ROI von KI-Projekten berechnen: Methode, Studien, Beispielrechnung

Wie berechnet man den ROI eines KI-Projekts?

Die Formel ist dieselbe wie bei jeder Investition: ROI = (Nutzen − Kosten) ÷ Kosten. Schwierig ist nicht die Formel, sondern was hineingehört. Bewährt hat sich ein Zeitraum von drei bis fünf Jahren, weil Einführung und Schulung vor allem im ersten Jahr anfallen.

Seite	Was hineingehört
Nutzen	gesparte Arbeitszeit × Personalkosten je Stunde; vermiedene Ausgaben, etwa für externe Übersetzungen oder Schreibdienste
Kosten, einmalig	Einführung, Anbindung an Ihre Systeme, Schulung, Hardware (beim Betrieb im eigenen Haus)
Kosten, laufend	Lizenz, Betrieb, Strom, Servicevertrag, interne Betreuung (Ansprechperson, Pflege der Apps)

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen haushaltswirksamem und nicht haushaltswirksamem Nutzen. Gesparte Minuten senken die Personalkosten nur, wenn dadurch Stellen nicht nachbesetzt, Überstunden abgebaut oder Fremdleistungen eingespart werden. Sonst entsteht Freiraum für liegengebliebene Arbeit. Das ist ein echter Nutzen, sollte im Antrag aber getrennt ausgewiesen werden.

Wie viel Zeit spart KI nach seriösen Studien?

Die Spanne ist groß, je nachdem, ob ganze Arbeitstage oder einzelne Aufgaben gemessen werden:

Studie	Was gemessen wurde	Ergebnis
Humlum, Vestergaard (Dänemark, rund 25.000 Beschäftigte in 11 Berufen)	gesparte Arbeitszeit im Alltag, Befragung und Registerdaten	im Mittel 3 % der Arbeitszeit
Federal Reserve Bank of St. Louis (USA, November 2024)	Selbstauskunft der Personen, die KI nutzen	5,4 % der Arbeitsstunden, über alle Beschäftigten 1,4 %
UK Government Digital Service (20.000 Beschäftigte, 12 Behörden)	Selbstauskunft, drei Monate	im Mittel 26 Minuten pro Tag; 17 % sparten nichts
Noy, Zhang (Science, 453 Fachkräfte)	einzelne Schreibaufgaben im Experiment	40 % weniger Zeit, Qualität um 18 % besser bewertet
Brynjolfsson, Li, Raymond (5.172 Beschäftigte im Kundenservice)	gelöste Anfragen je Stunde	15 % mehr, vor allem bei neuen Beschäftigten
UCLA Health (238 Ärztinnen und Ärzte, randomisiert)	Schreibzeit je Arztnotiz	mit einem der beiden Werkzeuge rund 41 Sekunden weniger je Notiz, knapp 10 % mehr Ersparnis als in der Kontrollgruppe

Zwei Lehren daraus: Für einzelne, gut passende Aufgaben (Entwürfe, Zusammenfassungen, Antworten auf wiederkehrende Fragen) sind große Ersparnisse belegt. Über den ganzen Arbeitstag gerechnet bleiben es wenige Prozent, weil nur ein Teil der Arbeit aus solchen Aufgaben besteht.

Warum gesparte Zeit nicht automatisch Geld ist

Das britische Wirtschaftsministerium (Department for Business and Trade) hat 1.000 Beschäftigte mit einem KI-Assistenten ausgestattet. Ergebnis: Die meisten sparten Zeit, bei schriftlichen Aufgaben am meisten; bei manchen Aufgaben dauerte es aber länger als ohne KI. Einen belastbaren Beleg, dass die gesparte Zeit die Produktivität erhöht hat, fand die Auswertung nicht. Auch die dänische Studie findet bisher keine messbare Wirkung auf Arbeitsstunden und Löhne.

Für Ihre Rechnung heißt das:

• Selbstauskünfte abschlagen: Umfragen liefern meist höhere Werte als Messungen.
• Nur passende Aufgaben zählen: Rechnen Sie mit den Aufgaben, für die es fertige Apps gibt, nicht mit dem ganzen Arbeitstag.
• Nutzungsquote ansetzen: Nicht jede Person nutzt KI täglich. Schulung und fertige Apps entscheiden, wie viele es werden.
• Prüfaufwand abziehen: KI-Ergebnisse müssen gelesen und geprüft werden.

Beispielrechnung: Verwaltung mit 200 Personen

Die folgenden Werte sind Annahmen zur Veranschaulichung, keine Zusage. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.

Posten	Annahme	Betrag pro Jahr
Personen, die KI nutzen	200	–
Gesparte Zeit je Person	1 Stunde pro Woche (rund 2,6 % bei 39 Stunden, also unter dem Mittel der Studien)	–
Arbeitswochen	42	–
Personalkosten je Stunde	45 € (Durchschnitt der deutschen Wirtschaft 2025)	–
Nutzen	200 × 1 h × 42 × 45 €	378.000 €
Lizenz basebox, Cloud, 200 Personen	Listenpreis netto, 1 Jahr Laufzeit	47.932 €
Interne Betreuung	Annahme: ein Viertel einer Stelle	22.500 €
Laufende Kosten		70.432 €
ROI im laufenden Jahr	(378.000 − 70.432) ÷ 70.432	rund 4,4

Im ersten Jahr kommen einmalige Kosten dazu, etwa die optionale Inbetriebnahme in Ihrer IT (24.900 €) und Konnektoren zu Systemen, die noch nicht in unserer Bibliothek sind. Halbieren Sie die gesparte Zeit auf 30 Minuten pro Woche, bleibt der Nutzen mit 189.000 € immer noch deutlich über den Kosten.

Aufschlussreich ist die Gegenrechnung: Bei rund 240 € Lizenz pro Person und Jahr und 45 € je Stunde ist die Lizenz nach gut fünf Stunden pro Person und Jahr bezahlt. Das sind etwa eineinhalb Minuten pro Arbeitstag.

Wie belastbar wird die Rechnung?

Am belastbarsten ist eine Messung im eigenen Haus: drei bis fünf Aufgaben auswählen, Zeit je Vorgang vorher messen, nach einigen Wochen mit KI erneut messen, Qualität mitbewerten. Mit diesen Werten statt der Studienwerte wird aus der Schätzung eine Rechnung, die auch der Rechnungsprüfung standhält. Fertige Apps für einzelne Aufgaben erleichtern das, weil sich Nutzung und Ergebnis je Aufgabe zuordnen lassen.

Wie geht das mit basebox?

Die Kostenseite ist bei basebox planbar: In der Cloud zahlen Sie pro Person und Jahr, mit dem Server einmal die Hardware und eine Lizenz pro Server, anmelden darf sich jeder. Alle Funktionen, Apps, Support und Updates sind in der Lizenz enthalten. Ihre eigene Personenzahl rechnet der Konfigurator in zwei Minuten, ohne Anmeldung. Ihren Preis berechnen →

Hinweis: Die Beispielrechnung beruht auf Annahmen. Studienwerte stammen aus anderen Ländern und Branchen und lassen sich nicht eins zu eins übertragen.