basebox und Aaron.ai im Vergleich: KI am Telefon oder im ganzen Haus

Was unterscheidet basebox und Aaron.ai auf einen Blick?

Merkmal	basebox	Aaron.ai (Doctolib)
Was es ist	KI-Plattform: Chat, Apps, Konnektoren, Rechte, Protokoll	KI-Telefonassistent, Teil der Praxissoftware von Doctolib; Aaron.ai war ein Anbieter aus Berlin, 2024 von Doctolib übernommen
Gebaut für	Patientendaten in Krankenhaus und MVZ, für die Arbeit der Beschäftigten	Arztpraxen, MVZ und Krankenhäuser, für Anrufe von Patientinnen und Patienten
Wo das KI-Modell rechnet	Bei basebox: in unserer Cloud in Deutschland oder auf Ihrem Server	Nennt der Anbieter auf Anfrage
Verträge für Berufs- und Sozialgeheimnis	AVV und Vereinbarung nach § 203 StGB zum Herunterladen	Nennt der Anbieter auf Anfrage
Betriebswege	Unsere Cloud in Deutschland oder Server bei Ihnen, im Rechenzentrum oder auf Hardware Ihrer Wahl	Dienst von Doctolib; Speicherort nennt der Anbieter auf Anfrage
Preis bei 200 Personen	Cloud rund 240 € pro Person und Jahr, KI-Modell und Konnektoren der Bibliothek inklusive; Server über fünf Jahre rund 267 €	Nennt der Anbieter auf Anfrage, nach einem Beratungsgespräch
Nachweise	ISO 27001 zertifiziert (basebox GmbH), BSI C5 Typ 1 für die Cloud in Arbeit	Nennt der Anbieter auf Anfrage
Aufgaben	Texte, Auskunft, Zusammenfassungen, eigene Apps	Anrufe annehmen, Anliegen abfragen, Termine buchen, Anfragen an das Team weitergeben

Was ist Aaron.ai?

Aaron.ai war ein Berliner Anbieter von KI-Telefonassistenten für Arztpraxen. Im Mai 2024 hat Doctolib das Unternehmen übernommen und die Technik in seine Praxissoftware eingebaut. Die Adresse aaron.ai leitet heute auf eine Seite von Doctolib, auf der Praxen, MVZ und Krankenhäuser eine Beratung zum KI-Telefonassistenten anfragen können.

Der Telefonassistent nimmt Anrufe an, führt das Gespräch strukturiert, fragt gezielt nach den nötigen Angaben und fasst den Anruf zusammen. Termine lassen sich buchen, absagen oder verschieben; was nicht automatisch erledigt wird, landet als Anfrage beim Praxisteam. Laut Doctolib versteht der Assistent 98 Sprachen und antwortet derzeit auf Deutsch. Verhalten bei bestimmten Anliegen, Begrüßung und Öffnungszeiten lassen sich einstellen (Stand Februar 2026).

Wo laufen Plattform und KI-Modell?

Wo Doctolib Aufnahmen und Texte des Telefonassistenten verarbeitet und welche Sprach- und KI-Modelle dahinterstehen, nennt die Website nicht. Fragen Sie nach Speicherort, Unterauftragsverarbeitern, Speicherdauer der Aufnahmen und ob Daten zum Training verwendet werden.

Bei basebox läuft die Plattform in einer eigenen Umgebung je Organisation in unserem Rechenzentrum in Deutschland oder auf einem Server nur für Sie. In der Cloud läuft das KI-Modell auf unseren Servern im Rechenzentrum München-Ost. Ihre Daten trainieren kein Modell. basebox ist ISO 27001 zertifiziert. Für die Cloud auf unseren Servern führt basebox den Nachweis nach § 393 Abs. 4 SGB V über das ISO-27001-Zertifikat mit Maßnahmenplan nach § 1 C5GleichwV und geht den Weg zum C5-Testat: zuerst Typ 1, danach Typ 2. Auf dem Server im eigenen Haus ist C5 nicht nötig, dort gelten Ihre Vorgaben als Betreiber. Was Praxen nach § 393 SGB V bei Cloud-Diensten beachten müssen, steht im Ratgeber KI in der Arztpraxis.

Was das für Patientendaten bedeutet, erklären die Ratgeber Art. 9 DSGVO und KI und § 203 StGB und KI.

Was kostet es?

Doctolib nennt für den Telefonassistenten keinen Preis auf der Website; Praxen erhalten ihn nach einem Beratungsgespräch.

basebox in der Cloud kostet 490 € pro Person und Jahr ab 5 Personen, bei 10 Personen also 4.900 € im Jahr. Gezählt werden die Personen, die die KI nutzen. Listenpreise netto. Jede andere Personenzahl rechnet der Rechner.

Was muss Ihre IT tun?

Aaron.ai: Der Telefonassistent ist laut Anbieter ein Dienst von Doctolib und Teil seiner Praxissoftware mit Terminverwaltung. Den weiteren Aufwand für Ihre IT nennt der Anbieter auf Anfrage.

basebox: In der Cloud bindet Ihre IT die Anmeldung an Ihre Benutzerverwaltung an (LDAP, OIDC oder SAML, etwa Active Directory oder Microsoft Entra ID); Betrieb, Updates und Sicherung übernehmen wir. Beim Server stellen Sie Stellplatz, Strom und Netz; unser Hardware-Partner FAST LTA liefert in drei Wochen und baut an einem Tag ein. Die Inbetriebnahme in Ihrer IT und den laufenden Betrieb übernehmen wir auf Wunsch. Fachsysteme wie das KIS binden wir an, sobald der Hersteller den Zugang bereitstellt.

Was Aaron.ai mitbringt, was basebox nicht hat

• Telefon: Anrufe annehmen, das Anliegen abfragen und den Anruf zusammenfassen.
• Terminbuchung im Praxiskalender von Doctolib.
• Viele Sprachen beim Verstehen der Anrufenden.
• Teil einer Praxissoftware mit Terminverwaltung und Praxisverwaltungssystem aus einer Hand.

Für wen passt was?

• Aaron.ai von Doctolib passt zu Praxen und MVZ, deren Telefon überlastet ist und die Termine automatisch vergeben wollen, besonders wenn sie Doctolib schon nutzen.
• basebox passt zu Häusern, deren Beschäftigte mit Patientendaten arbeiten und KI für Texte und Auskunft nutzen wollen, etwa MVZ und Krankenhäuser, in unserer Cloud in Deutschland oder auf einem Server bei Ihnen: Terminbestätigungen und Recall-Schreiben, Auskunft zur Abrechnung, Zusammenfassungen und Briefentwürfe. Anwendungsfälle
• Beides zusammen ist möglich: der Telefonassistent für Anrufe, basebox für die Arbeit am Schreibtisch.