Microsoft Copilot oder eigene Unternehmens-KI?

Was kann Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot ist die KI in den Microsoft-365-Programmen. Sie entwirft Texte in Word, fasst E-Mails in Outlook und Besprechungen in Teams zusammen und beantwortet Fragen zu Inhalten aus Microsoft 365. Laut Microsoft zeigt Copilot nur Inhalte, die die Person ohnehin sehen darf, und trainiert die zugrunde liegenden Modelle nicht mit Eingaben, Antworten und Daten aus Microsoft 365. Für einen Kauf braucht es einen passenden Microsoft-365-Plan. Microsoft benennt das Produkt gerade in „Microsoft Copilot“ um.

Wo verarbeitet Copilot Ihre Daten?

Copilot läuft in der Cloud von Microsoft. Für Kunden in der EU ist Copilot laut Microsoft ein Dienst innerhalb der EU Data Boundary, mit zwei Ausnahmen (Stand Oktober 2026):

• Flex Routing: Bei hoher Last darf das Modell in den USA, Kanada oder Australien rechnen. Für Mandanten, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist das ab Werk eingeschaltet; abschalten lässt es sich im Admin Center.
• Modelle von Anthropic: Sie sind in Copilot wählbar und derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen.

Microsoft ist ein US-Unternehmen. Der US Cloud Act verpflichtet Anbieter unter US-Recht, Daten auf behördliche Anordnung herauszugeben, auch wenn sie in Europa liegen. Mehr dazu im Ratgeber US Cloud Act und im Vergleich basebox und Microsoft 365 Copilot.

Was ist mit „eigener Unternehmens-KI“ gemeint?

Gemeint ist eine KI, bei der Ihr Haus bestimmt, wo Plattform und KI-Modell laufen und wer darauf zugreift. Drei Wege sind üblich:

Weg	Was es heißt	Wer betreibt
Plattform in einer eigenen Umgebung beim Anbieter	Getrennte Umgebung je Organisation in einem Rechenzentrum, das Sie kennen	Der Anbieter
Plattform auf einem Server im eigenen Haus	Hardware nur für Ihr Haus, auf Wunsch ohne Internetverbindung	Ihre IT oder der Anbieter aus der Ferne
Selbstbau aus Open-Source-Bausteinen	Oberfläche, Modell und Anbindung selbst zusammengestellt	Ihre IT

Wichtig ist der Unterschied zwischen einer Oberfläche, die Anfragen an das Modell eines anderen Anbieters schickt, und einer Plattform, die das Modell selbst betreibt. Mehr dazu im Ratgeber Wrapper oder eigenständige Plattform?

Wann reicht Copilot, wann braucht es mehr?

Situation	Copilot	Eigene Unternehmens-KI
E-Mails, Besprechungen, Präsentationen ohne sensible Daten	passt	nicht nötig
Patienten-, Bürger- oder Sozialdaten	Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten	passt, wenn Ort und Nachweise stimmen
Berufsgeheimnis nach § 203 StGB	Verpflichtung im Vertrag prüfen	Vereinbarung nach § 203 StGB mit dem Anbieter
Gesundheitsdaten in der Cloud (§ 393 SGB V)	Nachweis des Anbieters prüfen	C5-Testat oder gleichwertiger Nachweis; auf dem Server im Haus nicht nötig
Betrieb ohne Internetverbindung	öffentlich nicht beschrieben	mit Server im eigenen Haus möglich
Systeme außerhalb von Microsoft 365	über Graph-Konnektoren	über Konnektoren der Plattform

Wie arbeiten Copilot und eine eigene Unternehmens-KI zusammen?

Copilot kann bleiben. Die eigene KI kommt dazu für Daten, die Ihr Haus unter eigener Kontrolle verarbeiten will. Damit das im Alltag funktioniert, klären Sie vier Punkte:

• Anmeldung: über dieselbe Benutzerverwaltung, etwa Microsoft Entra ID; Gruppen und Rollen kommen von dort.
• Daten aus Microsoft 365: Die Plattform liest SharePoint und Exchange über Konnektoren, mit den Rechten der Person, die fragt.
• Klare Trennung: Eine Regel im Haus legt fest, welche Aufgaben mit sensiblen Daten in die eigene KI gehören.
• Nachweise: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, bei Berufsgeheimnissen eine Vereinbarung nach § 203 StGB, Zertifikate des Anbieters.

Was kostet Copilot?

Microsoft nennt für Microsoft 365 Copilot Business, für Organisationen bis 300 Personen, 18,20 € pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich Umsatzsteuer (Stand 11.10.2026, mit zeitweisem Aktionspreis), dazu den Microsoft-365-Plan. Für größere Organisationen hat Microsoft beim Start 30 US-Dollar pro Person und Monat genannt; den aktuellen Preis nennen Microsoft und seine Partner im Angebot. Eine eigene Unternehmens-KI wird meist pro Person oder pro Server abgerechnet. Vergleichen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre, mit Betrieb und Anbindung.

Was bringt Copilot mit, was eine eigene Plattform meist nicht hat?

• Arbeit in den Office-Programmen: Copilot schreibt in Word, rechnet in Excel und baut Folien in PowerPoint. Eine eigene Plattform hat meist eine eigene Oberfläche.
• Besprechungen in Teams: Zusammenfassungen und Aufgaben aus Besprechungen.
• Arbeitskontext aus Microsoft 365: E-Mails, Kalender, Chats und Dokumente einer Person zusammen.
• ISO 42001: Microsoft nennt eine Zertifizierung für KI-Managementsysteme. Fragen Sie andere Anbieter, ob sie eine haben.

Wie geht das mit basebox?

basebox ist eine eigene Unternehmens-KI im Sinne der ersten beiden Wege: in unserer Cloud, mit eigener Umgebung je Organisation und KI-Modell auf unseren Servern im Rechenzentrum München-Ost, oder auf einem Server nur für Sie. basebox ist ein deutsches Unternehmen; mit dem KI-Modell in basebox gilt der US Cloud Act nicht. Merkmale, Preise und was Copilot mitbringt, was basebox nicht hat, stehen im Vergleich basebox und Microsoft 365 Copilot.