basebox und d.velop pilot im Vergleich: KI im DMS und KI-Plattform

Was unterscheidet basebox und d.velop pilot auf einen Blick?

Merkmal	basebox	d.velop pilot
Was es ist	KI-Plattform: Chat, Apps, Konnektoren, Rechte, Protokoll	KI-Funktion im Dokumentenmanagement d.velop documents; d.velop AG, Gescher
Gebaut für	Patienten-, Bürger- und Sozialdaten in Klinik und Verwaltung	Kunden von d.velop documents; laut Website mehr als 15.500 Unternehmen und Organisationen, darunter rund 580 öffentliche Verwaltungen
Wo das KI-Modell rechnet	Bei basebox: in unserer Cloud in Deutschland oder auf Ihrem Server	Laut Anbieter wählbar, etwa von OpenAI, Anthropic, Google oder Open Source; Verarbeitung im EU-Rechtsraum
Verträge für Berufs- und Sozialgeheimnis	AVV und Vereinbarung nach § 203 StGB zum Herunterladen	Auftragsverarbeitungsvertrag laut Anbieter; Vereinbarung nach § 203 StGB nennt der Anbieter auf Anfrage
Betriebswege	Unsere Cloud in Deutschland oder Server bei Ihnen, im Rechenzentrum oder auf Hardware Ihrer Wahl	d.velop Cloud (AWS oder T Cloud Public), auch hybrid mit Repository im eigenen Haus
Preis bei 200 Personen	Cloud rund 240 € pro Person und Jahr, KI-Modell und Konnektoren der Bibliothek inklusive; Server über fünf Jahre rund 267 €	Nennt der Anbieter auf Anfrage
Nachweise	ISO 27001 zertifiziert (basebox GmbH), BSI C5 Typ 1 für die Cloud in Arbeit	Nennt der Anbieter auf Anfrage
Datenquellen	Konnektoren zu vielen Systemen, etwa SharePoint, Nextcloud, Exchange, Confluence	Dokumente im d.velop-documents-Repository
Rechte	Aus Ihrer Benutzerverwaltung; „Wer eine App teilt, teilt ihre Dokumente, nie den eigenen Zugang.“	Rechte des DMS gelten auch für die KI
Anbindung an d.velop	Konnektor „In Kürze“	Teil des Produkts

Angaben zu d.velop nach der Website und dem Handbuch des Anbieters, Stand 11.10.2026.

Was ist d.velop pilot?

Die d.velop AG aus Gescher entwickelt Software für Dokumentenmanagement, Prozesse und digitale Signatur. Laut Website nutzen mehr als 15.500 Unternehmen und Organisationen die Produkte, darunter rund 580 öffentliche Verwaltungen und über 250 Einrichtungen aus Gesundheit und Sozialem.

d.velop pilot ergänzt das DMS d.velop documents um KI. Personen fragen in natürlicher Sprache und bekommen Antworten aus den eigenen Dokumenten, mit Quelle. Einzelne Dokumente lassen sich zusammenfassen und auswerten. Administratoren richten Wissensassistenten für ausgewählte Dokumente ein. Laut Anbieter setzt d.velop pilot ein bestehendes d.velop-documents-Repository voraus. Dazu kommen weitere KI-Angebote von d.velop: Agenten, die Erkennung und Auswertung von Dokumenten und KI-Schritte in Prozessen.

Wo laufen Plattform und KI-Modell?

d.velop: Laut Anbieter ist d.velop AI in der Cloud und in hybriden Szenarien verfügbar; Datenhaltung und Verarbeitung erfolgen im EU-Rechtsraum. Als Cloud-Optionen nennt die Website AWS und T Cloud Public. Das Handbuch beschreibt die Installation als App im d.velop-Cloud-Mandanten; ein Repository im eigenen Haus lässt sich hybrid anbinden. Im Standard stellt d.velop je Anwendungsfall passende Modelle bereit, laut Website auch von Anbietern außerhalb Europas; für ein rein europäisches Setup gibt es eine Option. Laut Handbuch arbeitet d.velop nur mit KI-Anbietern, die das Training mit Eingaben ausschließen.

