basebox und enaio mit lumee und kairos im Vergleich: KI im DMS und KI-Plattform

Was unterscheidet basebox und die KI für enaio auf einen Blick?

Merkmal	basebox	enaio mit lumee und kairos
Was es ist	KI-Plattform: Chat, Apps, Konnektoren, Rechte, Protokoll	KI-Produkte für das Dokumentenmanagement enaio von OPTIMAL SYSTEMS (Berlin, Teil von Kyocera Document Solutions): lumee für Fragen an Dokumente mit Quellen, kairos zum Erkennen, Trennen und Auslesen eingehender Dokumente
Gebaut für	Bürger- und Sozialdaten in Verwaltung, dazu Patientendaten in Kliniken	Häuser mit Akten in enaio; laut Anbieter auch mit Lösungen für Verwaltungen, etwa zur OZG-Umsetzung
Wo das KI-Modell rechnet	Bei basebox: in unserer Cloud in Deutschland oder auf Ihrem Server	lumee: Modelle von Google im Standard; für Verwaltungen laut Anbieter über STACKIT in deutschen Rechenzentren; weitere Modelle projektbezogen
Verträge für Berufs- und Sozialgeheimnis	AVV und Vereinbarung nach § 203 StGB zum Herunterladen	Nennt der Anbieter auf Anfrage
Betriebswege	Unsere Cloud in Deutschland oder Server bei Ihnen, im Rechenzentrum oder auf Hardware Ihrer Wahl	enaio on-premises oder in der Cloud; kairos als SaaS in Deutschland oder on-premises
Preis bei 200 Personen	Cloud rund 240 € pro Person und Jahr, KI-Modell und Konnektoren der Bibliothek inklusive; Server über fünf Jahre rund 267 €	Nennt der Anbieter auf Anfrage
Nachweise	ISO 27001 zertifiziert (basebox GmbH), BSI C5 Typ 1 für die Cloud in Arbeit	Nennt der Anbieter auf Anfrage
Datenquellen	Konnektoren zu vielen Systemen, etwa SharePoint, Nextcloud, Exchange, Confluence	Dokumente im DMS
Anbindung an enaio	Konnektor „In Kürze“	Teil des Angebots

Angaben zu OPTIMAL SYSTEMS nach der Website des Anbieters, Stand 11.10.2026.

Was sind enaio, lumee und kairos?

OPTIMAL SYSTEMS aus Berlin entwickelt die Plattform enaio für Dokumentenmanagement; seit 2020 gehört das Unternehmen zu Kyocera Document Solutions. enaio umfasst laut Anbieter mehr als 100 Lösungen, etwa Rechnungsbearbeitung, Vertrags- und Personalakte, Archivierung und Workflows; für Verwaltungen gibt es unter anderem Lösungen zur OZG-Umsetzung und einen Mitzeichnungsworkflow.

Für KI bietet OPTIMAL SYSTEMS zwei Produkte. lumee ist ein Assistent, mit dem Personen Fragen an Dokumente stellen und Antworten mit Quellenangabe und Relevanzwert bekommen; laut Anbieter beachtet lumee das Rechtesystem des DMS vollständig. kairos verarbeitet eingehende Dokumente: Es erkennt den Dokumenttyp, liest Angaben wie IBAN oder Datum aus, trennt Stapel in einzelne Dokumente und erkennt Tabellen, jeweils mit einem Wert für die Sicherheit des Ergebnisses.

Wo laufen Plattform und KI-Modell?

