KI in der Personalverwaltung der Kommune

Wobei hilft KI im Personalamt?

Das Personalamt schreibt viele Texte nach festen Mustern: Ausschreibungen, Zeugnisse, Einladungen, Checklisten. Dazu kommen Fragen der Beschäftigten zu Tarif und Dienstvereinbarungen. Sprachmodelle entwerfen solche Texte und beantworten Fragen mit Fundstelle. Bei knappen Stellen bleibt so mehr Zeit für Gewinnung und Bindung von Personal.

Welche Anwendungsfälle gibt es?

Die Liste der Anwendungsfälle von basebox nennt für das Personalamt sieben Fälle:

Anwendungsfall	Ab wann
Stellenausschreibung aus Anforderungsprofil entwerfen	ab dem ersten Tag startklar
Arbeitszeugnis formulieren nach Bewertung der Führungskraft	ab dem ersten Tag startklar
Einladung und Tagesordnung für Personalversammlung entwerfen	ab dem ersten Tag startklar
Onboarding-Checkliste und Willkommensschreiben für neue Mitarbeitende entwerfen	ab dem ersten Tag startklar
Auskunft zu TVöD-Tarifrecht (VKA)	nach kurzer Einrichtung
Suche in Dienstvereinbarungen und Dienstanweisungen	nach kurzer Einrichtung
Pflichtschulungs-Monitor mit Fristen aus HR-System	nach Anbindung (SAP)

Vier Fälle laufen ab dem ersten Tag. Für die Auskunft werden Tarifvertrag, Dienstvereinbarungen und Dienstanweisungen einmal hinterlegt und freigegeben. Den Schulungsmonitor gibt es erst, wenn das HR-System angebunden ist. Alle Fälle: Anwendungsfälle.

Wo setzt die KI-Verordnung Grenzen?

Nach Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung sind KI-Systeme Hochrisiko, die Bewerbungen sichten, filtern oder bewerten, über Beförderung, Kündigung oder Aufgabenverteilung mitentscheiden oder Leistung und Verhalten überwachen. Die Pflichten dafür gelten nach der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 ab dem 2. Dezember 2027, darunter die Information des Personalrats vor dem Einsatz (Art. 26 Abs. 7).

Für den Alltag heißt das:

• Unproblematisch: Ausschreibung, Einladung, Checkliste, Auskunft zum Tarif.
• Mit Sorgfalt: Arbeitszeugnisse. Die Bewertung trifft immer die Führungskraft, die KI formuliert sie aus; Inhalt und Note verantwortet die Führungskraft. Leistung aus Daten ableiten darf die KI nicht.
• Nicht mit KI: Ranglisten von Bewerbungen, Leistungsbewertungen, Auswahlentscheidungen. Hier drohen zusätzlich Benachteiligungen nach dem AGG. Mehr: Verzerrungen bei Ermessensentscheidungen.

Wie beteiligen Sie den Personalrat?

Eine KI-Plattform protokolliert Anmeldungen und Handlungen. Technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, unterliegen der Mitbestimmung, im Bund nach § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG, in Kommunen nach dem Personalvertretungsgesetz des Landes. Bewährt hat sich eine Dienstvereinbarung vor dem Start: Zweck, Protokollierung, Auswertungsverbot für Leistungskontrolle, Schulung. Ausführlich: Muster-Dienstvereinbarung für KI.

Keine Rechtsberatung: Landespersonalvertretungsgesetze und Landesdatenschutzgesetze regeln den Beschäftigtendatenschutz in Kommunen unterschiedlich. Stand der Recherche: 11. Oktober 2026.

Wie geht das mit basebox?

In basebox wird zur Sicherheit protokolliert, nicht zur Leistungskontrolle. Im Dashboard sieht Ihr Administrator die Nutzung, auch je Person, aber keine Fragen oder Inhalte. Das Audit-Log enthält nur Kennungen, keine Namen; Inhalte von Fragen und Antworten werden nur protokolliert, wenn Ihre Organisation das einschaltet, und dann sehen alle im Chat einen Hinweis. Rollen kommen aus Ihrer Benutzerverwaltung, neue Profile entstehen nicht. Für den Personalrat gibt es eine Muster-Dienstvereinbarung als unverbindlichen Entwurf. Apps für das Personalamt geben Sie nur für diese Gruppe frei: Wer eine App teilt, teilt nie Daten. Der Konnektor für SAP ist angekündigt („In Kürze“). Unterlagen für Betriebs- und Personalrat →