basebox: In der Cloud bekommt jede Organisation eine eigene Umgebung in unserem Rechenzentrum in Deutschland; das KI-Modell läuft auf unseren Servern im Rechenzentrum München-Ost. Beim Server steht die Hardware nur für Ihr Haus bereit, bei Ihnen und auf Wunsch ohne Internetverbindung, oder in einem Rechenzentrum, standardmäßig bei noris network in München. Ihre Daten trainieren kein Modell.

Was das für Patientendaten und das Sozialgeheimnis bedeutet, erklären die Ratgeber Art. 9 DSGVO und KI, § 203 StGB und KI und Steuer-, Sozial- und Meldegeheimnis bei KI.

Wie arbeiten beide zusammen?

basebox führt d.velop in der Liste seiner Konnektoren unter Dokumentenmanagement und E-Akte, Status „In Kürze“. Ist der Konnektor da, findet basebox Akten und Dokumente aus d.velop zusammen mit E-Mails, Wikis und Dateiablagen. Jeder Zugriff läuft mit den Rechten der Person, die fragt, standardmäßig nur lesend, und wird im Audit-Log festgehalten. d.velop pilot bleibt dabei die KI im DMS selbst.

Was kostet es?

Preise für d.velop pilot nennt der Anbieter auf Anfrage. Laut Handbuch wird die App im Cloud-Mandanten kostenpflichtig gebucht.

basebox: Die Cloud startet ab 5 Personen mit 490 € pro Person und Jahr, bei 200 Personen sind es 47.932 € im Jahr. Mit Server für Kauf, Lizenz und Servicevertrag über fünf Jahre umgerechnet bei 200 Personen rund 267 € pro Person und Jahr; anmelden darf sich jeder. Listenpreise netto. Jede andere Personenzahl rechnet der Rechner.

Was muss Ihre IT tun?

d.velop pilot: Laut Handbuch wird d.velop pilot als App im d.velop-Cloud-Mandanten installiert und setzt ein bestehendes d.velop-documents-Repository voraus; ein Repository im eigenen Haus lässt sich hybrid anbinden.

basebox: In der Cloud bindet Ihre IT die Anmeldung an Ihre Benutzerverwaltung an (LDAP, OIDC oder SAML, etwa Active Directory oder Microsoft Entra ID); Betrieb, Updates und Sicherung übernehmen wir. Beim Server stellen Sie Stellplatz, Strom und Netz; unser Hardware-Partner FAST LTA liefert in drei Wochen und baut an einem Tag ein. Die Inbetriebnahme in Ihrer IT und den laufenden Betrieb übernehmen wir auf Wunsch. Fachsysteme wie das KIS binden wir an, sobald der Hersteller den Zugang bereitstellt.

Was d.velop pilot mitbringt, was basebox nicht hat

• KI im DMS selbst: Fragen und Zusammenfassungen dort, wo die Akten liegen, ohne zweites System.
• KI in Prozessen: Assistenten lassen sich als Schritt in d.velop process studio nutzen.
• Dokumentenmanagement aus einer Hand: Ablage, Akten, Prozesse und digitale Signatur kommen vom selben Hersteller.
• Anbindung an d.velop heute: Der Konnektor von basebox zu d.velop ist noch nicht verfügbar.

Für wen passt was?

• d.velop pilot passt zu Häusern, deren Wissen vor allem in d.velop documents liegt und die die d.velop Cloud nutzen.
• basebox passt zu Häusern, deren Beschäftigte mit Patienten-, Bürger- oder Sozialdaten arbeiten und KI über viele Systeme hinweg einsetzen: in unserer Cloud in Deutschland oder auf einem Server bei Ihnen, mit Rechten aus der eigenen Benutzerverwaltung. Mehr dazu auf basebox für Kommunen und basebox im Krankenhaus.