KI im Krankenhaus-Personalwesen: Was sie darf und wo Hochrisiko beginnt

Wofür nutzt die Personalabteilung einer Klinik KI?

Personalabteilungen in Krankenhäusern schreiben viel: Stellenanzeigen für Pflege, ärztlichen Dienst und Technik, Antworten auf Fragen zu Urlaub, Eingruppierung und Dienstvereinbarungen, Zeugnisse, Einarbeitungspläne. Die Liste von basebox nennt im Bereich Personal elf Anwendungsfälle. Diese passen zu einer allgemeinen KI-Plattform:

Anwendungsfall	Ab wann
Stellenausschreibung aus dem Anforderungsprofil	ab dem ersten Tag startklar
Antwortentwürfe auf Anfragen der Beschäftigten	ab dem ersten Tag startklar
Schulungsunterlagen und Handouts erstellen	ab dem ersten Tag startklar
Arbeitszeugnis formulieren nach Bewertung der Führungskraft	ab dem ersten Tag startklar
Einladung und Tagesordnung für Personalversammlung entwerfen	ab dem ersten Tag startklar
Gespräche im betrieblichen Eingliederungsmanagement aus der Aktenlage vorbereiten	ab dem ersten Tag startklar
Suche in Dienstvereinbarungen und Arbeitsrecht	nach kurzer Einrichtung
Tarifauskunft zu TVöD-K und TV-Ärzte/VKA	nach kurzer Einrichtung
Einarbeitungsauskunft für neue Beschäftigte	nach kurzer Einrichtung
Onboarding-Plan aus dem Stellenprofil	nach kurzer Einrichtung
Monitor für Pflichtschulungen mit Fristen	nach Anbindung des HR-Systems

„Nach kurzer Einrichtung“ heißt: Tarifverträge, Dienstvereinbarungen und Einarbeitungsunterlagen des Hauses werden einmal hinterlegt. Die KI antwortet dann mit Fundstelle.

Wo beginnt Hochrisiko-KI im Personalwesen?

Die KI-Verordnung stuft KI im Bereich Beschäftigung als Hochrisiko ein, wenn sie für bestimmte Zwecke eingesetzt wird (Anhang III Nr. 4):

• Stellenanzeigen gezielt schalten, Bewerbungen sichten und filtern, Bewerberinnen und Bewerber bewerten;
• Entscheidungen über Beförderung oder Kündigung treffen oder beeinflussen, Aufgaben nach Verhalten oder persönlichen Merkmalen zuweisen;
• Leistung und Verhalten der Beschäftigten überwachen und bewerten.

Die Pflichten für diese Zwecke gelten nach der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 ab dem 2. Dezember 2027. Maßgeblich ist der Zweck, nicht die Technik: Eine KI, die eine Stellenanzeige entwirft, ist kein Hochrisiko-System; dieselbe KI, die Bewerbungen in eine Rangfolge bringt, kann es sein. Hochrisiko-KI erkennen →

Für Zeugnisse heißt das: Die Bewertung trifft immer ein Mensch, die Führungskraft; die KI formuliert sie aus. Lassen Sie die KI keine Leistung aus Daten ableiten. Unabhängig von der KI-Verordnung verbietet Art. 22 DSGVO Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung, die allein automatisiert getroffen werden.

Was gilt für Mitbestimmung und Beschäftigtendaten?

• Betriebsrat: Technische Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Über die Planung von KI ist der Betriebsrat rechtzeitig zu unterrichten (§ 90 BetrVG).
• Personalrat und kirchliche Mitarbeitervertretung: In kommunalen und landeseigenen Kliniken gilt das Personalvertretungsgesetz des Landes, bei kirchlichen Trägern die MAVO oder das Mitarbeitervertretungsgesetz der EKD.
• Beschäftigtendaten: Art. 88 DSGVO erlaubt nationale Regeln für den Beschäftigtenkontext. Gesundheitsdaten von Beschäftigten, etwa aus dem BEM, sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO.
• BEM: Das betriebliche Eingliederungsmanagement setzt Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person voraus (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Nur das BEM-Team sollte die Unterlagen sehen, auch in der KI.

Keine Rechtsberatung: Klären Sie die Einführung mit Ihrer Rechtsabteilung, dem Datenschutz und der Interessenvertretung.

Wie führt die Personalabteilung KI ein?

1. Interessenvertretung früh beteiligen und eine Vereinbarung abschließen: Zweck, erlaubte Anwendungsfälle, Protokollierung, Auswertungsverbot. Muster-Vereinbarung und Ablauf →
2. Erlaubte und ausgeschlossene Zwecke festschreiben: Texte und Auskünfte ja, Auswahl und Bewertung von Personen nein.
3. Rechte trennen: Personalakten, BEM und Gehaltsdaten nur für die zuständigen Gruppen.
4. Mit Auskunftsfällen starten: Tarif, Dienstvereinbarungen, Einarbeitung. Sie entlasten auch Führungskräfte und neue Beschäftigte.

Wie geht das mit basebox?

basebox liefert Entwürfe und Auskünfte mit Quelle; Entscheidungen treffen Menschen. basebox ist eine Plattform, kein Hochrisikosystem: Personen einschätzen und Profiling gelten nach der KI-Verordnung als Hochrisiko, dafür ist basebox nicht gebaut. Rechte und Gruppen kommen aus Ihrer Benutzerverwaltung; eine App mit Personalunterlagen geben Sie nur für die Personalabteilung frei. Wer eine App teilt, teilt nie Daten.

Protokolliert wird zur Sicherheit, nicht zur Leistungskontrolle. Inhalte von Fragen und Antworten stehen nur im Protokoll, wenn Ihre Organisation die ausführliche Protokollierung einschaltet; dann sehen alle im Chat einen Hinweis. Für die Verhandlung mit Betriebs- oder Personalrat gibt es eine Muster-Betriebsvereinbarung als unverbindlichen Entwurf, den Sie an Ihr Haus anpassen und prüfen lassen. Muster-Betriebsvereinbarung und Unterlagen →