basebox und enaio mit lumee und kairos im Vergleich: KI im DMS und KI-Plattform

Was unterscheidet basebox und die KI für enaio auf einen Blick?

Merkmal	basebox	enaio mit lumee und kairos
Kategorie	KI-Plattform: Chat, Apps, Konnektoren, Rechte, Protokoll	KI-Produkte rund um das Dokumentenmanagement enaio
Aufgaben	Fragen, Schreiben, Zusammenfassen, Apps für wiederkehrende Aufgaben	lumee: Fragen an Dokumente mit Quellen; kairos: Dokumente erkennen, trennen, Daten auslesen
Datenquellen	Konnektoren zu vielen Systemen, etwa SharePoint, Nextcloud, Netzlaufwerke, Exchange, Confluence	Dokumente im DMS
Betrieb	Unsere Cloud in Deutschland, Server bei Ihnen oder in unserem Rechenzentrum, Hardware Ihrer Wahl	enaio on-premises oder in der Cloud; kairos als SaaS in Deutschland oder on-premises
KI-Modell	In der Cloud in Deutschland, beim Server auf dem Server selbst	lumee: Modelle von Google im Standard, für Verwaltungen über STACKIT in Deutschland, weitere auf Wunsch
Anbindung an enaio	Konnektor „In Kürze“	Teil des Angebots
Preise	Öffentlich, ab 490 € pro Person und Jahr	Öffentlich nicht bekannt

Angaben zu OPTIMAL SYSTEMS nach der Website des Anbieters, Stand 11.10.2026.

Was sind enaio, lumee und kairos?

OPTIMAL SYSTEMS aus Berlin entwickelt die Plattform enaio für Dokumentenmanagement; seit 2020 gehört das Unternehmen zu Kyocera Document Solutions. enaio umfasst laut Anbieter mehr als 100 Lösungen, etwa Rechnungsbearbeitung, Vertrags- und Personalakte, Archivierung und Workflows; für Verwaltungen gibt es unter anderem Lösungen zur OZG-Umsetzung und einen Mitzeichnungsworkflow.

Für KI bietet OPTIMAL SYSTEMS zwei Produkte. lumee ist ein Assistent, mit dem Personen Fragen an Dokumente stellen und Antworten mit Quellenangabe und Relevanzwert bekommen; laut Anbieter beachtet lumee das Rechtesystem des DMS vollständig. kairos verarbeitet eingehende Dokumente: Es erkennt den Dokumenttyp, liest Angaben wie IBAN oder Datum aus, trennt Stapel in einzelne Dokumente und erkennt Tabellen, jeweils mit einem Wert für die Sicherheit des Ergebnisses.

Wo laufen Plattform und KI-Modell?

OPTIMAL SYSTEMS: enaio läuft laut Anbieter on-premises oder in der Cloud. kairos gibt es als SaaS, betrieben von OPTIMAL SYSTEMS in Deutschland, oder on-premises. Bei lumee sind im Standard Modelle von Google eingebunden; einen Standort dafür nennt die Seite nicht. Für die öffentliche Verwaltung läuft die Verarbeitung laut Anbieter in deutschen Rechenzentren, das KI-Modell wird über STACKIT bereitgestellt. Weitere Modelle und selbst gehostete Lösungen sind projektbezogen möglich.

basebox: In der Cloud bekommt jede Organisation eine eigene Umgebung in unserem Rechenzentrum in Deutschland; das KI-Modell läuft auf unseren Servern im Rechenzentrum München-Ost. Beim Server steht die Hardware nur für Ihr Haus bereit, bei Ihnen und auf Wunsch ohne Internetverbindung, oder in unserem Rechenzentrum. Ihre Daten trainieren kein Modell.

Wie arbeiten beide zusammen?

basebox führt enaio in der Liste seiner Konnektoren unter Dokumentenmanagement und E-Akte, Status „In Kürze“. Ist der Konnektor da, findet basebox Akten und Dokumente aus enaio zusammen mit E-Mails, Wikis und Dateiablagen. Jeder Zugriff läuft mit den Rechten der Person, die fragt, standardmäßig nur lesend, und wird im Audit-Log festgehalten. lumee und kairos bleiben die KI im DMS selbst.

Was kostet es?

OPTIMAL SYSTEMS nennt keine Preise für enaio, lumee und kairos; Produktinformationen gibt es auf Anfrage.

basebox: Die Cloud startet ab 5 Personen mit 490 € pro Person und Jahr, bei 200 Personen sind es 47.932 € im Jahr. Mit Server einmal 109.643 € für den Server, dazu 21.569 € Lizenz und 9.868 € Servicevertrag im Jahr; anmelden darf sich jeder. Listenpreise netto. Jede andere Personenzahl rechnet der Rechner.

Was enaio mitbringt, was basebox nicht hat

• KI im DMS selbst: lumee steht als Element in allen Oberflächen von enaio bereit.
• Erfassung eingehender Dokumente: kairos erkennt Dokumenttypen, trennt Stapel und liest Daten aus, auch in Scanstrecken, als eigenes Produkt für den Posteingang.
• Dokumentenmanagement aus einer Hand: Ablage, Akten, Archiv und Workflows kommen vom selben Hersteller.
• Anbindung an enaio heute: Der Konnektor von basebox zu enaio ist noch nicht verfügbar.

Für wen passt was?

• enaio mit lumee und kairos passt zu Häusern, deren Akten in enaio liegen und die Fragen an diese Akten stellen oder den Posteingang automatisieren wollen.
• basebox passt zu Häusern, die KI über viele Systeme hinweg einsetzen, Rechte aus der eigenen Benutzerverwaltung brauchen oder die KI auf einem Server im eigenen Haus betreiben wollen. Mehr dazu auf basebox für Kommunen.