KI gemeinsam beschaffen: Zweckverband, gemeinsame Vergabe und Rahmenvertrag

Warum KI gemeinsam beschaffen?

Eine KI-Plattform braucht Anbindung an Fachverfahren, Regeln für Rechte und Protokoll, Schulung und Betrieb. Für eine Gemeinde mit 30 Beschäftigten ist das viel Aufwand für wenige Personen. Gemeinsam teilen sich die Kommunen die Arbeit an Ausschreibung, Datenschutz-Folgenabschätzung und Dienstvereinbarung, und der Preis pro Person sinkt mit der Größe. Ob sich KI für eine kleine Gemeinde überhaupt lohnt, beantwortet der Ratgeber Lohnt sich KI auch für kleine Gemeinden?. Hier geht es um das Wie.

Welche drei Wege gibt es?

Weg	Wer schreibt aus?	Passt, wenn
Über Zweckverband oder kommunalen IT-Dienstleister	Der Zweckverband beim Anbieter; die Kommunen rufen bei ihm ohne Ausschreibung ab	ein gemeinsam kontrollierter Dienstleister schon besteht und die Plattform betreiben kann
Gemeinsame Ausschreibung	Eine Kommune oder ein Verband für alle	mehrere Kommunen zur selben Zeit einführen wollen
Rahmenvereinbarung	Eine Stelle schließt sie, die genannten Auftraggeber rufen ab	Kommunen nach und nach einsteigen sollen

Wann darf eine Kommune ohne Ausschreibung beim Zweckverband abrufen?

Das Vergaberecht gilt nicht für Aufträge an eine Einrichtung, die mehrere öffentliche Auftraggeber gemeinsam wie eine eigene Dienststelle kontrollieren (§ 108 Abs. 4 und 5 GWB). Drei Bedingungen müssen zusammen erfüllt sein:

1. Gemeinsame Kontrolle: In den beschlussfassenden Organen sitzen Vertreter aller beteiligten Kommunen, und sie bestimmen gemeinsam Ziele und wesentliche Entscheidungen.
2. Wesentlichkeit: Mehr als 80 Prozent der Tätigkeit dienen Aufgaben für die kontrollierenden Kommunen.
3. Kein privates Kapital: Keine direkte private Beteiligung.

Daneben erlaubt § 108 Abs. 6 GWB eine Zusammenarbeit zwischen Kommunen ohne gemeinsame Einrichtung, wenn sie gemeinsame Ziele im öffentlichen Interesse verfolgt und die Beteiligten weniger als 20 Prozent der Tätigkeiten auf dem Markt erbringen.

Wichtig: Diese Ausnahme gilt nur im Verhältnis zwischen Kommune und Zweckverband. Kauft der Zweckverband die KI-Plattform, die Hardware oder den Betrieb bei einem privaten Anbieter, ist er selbst öffentlicher Auftraggeber und muss ausschreiben.

Wie läuft eine gemeinsame Ausschreibung?

Mehrere öffentliche Auftraggeber dürfen vereinbaren, einen Auftrag gemeinsam zu vergeben (§ 4 Abs. 1 VgV). Bewährt hat sich:

• Vereinbarung vorab: Wer führt das Verfahren, wer trägt welche Kosten, wer entscheidet über den Zuschlag, wie werden Lizenzen und Rechnungen aufgeteilt?
• Gemeinsame Verantwortung: Wird das Verfahren im Namen aller geführt, sind alle für die Einhaltung des Vergaberechts verantwortlich, auch wenn eine Kommune es allein durchführt (§ 4 Abs. 2 VgV).
• Auftragswert zusammenrechnen: Maßgeblich ist der Wert für alle Beteiligten über die ganze Laufzeit (§ 3 VgV). Fünf Gemeinden, die einzeln unter der EU-Schwelle von 216.000 € netto blieben, liegen gemeinsam oft darüber.
• Eine Plattform, getrennte Bereiche: Beschreiben Sie, ob jede Kommune ihre eigenen Gruppen, Rechte und Dokumente braucht, und ob Anwendungen über Gemeindegrenzen hinweg geteilt werden dürfen.

Wann ist eine Rahmenvereinbarung besser?

Wenn nicht alle Kommunen zum selben Zeitpunkt starten. Die Rahmenvereinbarung nennt alle Auftraggeber, die abrufen dürfen, und das voraussichtliche Volumen, so genau wie möglich (§ 21 Abs. 1 und 2 VgV). Einzelaufträge gehen nur an die in der Bekanntmachung genannten Auftraggeber. Oberhalb der EU-Schwelle läuft eine Rahmenvereinbarung in der Regel höchstens vier Jahre.

Wie ist es in Österreich und der Schweiz?

• Österreich: Das BVergG 2018 nimmt Aufträge an gemeinsam kontrollierte Rechtsträger und die Zusammenarbeit zwischen öffentlichen Auftraggebern unter vergleichbaren Bedingungen aus (§ 10). Zudem können Gemeinden aus Rahmenvereinbarungen der Bundesbeschaffung GmbH abrufen; mehr im Ratgeber Vergaberecht in Österreich.
• Schweiz: Das BöB gilt nicht für Leistungen von Einrichtungen, die die Auftraggeberin wie eigene Dienststellen kontrolliert, und von anderen unterstellten Auftraggeberinnen, die nicht im Wettbewerb mit Privaten anbieten (Art. 10 Abs. 3). Für Gemeinden gilt das Recht ihres Kantons; mehr im Ratgeber Vergaberecht in der Schweiz.

Keine Rechtsberatung: Ob die Ausnahmen für Ihre Zusammenarbeit greifen, prüfen Vergabestelle und Kommunalaufsicht im Einzelfall. Landesrecht und Steuerrecht können zusätzliche Anforderungen stellen; Stand der Recherche: 11.10.2026.

Wie geht das mit basebox?

Für einen Verbund gibt es bei basebox einen gemeinsamen Vertrag, auch für Verwaltungsgemeinschaft, Amt, Verbandsgemeinde, Zweckverband und ähnliche Zusammenschlüsse: In der Cloud zählen die Personen aller Gemeinden zusammen und senken den Preis pro Person. Wie die Gemeinden getrennt sind, entscheidet der Verbund: eine Organisation, in der die Gemeinden Gruppen sind, oder eine eigene Instanz je Gemeinde; der Verbundpreis gilt in beiden Fällen. basebox läuft auch im Rechenzentrum Ihres kommunalen IT-Dienstleisters oder Zweckverbands; die Lizenz gilt dann für dessen Server, und anmelden darf sich jeder. Betreibt der Dienstleister basebox für mehrere Kommunen, bekommt jede eine eigene, getrennte Umgebung mit eigener Benutzerverwaltung; die Bedingungen dafür stehen in der Partnervereinbarung, die Sie mit dem Angebot bekommen. Den Preis für Ihren Verbund rechnet der Rechner.