KI in der Dienstplanung: was erlaubt ist und wer mitbestimmt

Was kann KI bei der Dienstplanung?

Die Dienstplanung in der Pflege ist ein Puzzle: Frühdienst, Spätdienst, Nachtdienst, Wochenenden, Urlaub, Krankheit, Wünsche, Teilzeit, und in jeder Schicht muss die richtige Mischung aus Fachkräften und Assistenzkräften da sein. Planungssoftware mit Optimierung oder KI kann dabei helfen:

Aufgabe	Was die Software tut
Plan vorschlagen	erstellt einen Entwurf aus Bedarf, Qualifikationen, Verträgen und Wünschen
Regeln prüfen	zeigt Verstöße gegen Arbeitszeitgesetz, Tarifvertrag und Dienstvereinbarung an
Ausfälle	schlägt bei Krankmeldungen vor, wer einspringen könnte, nach festgelegten Regeln
Fairness	verteilt Wochenenden, Nächte und Feiertage gleichmäßig
Auskunft	beantwortet Fragen zu Tarif, Dienstvereinbarung und Arbeitszeitregeln

Die Entscheidung über den Plan trifft die Pflegedienstleitung oder Wohnbereichsleitung. Wie gut ein Vorschlag ist, hängt von den Regeln ab, die das Haus hinterlegt.

Welche Arbeitszeitregeln muss ein Dienstplan einhalten?

Das Arbeitszeitgesetz gilt auch, wenn eine Software plant. Die wichtigsten Regeln (Stand Oktober 2026):

• Höchstarbeitszeit: acht Stunden werktäglich, bis zu zehn Stunden, wenn im Durchschnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).
• Pausen: 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden (§ 4 ArbZG).
• Ruhezeit: mindestens elf Stunden zwischen zwei Diensten. In Krankenhäusern und Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung darf sie um bis zu eine Stunde kürzer sein, wenn eine andere Ruhezeit innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen auf mindestens zwölf Stunden verlängert wird (§ 5 ArbZG).
• Nachtarbeit: Für Nachtarbeitnehmer gelten eigene Schutzregeln (§ 6 ArbZG).
• Abweichungen: Tarifverträge und darauf beruhende Betriebs- oder Dienstvereinbarungen können in Grenzen abweichen (§ 7 ArbZG).

Eine Planungssoftware sollte diese Regeln mit den Abweichungen aus Ihrem Tarifvertrag kennen und Verstöße anzeigen, bevor der Plan veröffentlicht wird.

Wer bestimmt mit?

• Betriebsrat: Er bestimmt mit bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen und der Verteilung auf die Wochentage (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG), bei vorübergehender Verkürzung oder Verlängerung (Nr. 3) und bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen (Nr. 6). Nach dem Bundesarbeitsgericht genügt dafür, dass ein System objektiv geeignet ist, solche Informationen zu erheben; ob der Arbeitgeber sie auswerten will, ist unerheblich (BAG, Beschluss vom 13. Dezember 2016, 1 ABR 7/15).
• Personalrat: Im öffentlichen Dienst des Bundes gilt § 80 BPersVG: Abs. 1 Nr. 1 für Arbeitszeit und Pausen, Nr. 21 für technische Einrichtungen; Abs. 2 nennt die Grundsätze für die Aufstellung der Dienstpläne. Für kommunale Häuser gelten die Personalvertretungsgesetze der Länder.
• Mitarbeitervertretung: Bei kirchlichen Trägern gelten MAVO und MVG-EKD mit ähnlichen Rechten.

Am besten wird die Einführung in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung geregelt: Zweck, Daten, Auswertungen, die ausgeschlossen sind, Rechte der Beschäftigten. Muster-Vereinbarung und Ablauf →

Wann ist Dienstplan-KI ein Hochrisiko-System?

Die KI-Verordnung zählt in Anhang III Nr. 4 Buchst. b Systeme zu den Hochrisiko-Systemen, die bestimmungsgemäß Entscheidungen über Arbeitsbedingungen beeinflussen, Aufgaben nach individuellem Verhalten oder persönlichen Merkmalen zuweisen oder Leistung und Verhalten von Beschäftigten beobachten und bewerten. Ein Dienstplan-Werkzeug, das Arbeitszeitregeln prüft und Wünsche abgleicht, fällt in der Regel nicht darunter. Anders sieht es aus, wenn eine Software Dienste nach einer Bewertung der Zuverlässigkeit einzelner Pflegekräfte verteilt oder Krankheitsmuster auswertet.

Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten nach der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 ab dem 2. Dezember 2027. Wer ein solches System am Arbeitsplatz einsetzt, muss dann unter anderem die Arbeitnehmervertretung und die betroffenen Beschäftigten vorher informieren (Art. 26 Abs. 7 KI-Verordnung). Hochrisiko-KI erkennen →

Was gilt für den Datenschutz?

Dienstpläne enthalten Beschäftigtendaten, Krankmeldungen auch Gesundheitsdaten. Eine Entscheidung, die Beschäftigte erheblich beeinträchtigt, darf nicht ausschließlich automatisiert fallen (Art. 22 DSGVO). Klären Sie mit dem Anbieter, wo die Daten liegen, ob sie zum Training verwendet werden, und schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Keine Rechtsberatung: Arbeitszeitrecht, Tarifverträge und Mitbestimmung hängen vom Einzelfall ab. Prüfen Sie Ihre Planung mit Personalabteilung, Arbeitnehmervertretung und gegebenenfalls einer Rechtsberatung.

Wie geht das mit basebox?

basebox ist keine Dienstplan-Software und plant keine Schichten. Die Plattform hilft bei den Texten und Fragen rund um die Dienstplanung: Unter den Anwendungsfällen für Kliniken stehen „Suche in Dienstvereinbarungen und Arbeitsrecht“ und „Tarifauskunft TVöD-K und TV-Ärzte/VKA“, jeweils startklar nach kurzer Einrichtung. Anwendungsfälle →

Für die Mitbestimmung gilt bei basebox: Protokolliert wird zur Sicherheit, nicht zur Leistungskontrolle. Im Dashboard sieht Ihr Administrator die Nutzung, auch je Person, aber keine Fragen oder Inhalte. Rollen kommen aus Ihrer Benutzerverwaltung. Auf /sicherheit liegt eine Muster-Betriebsvereinbarung als unverbindlicher Entwurf, auch als Dienstvereinbarung nutzbar.