basebox und Microsoft 365 Copilot im Vergleich: Ergänzung für sensible Daten

Merkmal	basebox	Microsoft 365 Copilot
Anbieter	basebox GmbH, Deutschland	Microsoft (USA)
Wo man arbeitet	Eigene Oberfläche mit Chat und Apps	In Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams
Betrieb	Unsere Cloud in Deutschland, Server im eigenen Haus oder Hardware Ihrer Wahl	Cloud von Microsoft; ein Betrieb im eigenen Rechenzentrum ist öffentlich nicht beschrieben
Ort der Verarbeitung	Cloud: Deutschland. Server: bei Ihnen, auf Wunsch ohne Internetverbindung	EU Data Boundary; mit Flex Routing bei hoher Last auch USA, Kanada oder Australien
KI-Modell	KI-Modell in basebox; App mit externem Modell optional	Modelle von Microsoft und OpenAI; Modelle von Anthropic wählbar, nicht in der EU Data Boundary
Daten	Konnektoren zu SharePoint, Exchange, Nextcloud, Confluence und mehr, mit den Rechten der Person	Inhalte aus Microsoft 365 (Microsoft Graph) mit den Rechten der Person; weitere Systeme über Graph-Konnektoren
Training	Ihre Daten trainieren kein Modell	Laut Microsoft kein Training der zugrunde liegenden Modelle mit Eingaben, Antworten und Daten aus Microsoft Graph
Nachweise	ISO 27001 zertifiziert, BSI C5 Typ 1 für die Cloud in Arbeit; AVV, Vereinbarung nach § 203 StGB	Unter anderem ISO 27001, ISO 42001, DSGVO-Zusagen von Microsoft
Preis	Öffentliche Listenpreise, alles in einer Lizenz	Zusatzlizenz zu einem Microsoft-365-Plan

Was ist Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot ist die KI in den Microsoft-365-Programmen. Sie entwirft Texte in Word, fasst E-Mails in Outlook und Besprechungen in Teams zusammen und beantwortet Fragen zu Inhalten aus Microsoft 365. Dabei zeigt Copilot laut Microsoft nur Inhalte, die die Person ohnehin sehen darf. Microsoft benennt das Produkt gerade in „Microsoft Copilot“ um. Für einen Kauf braucht es einen passenden Microsoft-365-Plan.

Wo laufen Plattform und KI-Modell?

Copilot läuft in der Cloud von Microsoft. Für Kunden in der EU ist Copilot laut Microsoft ein Dienst innerhalb der EU Data Boundary. Davon gibt es zwei Ausnahmen, die Ihr Administrator kennen sollte:

• Flex Routing: Bei hoher Last darf das Modell außerhalb der EU Data Boundary rechnen, in den USA, Kanada oder Australien. Gespeichert wird weiter in der EU, bis auf begrenzte pseudonymisierte Daten. Für Mandanten, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist das ab Werk eingeschaltet; abschalten lässt es sich im Microsoft 365 Admin Center.
• Modelle von Anthropic: Sie sind als Unterauftragsverarbeiter in Copilot wählbar und derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen.

Microsoft ist ein US-Unternehmen. Der US CLOUD Act verpflichtet Anbieter unter US-Recht, Daten auf behördliche Anordnung herauszugeben, auch wenn sie außerhalb der USA liegen.

Bei basebox läuft die Plattform in einer eigenen Umgebung je Organisation in unserem Rechenzentrum in Deutschland oder auf einem Server nur für Sie, bei Ihnen und auf Wunsch ohne Internetverbindung. In der Cloud läuft das KI-Modell auf unseren Servern im Rechenzentrum München-Ost. basebox ist ein deutsches Unternehmen.

Ersetzen oder ergänzen?

Beides lässt sich nebeneinander nutzen. Copilot bleibt für die Arbeit in Word, Outlook und Teams. basebox übernimmt die Aufgaben mit Patienten-, Bürger- und Sozialdaten, die in Deutschland oder im eigenen Haus bleiben sollen. Die Personen melden sich mit dem Konto an, das sie schon haben: basebox bindet Ihre Benutzerverwaltung über LDAP, OIDC oder SAML an, etwa Active Directory oder Entra ID. Gruppen und Rollen kommen von dort. An den Apps erkennen Ihre Mitarbeitenden, welche Aufgaben in basebox gehören. Die Entscheidungsfrage unabhängig vom Anbieter beantwortet der Ratgeber Microsoft Copilot oder eigene Unternehmens-KI?

Was kostet es?

Microsoft nennt für Microsoft 365 Copilot Business, für Organisationen bis 300 Personen, 18,20 € pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich Umsatzsteuer (Stand 11.10.2026, mit zeitweisem Aktionspreis). Dazu kommt der Microsoft-365-Plan. Für größere Organisationen hat Microsoft beim Start 30 US-Dollar pro Person und Monat genannt; den aktuellen Preis nennen Microsoft und seine Partner im Angebot.

basebox in der Cloud kostet 490 € pro Person und Jahr bei 5 Personen, 240 € bei 200 Personen und 203 € bei 1.000 Personen. Mit Server zahlen Sie einmal den Server und eine Lizenz pro Server; anmelden darf sich jeder. Alle Funktionen, Support, Updates, alle Apps und alle Konnektoren aus unserer Bibliothek sind enthalten. Listenpreise netto. Jede andere Personenzahl rechnet der Rechner.

Was Microsoft 365 Copilot mitbringt, was basebox nicht hat

• Arbeit in den Office-Programmen: Copilot schreibt in Word, rechnet in Excel und baut Folien in PowerPoint, ohne das Programm zu wechseln. basebox hat eine eigene Oberfläche.
• Besprechungen in Teams: Zusammenfassungen und Aufgaben aus Teams-Besprechungen.
• Arbeitskontext aus Microsoft 365: Copilot verbindet E-Mails, Kalender, Chats und Dokumente einer Person.
• ISO 42001: Microsoft nennt eine Zertifizierung für KI-Managementsysteme. basebox hat sie nicht.
• Zusage bei Urheberrechtsklagen: Microsoft verteidigt Geschäftskunden bei Klagen wegen der Ausgaben von Copilot, unter Bedingungen.

Für wen passt was?

• Microsoft 365 Copilot passt zu Organisationen, die in Microsoft 365 arbeiten und deren Daten in die Cloud von Microsoft dürfen.
• basebox passt dazu, wenn Patienten-, Bürger- oder Sozialdaten in Deutschland oder im eigenen Haus bleiben sollen, mit Protokoll, AVV und Vereinbarung nach § 203 StGB. Beides lässt sich zusammen nutzen. Mehr dazu auf Sicherheit und Datenschutz.