Wenn die KI ausfällt: Notfallbetrieb für eine zentrale KI-Plattform planen

Warum braucht eine KI-Plattform einen Notfallplan?

Solange KI einzelne Entwürfe schreibt, ist ein Ausfall ärgerlich, aber verkraftbar. Wird sie zur zentralen Plattform, auf die sich Sekretariate, Bürgerservice, Pflege und IT stützen, ändert sich das: Briefe stauen sich, Wissen ist schwerer zu finden, Abläufe stocken. Deshalb gehört die KI-Plattform in das Notfallmanagement des Hauses wie andere wichtige Anwendungen.

Der BSI-Standard 200-4 beschreibt, wie man dabei vorgeht. Für besonders wichtige und wichtige Einrichtungen nach NIS2 verlangt § 30 Abs. 2 Nr. 3 BSIG Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Betriebs, wie Backup-Management und Wiederherstellung nach einem Notfall, und Krisenmanagement. Die DSGVO verlangt, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme sicherzustellen und den Zugang zu Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen (Art. 32).

Was hängt von der KI ab?

Am Anfang steht die Business-Impact-Analyse: Welche Abläufe nutzen die KI, und was passiert, wenn sie eine Stunde, einen Tag oder eine Woche fehlt?

Ablauf	Abhängigkeit	Ohne KI möglich?
Entwürfe für Briefe und Berichte	hoch im Alltag	ja, mit Vorlagen und mehr Zeit
Suche in Leitlinien und Handbüchern	mittel	ja, über die Ablage
Übersetzung im Gespräch	hoch im Moment	Dolmetscherdienst, Telefon
Verschriftlichung von Gesprächen	hoch	Notizen von Hand
Abläufe über mehrere Systeme	je nach Ablauf	Bearbeitung von Hand

Aus der Analyse ergeben sich zwei Zahlen je Ablauf: wie lange der Ausfall höchstens dauern darf und wie viele Daten verloren gehen dürfen.

Wie sieht ein Ersatzverfahren aus?

Ein Ersatzverfahren ist der Plan für die Arbeit ohne KI. Es sollte schriftlich vorliegen und bekannt sein:

1. Erkennen und melden: Woran merken Beschäftigte den Ausfall, und wohin melden sie ihn?
2. Informieren: Wer sagt allen Bescheid, über welchen Weg, auch wenn E-Mail oder Intranet ebenfalls gestört sind?
3. Weiterarbeiten: Welche Vorlagen, Checklisten und Ablagen gelten ohne KI? Liegen wichtige Dokumente auch außerhalb der KI?
4. Nacharbeiten: Was wird nach dem Wiederanlauf nachgeholt, etwa offene Entwürfe?
5. Üben: Einmal im Jahr den Ausfall durchspielen, mindestens am Tisch.

Achten Sie darauf, dass Beschäftigte die Grundfertigkeiten behalten. Wer nur noch mit KI schreibt, tut sich im Ausfall schwer.

Wie kommt die Plattform zurück?

• Sicherung: Was muss gesichert werden, damit die Plattform wiederhergestellt werden kann: Datenbanken, Dokumente, Einstellungen? Wo liegen die Sicherungen, und wie lange?
• Wiederherstellung üben: Eine Sicherung, deren Rückspielen nie geprüft wurde, ist ein Versprechen. Testen Sie regelmäßig.
• Hardware: Wer tauscht defekte Teile, wie schnell? Gibt es Ersatz?
• Modell: Was passiert, wenn nur das KI-Modell ausfällt? Ein stiller Wechsel zu einem anderen Anbieter verändert Datenschutz und Qualität.
• Vertrag: Welche Verfügbarkeit, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten sind zugesagt? Ohne Vereinbarung gibt es meist keine.

Cloud oder Server: Was ändert sich im Notfall?

In der Cloud betreibt der Anbieter die Plattform; Sie brauchen seine Zusagen und eine funktionierende Internetverbindung. Beim Server im eigenen Haus liegen Betrieb, Sicherung und Wiederherstellung bei Ihrer IT, und die KI läuft auch, wenn das Internet ausfällt. Welcher Weg wann passt, steht in Cloud oder Server: was sich wann rechnet.

Wie geht das mit basebox?

Cloud: basebox betreibt die Plattform mit Updates, Sicherung und Überwachung. Gesichert wird täglich und verschlüsselt in einem zweiten Rechenzentrum in Deutschland, aufbewahrt 30 Tage; vor jedem Update sichern wir zusätzlich die Datenbank. Notfall- und Wiederherstellungsprozesse und Wiederherstellungstests sind Teil unserer TOMs; Einzelheiten nennen wir Ihnen auf Anfrage.

Server: Ihre IT betreibt Hardware, Netz und Sicherung. Der gesamte Zustand liegt in den Datenbanken und einem Datenverzeichnis; die Dokumentation empfiehlt tägliche Sicherung und einen monatlichen Wiederherstellungstest. Defekte Teile, auch Grafikprozessoren, tauscht FAST LTA im Rahmen des Servicevertrags. Fällt der Server ganz aus, stellen Sie basebox aus Datenbanken und Datenverzeichnis auf neuer Hardware wieder her; für Ausfallsicherheit lassen sich mehrere Server zusammenschalten. Der Server läuft vollständig ohne Internet, mit KI-Modell, Dokumenten, Apps, Rechten und Protokoll.

Für beide: Fällt das KI-Modell aus, zeigt basebox einen Fehler; einen stillen Wechsel auf ein anderes Modell gibt es nicht. Support gibt es werktags von 9 bis 17 Uhr, mit erster Rückmeldung innerhalb eines Werktags, nach Schweregrad priorisiert. Eine Mindestverfügbarkeit sagen wir nicht zu; Hochverfügbarkeit und ein Notfall-Rechenzentrum gehören nicht zum Leistungsumfang. Maßgeblich ist die Anlage „Support und Service-Level“.

Keine Rechtsberatung: Ob Ihr Haus unter NIS2 fällt und welche Pflichten daraus folgen, hängt von Größe und Sektor ab. Stand der Recherche: 11. Oktober 2026.