AnwendungsfälleStand 11. Oktober 2026René HerzerMit KI erstellt

KI-Telefonassistenz für Arztpraxen

Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn das Praxisteam nicht abhebt, fragt das Anliegen ab, bucht oder verschiebt Termine und gibt Rezeptwünsche, Überweisungen und Rückrufbitten als Nachricht an das Team weiter. Anrufende müssen erkennen, dass sie mit einer KI sprechen (Art. 50 KI-Verordnung). Weil schon der Anruf Gesundheitsdaten enthält, braucht die Praxis einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine Verpflichtung nach § 203 StGB und bei Cloud-Diensten einen Nachweis nach § 393 SGB V.

Was erledigt ein KI-Telefonassistent?

Der Assistent nimmt Anrufe an, die das Team nicht schafft, etwa in Stoßzeiten, in der Mittagspause oder nach Praxisschluss. Er führt ein Gespräch, fragt gezielt nach Name, Geburtsdatum und Anliegen und erledigt, was festgelegt ist:

Termine buchen, absagen oder verschieben, im Kalender der Praxis.
Anliegen weitergeben: Rezeptwünsche, Überweisungen, Befundfragen und Rückrufbitten landen als strukturierte Nachricht beim Team.
Auskunft zu Öffnungszeiten, Urlaub und Vertretung.
Weiterleiten, wenn ein Anruf dringend ist oder ein Mensch übernehmen soll.

Das Team bearbeitet die Nachrichten gesammelt, statt jeden Anruf einzeln anzunehmen. Was nicht automatisch geht, bleibt bei den Medizinischen Fachangestellten.

Welche Anbieter gibt es, und was kosten sie?

Eine Auswahl, Stand Oktober 2026:

Anbieter	Was bekannt ist	Preis
Doctolib (früher Aaron.ai)	2024 übernommen, Teil der Praxissoftware; versteht laut Doctolib 98 Sprachen und antwortet auf Deutsch	im Paket „Patientenmanagement“ 229 € im Monat je Arzt, Einrichtung ab 399 € (laut GIGA, April 2026)
fonio.ai (Österreich)	Telefonassistent für viele Branchen, auch Praxen	99 € im Monat für 1.000 Minuten, 299 € für 3.600 Minuten, netto bei jährlicher Zahlung

Viele Anbieter nennen Preise nur im Angebot. Fragen Sie, ob je Arzt, je Praxis oder nach Minuten abgerechnet wird und was die Anbindung an Telefonanlage und Kalender kostet. Mehr zu Kosten im Ratgeber Was kostet KI für eine Arztpraxis?, zu Doctolib im Vergleich basebox und Aaron.ai.

Was gilt rechtlich?

Transparenz: Seit dem 2. August 2026 gilt Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung. Wer mit einer KI spricht, muss das erkennen können, außer es ist offensichtlich. Die Pflicht trifft den Anbieter; eine klare Ansage zu Beginn schafft Sicherheit. Kennzeichnungspflicht nach Art. 50 →
Gesundheitsdaten: Schon „Ich brauche ein Rezept für mein Asthmaspray“ ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO. Mit dem Anbieter braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB).
Aufnahme: Wird das Gespräch aufgezeichnet, gilt zusätzlich § 201 StGB. Der Hinweis zu Beginn des Anrufs und die Rechtsgrundlage gehören in die Datenschutzinformation der Praxis.
Cloud: Telefonassistenten laufen fast immer in einer Cloud. Für Leistungserbringer nach dem SGB V verlangt § 393 SGB V ein C5-Testat des Anbieters oder einen gleichwertigen Nachweis: ISO 27001 mit Maßnahmenplan nach § 1 C5GleichwV. Beides muss der Anbieter auf Verlangen vorlegen.

Keine Rechtsberatung: Ob ein Telefonassistent für Ihre Praxis zulässig ist, prüft Ihr Datenschutzbeauftragter im Einzelfall.

Was sollten Praxen vor dem Start klären?

Grenzen festlegen: Welche Anliegen erledigt der Assistent, welche gehen immer an einen Menschen?
Notfälle: Bei welchen Stichworten wird weitergeleitet oder auf die 112 verwiesen?
Ältere Menschen und andere Sprachen: Gibt es einen Weg zum Team, wenn jemand mit der KI nicht zurechtkommt?
Speicherung: Was bleibt von einem Anruf, wo und wie lange?
Messen: Anteil erledigter Anrufe, Rückrufe, Beschwerden, vier Wochen lang.

Wie geht das mit basebox?

basebox ist kein Telefonassistent und nimmt keine Anrufe an. basebox ist eine KI-Plattform für die Arbeit am Schreibtisch. Für die ambulante Versorgung stehen in der Liste der Anwendungsfälle Terminbestätigungen und Recall-Schreiben, Auskunft zur Abrechnung nach EBM und, nach Anbindung des Praxisverwaltungssystems, Hinweise zur Plausibilität der Quartalsabrechnung. Dazu kommen Antwortentwürfe auf Beschwerden und Patienteninformationen in Leichter Sprache.

basebox ist ISO 27001 zertifiziert. Für die Cloud auf unseren Servern führt basebox den Nachweis nach § 393 Abs. 4 SGB V über das ISO-Zertifikat mit Maßnahmenplan nach § 1 C5GleichwV und geht den Weg zum C5-Testat: zuerst Typ 1, danach Typ 2. Die Cloud gibt es ab 5 Personen für 490 € pro Person und Jahr (Listenpreis netto). Ein Telefonassistent für die Anrufe und basebox für die übrigen Texte lassen sich nebeneinander nutzen.

Häufige Fragen

Erkennt der Telefonassistent einen Notfall?

Viele Assistenten leiten Anrufe weiter, die sie als dringend einstufen. Verlassen sollten Sie sich darauf nicht allein: Legen Sie mit dem Anbieter fest, bei welchen Stichworten weitergeleitet wird, und prüfen Sie das vor dem Start mit Testanrufen.

Muss die Ansage sagen, dass eine KI spricht?

Ja. Nach Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung muss ein System, das mit Menschen spricht, so gestaltet sein, dass sie das erkennen, es sei denn, es ist offensichtlich. Die Pflicht gilt seit dem 2. August 2026 und trifft den Anbieter; prüfen Sie trotzdem die Ansage Ihrer Praxis.

Werden die Anrufe aufgezeichnet?

Das hängt vom Produkt und von den Einstellungen ab. Manche speichern Aufnahme und Abschrift, manche nur eine Zusammenfassung, einige bieten eine Einstellung ohne Speicherung. Fragen Sie nach Speicherdauer und Rechtsgrundlage.

Quellen

Sicherheit und Nachweise Ihren Preis berechnen

Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI erstellt, auf Grundlage der genannten Quellen. Verantwortlich für den Inhalt: basebox GmbH. Keine Rechtsberatung, keine Haftung. Stand der Recherche: 11. Oktober 2026.