligt werden?

Häufig ja. Der Betriebsrat bestimmt bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen mit (§ 98 BetrVG). Ändern sich Aufgaben so, dass das bisherige Können nicht mehr reicht, bestimmt er auch bei der Einführung der Qualifizierung mit (§ 97 Abs. 2 BetrVG). Im Personalvertretungsrecht des Bundes gilt die Mitbestimmung bei allgemeinen Fragen der Fortbildung (§ 80 Abs. 1 Nr. 10 BPersVG), die Länder und das kirchliche Recht haben vergleichbare Regeln. Am einfachsten regeln Sie die Schulung gleich in der Vereinbarung zur KI mit, siehe Mitbestimmung bei KI.

Woran erkennen Sie, ob die Schulung wirkt?

• Fragen in Sprechstunde und Support werden konkreter: weniger „Wie geht das?“, mehr „Geht das auch für …?“.
• Ansprechpersonen melden, dass Kolleginnen und Kollegen Ergebnisse prüfen, bevor sie sie verwenden.
• Abteilungen schlagen selbst neue Apps vor.
• Es gibt wenige Meldungen zu falsch eingegebenen Daten, und die Meldungen kommen über den vereinbarten Weg.

Nutzungszahlen einzelner Personen sind dafür kein Maßstab. Sie zu erheben wäre eine Leistungskontrolle, siehe KI und Leistungs- oder Verhaltenskontrolle.

Wie geht das mit basebox?

basebox schult Ihre Beschäftigten an den Anwendungsfällen Ihres Hauses, virtuell oder vor Ort: vier Stunden, beliebig viele Teilnehmende. Eine Schulung kostet virtuell 900 €, vor Ort 1.400 € plus Reisekosten. Die Begleitung über sechs Monate umfasst zwölf Schulungen und eine monatliche Sprechstunde und kostet 10.800 €. Mit der Inbetriebnahme in Ihrer IT sind zwei Schulungen enthalten. Gebuchte Schulungen decken die KI-Kompetenz nach Art. 4 mit ab. Alle Preise sind Listenpreise, netto. Schulungen bieten auch Partner von basebox an, etwa Consileon (Partner).

Für fertige Apps braucht es wenig Vorwissen: Ihre Beschäftigten wählen die Aufgabe und bekommen das Ergebnis. Die Schulung kann sich deshalb auf Prüfen, Daten und Regeln konzentrieren.

Keine Rechtsberatung: Hinweise zu Mitbestimmung und KI-Verordnung geben den Stand vom 11. Oktober 2026 wieder. Lassen Sie Vereinbarungen für Ihr Haus prüfen.