OPTIMAL SYSTEMS: enaio läuft laut Anbieter on-premises oder in der Cloud. kairos gibt es als SaaS, betrieben von OPTIMAL SYSTEMS in Deutschland, oder on-premises. Bei lumee sind im Standard Modelle von Google eingebunden; einen Standort dafür nennt die Seite nicht. Für die öffentliche Verwaltung läuft die Verarbeitung laut Anbieter in deutschen Rechenzentren, das KI-Modell wird über STACKIT bereitgestellt. Weitere Modelle und selbst gehostete Lösungen sind projektbezogen möglich.

basebox: In der Cloud bekommt jede Organisation eine eigene Umgebung in unserem Rechenzentrum in Deutschland; das KI-Modell läuft auf unseren Servern im Rechenzentrum München-Ost. Beim Server steht die Hardware nur für Ihr Haus bereit, bei Ihnen und auf Wunsch ohne Internetverbindung, oder in einem Rechenzentrum, standardmäßig bei noris network in München. Ihre Daten trainieren kein Modell.

Was das für Bürger- und Sozialdaten bedeutet, erklären die Ratgeber Steuer-, Sozial- und Meldegeheimnis bei KI und § 203 StGB und KI.

Wie arbeiten beide zusammen?

basebox führt enaio in der Liste seiner Konnektoren unter Dokumentenmanagement und E-Akte, Status „In Kürze“. Ist der Konnektor da, findet basebox Akten und Dokumente aus enaio zusammen mit E-Mails, Wikis und Dateiablagen. Jeder Zugriff läuft mit den Rechten der Person, die fragt, standardmäßig nur lesend, und wird im Audit-Log festgehalten. lumee und kairos bleiben die KI im DMS selbst.

Was kostet es?

OPTIMAL SYSTEMS nennt keine Preise für enaio, lumee und kairos; Produktinformationen gibt es auf Anfrage.

basebox: Die Cloud startet ab 5 Personen mit 490 € pro Person und Jahr, bei 200 Personen sind es 47.932 € im Jahr. Mit Server für Kauf, Lizenz und Servicevertrag über fünf Jahre umgerechnet bei 200 Personen rund 267 € pro Person und Jahr; anmelden darf sich jeder. Listenpreise netto. Jede andere Personenzahl rechnet der Rechner.

Was muss Ihre IT tun?

OPTIMAL SYSTEMS: enaio läuft laut Anbieter on-premises oder in der Cloud, kairos als SaaS von OPTIMAL SYSTEMS in Deutschland oder on-premises; lumee steht laut Anbieter als Element in allen Oberflächen von enaio bereit. Den weiteren Aufwand für Ihre IT nennt der Anbieter auf Anfrage.

basebox: In der Cloud bindet Ihre IT die Anmeldung an Ihre Benutzerverwaltung an (LDAP, OIDC oder SAML, etwa Active Directory oder Microsoft Entra ID); Betrieb, Updates und Sicherung übernehmen wir. Beim Server stellen Sie Stellplatz, Strom und Netz; unser Hardware-Partner FAST LTA liefert in drei Wochen und baut an einem Tag ein. Die Inbetriebnahme in Ihrer IT und den laufenden Betrieb übernehmen wir auf Wunsch. Fachverfahren binden wir an, sobald der Hersteller den Zugang bereitstellt.

Was enaio mitbringt, was basebox nicht hat

• KI im DMS selbst: lumee steht als Element in allen Oberflächen von enaio bereit.
• Erfassung eingehender Dokumente: kairos erkennt Dokumenttypen, trennt Stapel und liest Daten aus, auch in Scanstrecken, als eigenes Produkt für den Posteingang.
• Dokumentenmanagement aus einer Hand: Ablage, Akten, Archiv und Workflows kommen vom selben Hersteller.
• Anbindung an enaio heute: Der Konnektor von basebox zu enaio ist noch nicht verfügbar.

Für wen passt was?

• enaio mit lumee und kairos passt zu Häusern, deren Akten in enaio liegen und die Fragen an diese Akten stellen oder den Posteingang automatisieren wollen.
• basebox passt zu Verwaltungen, deren Beschäftigte mit Bürger- und Sozialdaten arbeiten: in unserer Cloud in Deutschland oder auf einem Server bei Ihnen, mit KI über viele Systeme hinweg und Rechten aus der eigenen Benutzerverwaltung. Mehr dazu auf basebox für Kommunen.