Wie entlastet KI Medizinische Fachangestellte?

Warum ist Entlastung für MFA ein Thema?

Medizinische Fachangestellte halten die Praxis am Laufen: Empfang, Telefon, Termine, Rezepte, Überweisungen, Post, Abrechnung und Assistenz bei Untersuchungen. Neue Kräfte zu finden ist schwer. In der Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit liegt der Beruf mit einem Wert von 2,0 genau an der Schwelle, ab der ein Engpassberuf vorliegt (Bericht in zm online, September 2026). Jede Stunde, die an Routinetexten hängt, fehlt am Empfang und bei den Patientinnen und Patienten.

Welche Aufgaben kann KI übernehmen?

Aufgabe	Was die KI tut	Was bei der MFA bleibt
Telefon	nimmt Anliegen auf, wenn niemand abhebt, und legt sie als Nachricht ab	Rückruf, Entscheidung, Notfälle
E-Mail und Post	sortiert vor, fasst zusammen, schlägt eine Antwort vor	Prüfen und Absenden
Termine und Recall	entwirft Bestätigungen, Erinnerungen und Recall-Schreiben	Auswahl, wer angeschrieben wird
Patienteninformation	erklärt Vorbereitung und Nachsorge verständlich, übersetzt in andere Sprachen	fachliche Prüfung
Formulare und Anfragen	entwirft Antworten auf Anfragen von Kassen, Versicherungen oder Behörden	Daten prüfen, ärztliche Freigabe
Abrechnung	beantwortet Fragen zu EBM und GOÄ aus den Regelwerken	Entscheidung, was abgerechnet wird

Telefonassistenten sind eigene Produkte, die mit der Telefonanlage und dem Terminkalender verbunden werden. Mehr dazu: KI-Telefonassistenz für Arztpraxen. Für Texte, Übersetzungen und Nachschlagen genügt eine KI-Plattform, in die das Team Vorlagen und Dokumente einbringt.

Was dürfen MFA mit KI tun?

• Schweigepflicht: MFA sind als berufsmäßige Gehilfen selbst an § 203 StGB gebunden. Gibt die Praxis Patientendaten an einen KI-Anbieter, muss sie ihn zur Verschwiegenheit verpflichten (§ 203 Abs. 4 StGB).
• Datenschutz: Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO). Mit dem Anbieter braucht die Praxis einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Private Konten bei Chat-Diensten sind dafür nicht geeignet.
• Cloud: Für Gesundheitsdaten in einem Cloud-Dienst gilt § 393 SGB V; der Anbieter muss ein C5-Testat oder einen gleichwertigen Nachweis vorlegen. KI in der Arztpraxis →
• Delegation: Was ärztlich ist, bleibt ärztlich. Bei der ePA etwa dürfen Ärztinnen und Ärzte übertragbare Aufgaben an Gehilfen geben (§ 346 Abs. 1 SGB V); die Verantwortung bleibt bei ihnen.
• Transparenz: Antwortet eine KI Patientinnen und Patienten selbst, etwa am Telefon, müssen diese erkennen, dass sie mit einer KI sprechen (Art. 50 KI-Verordnung).

Keine Rechtsberatung: Die Hinweise ersetzen nicht die Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten. Stand der Recherche: 11. Oktober 2026.

Wie führt eine Praxis KI für das Team ein?

1. Mit dem Team die drei Aufgaben auswählen, die am meisten Zeit kosten.
2. Vorlagen sammeln: Musterbriefe, Praxisinformationen, häufige Fragen. Je besser die Vorlagen, desto besser die Entwürfe.
3. Regeln festlegen: Welche Daten hinein dürfen, wer Entwürfe prüft, was nie ohne ärztliche Freigabe hinausgeht.
4. Schulen: Eine kurze Schulung zu Möglichkeiten und Grenzen ist eine Maßnahme zur KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung; dokumentieren Sie sie. KI-Kompetenz nach Art. 4 →
5. Nach vier Wochen nachmessen: Wie viel Zeit spart es, wo hakt es?

Wie geht das mit basebox?

In basebox beschreibt das Team eine Aufgabe einmal als App, mit einer Anweisung und den passenden Dokumenten, ohne Programmieren, und gibt sie für die Gruppe frei. Wer eine App teilt, teilt nie Daten. Aus der Liste der Anwendungsfälle passen für Praxen und MVZ etwa: Terminbestätigungen und Recall-Schreiben entwerfen, Korrespondenzvorlagen aus Anlass und Empfänger, Nachsorgehinweise patientengerecht aufbereiten, Patienteninformationen in andere Sprachen übersetzen, Auskunft zur Abrechnung nach EBM und, nach Anbindung von Exchange, Antwortentwürfe aus dem Posteingang. An das Praxisverwaltungssystem oder die Telefonanlage ist basebox nicht angebunden.

Die Cloud startet ab 5 Personen mit 490 € pro Person und Jahr (Listenpreis netto, Laufzeit mindestens ein Jahr). basebox ist ISO 27001 zertifiziert. Für die Cloud auf unseren Servern führt basebox den Nachweis nach § 393 Abs. 4 SGB V über das ISO-Zertifikat mit Maßnahmenplan nach § 1 C5GleichwV und geht den Weg zum C5-Testat: zuerst Typ 1, danach Typ 2. Die Vereinbarung nach § 203 StGB und den AVV gibt es zum Herunterladen.