basebox und Fabasoft eGov-Suite im Vergleich: E-Akte mit KI und KI-Plattform

Was unterscheidet basebox und Fabasoft auf einen Blick?

Merkmal	basebox	Fabasoft eGov-Suite mit Mindbreeze AI
Was es ist	KI-Plattform: Chat, Apps, Konnektoren, Rechte, Protokoll	Elektronische Akte mit KI-Funktionen von Mindbreeze AI; Fabasoft AG, Linz
Gebaut für	Bürger- und Sozialdaten in der Verwaltung	Bund, Länder, Städte und Gemeinden in Österreich und Deutschland, laut Anbieter
Wo das KI-Modell rechnet	Bei basebox: in unserer Cloud in Deutschland oder auf Ihrem Server	Laut Fabasoft verlassen die Daten die Umgebung des Kunden nicht; Modell und Ort nennt der Anbieter auf Anfrage
Verträge zum Datenschutz	AVV nach Art. 28 DSGVO zum Herunterladen	Nennt der Anbieter auf Anfrage
Betriebswege	Unsere Cloud in Deutschland oder Server bei Ihnen, im Rechenzentrum oder auf Hardware Ihrer Wahl	Public, Private, Government und Hyperscaler Cloud laut Trust Center
Preis bei 200 Personen	Cloud rund 240 € pro Person und Jahr, KI-Modell und Konnektoren der Bibliothek inklusive; Server über fünf Jahre rund 267 €	Nennt der Anbieter auf Anfrage
Nachweise	ISO 27001 zertifiziert (basebox GmbH), BSI C5 Typ 1 für die Cloud in Arbeit	Laut Website unter anderem C5, ISO (TÜV Austria), EU Cloud Code of Conduct und SOC 2
KI-Funktionen	Chat, Apps, Konnektoren; App Builder ab November 2026	Dokumente zuordnen, Fragen in natürlicher Sprache, Zusammenfassungen aus Akten und Teamräumen
Konnektor	Konnektor zur eGov-Suite „In Kürze“	–

Was ist die Fabasoft eGov-Suite?

Die eGov-Suite der Fabasoft AG aus Linz ist eine elektronische Akte für die öffentliche Verwaltung. In der österreichischen Bundesverwaltung ist sie laut Fabasoft seit 2004 als ELAK im Einsatz; in Deutschland läuft sie als E-Akte Bund in mehr als 200 Bundesbehörden. Zu den genannten Kunden zählen auch Länder, Städte und Gemeinden. Mit Mindbreeze AI, einem Produkt aus der Fabasoft-Gruppe, ordnet die eGov-Suite eingehende Dokumente zu, beantwortet Fragen in natürlicher Sprache und erstellt Zusammenfassungen aus Dokumenten, Vorgängen, Akten und Teamräumen. Im Fuß der Website zeigt Fabasoft unter anderem Nachweise zu C5, ISO (TÜV Austria), EU Cloud Code of Conduct und SOC 2.

Wo laufen Akte und KI?

Fabasoft: Laut Fabasoft verlassen die Daten beim Einsatz der KI die Umgebung des Kunden nicht. Das Trust Center nennt als Cloud-Betriebsmodelle Public, Private, Government und Hyperscaler Cloud. Welches KI-Modell Mindbreeze AI nutzt und wo es läuft, steht nicht auf den Seiten. Fragen Sie den Anbieter für Ihr Betriebsmodell.

basebox: Die Plattform läuft in einer eigenen Umgebung je Organisation in unserem Rechenzentrum in Deutschland oder auf einem Server nur für Sie, bei Ihnen und auf Wunsch ohne Internetverbindung. In der Cloud läuft das KI-Modell auf unseren Servern im Rechenzentrum München-Ost. Ihre Daten trainieren kein Modell.

Was das für Bürger- und Sozialdaten in Österreich bedeutet, erklärt der Ratgeber Österreich: DSG, Amtsgeheimnis und KI.

Was kostet es?

Preise für die eGov-Suite und die KI-Funktionen nennt der Anbieter auf Anfrage.

basebox: Die Cloud startet ab 5 Personen mit 490 € pro Person und Jahr, bei 200 Personen sind es 47.932 € im Jahr. Mit Server für Kauf, Lizenz und Servicevertrag über fünf Jahre umgerechnet bei 200 Personen rund 267 € pro Person und Jahr; anmelden darf sich jeder. Listenpreise netto. Jede andere Personenzahl rechnet der Rechner.

Was muss Ihre IT tun?

Fabasoft: Die eGov-Suite läuft laut Trust Center in Public, Private, Government oder Hyperscaler Cloud; die KI von Mindbreeze AI arbeitet laut Fabasoft in der Umgebung des Kunden. Den weiteren Aufwand für Ihre IT nennt der Anbieter auf Anfrage.

basebox: In der Cloud bindet Ihre IT die Anmeldung an Ihre Benutzerverwaltung an (LDAP, OIDC oder SAML, etwa Active Directory oder Microsoft Entra ID); Betrieb, Updates und Sicherung übernehmen wir. Beim Server stellen Sie Stellplatz, Strom und Netz; unser Hardware-Partner FAST LTA liefert in drei Wochen und baut an einem Tag ein. Die Inbetriebnahme in Ihrer IT und den laufenden Betrieb übernehmen wir auf Wunsch. Fachverfahren binden wir an, sobald der Hersteller den Zugang bereitstellt.

Was die eGov-Suite mitbringt, was basebox nicht hat

• Die Akte selbst: Schriftgutverwaltung für Vorgänge und Akten. basebox ist keine Akte.
• KI in der Akte: Dokumente werden beim Eingang zugeordnet, Fragen beziehen sich auf den Akteninhalt.
• Verbreitung in Bundesbehörden in Österreich (ELAK) und Deutschland (E-Akte Bund).

Für wen passt was?

• Die eGov-Suite mit Mindbreeze AI passt zu Verwaltungen, die ihre Akte schon mit Fabasoft führen und KI dort nutzen wollen, wo die Akten liegen.
• basebox passt zu Verwaltungen, deren Beschäftigte mit Bürger- und Sozialdaten arbeiten, auch außerhalb der Akte: in unserer Cloud in Deutschland oder auf einem Server bei Ihnen, für Bürgeranfragen, Bescheide erklären, Sitzungsprotokolle und Übersetzen. 105 Anwendungsfälle für die Verwaltung stehen unter basebox für Kommunen. Ein Konnektor zur Fabasoft eGov-Suite ist angekündigt; den Stand zeigt Konnektoren.