KI und Ratsinformationssystem: Was OParl leistet und wo es endet

Was steht im Ratsinformationssystem, und wofür braucht es die KI?

Ein Ratsinformationssystem verwaltet Sitzungen, Tagesordnungen, Vorlagen, Beschlüsse und Gremien, oft über viele Jahre. Gesucht wird darin meist nach Stichworten. Eine KI beantwortet Fragen in ganzen Sätzen und mit Quelle:

• „Was hat der Bauausschuss 2024 zum Radweg an der Hauptstraße beschlossen?“
• „Welche Vorlagen zum Haushalt liegen für die nächste Sitzung vor?“
• „Fasse die Beratung zum Feuerwehrbedarfsplan zusammen.“

Wie die KI Protokolle, Vorlagen und Beschlussvorlagen entwirft, beschreibt der Ratgeber KI für Sitzungsdienst und Ratsprotokolle. Hier geht es um die Technik dahinter.

Was ist OParl?

OParl ist eine offene, standardisierte Schnittstelle für Ratsinformationssysteme. Getragen wird die Spezifikation von der Open Knowledge Foundation Deutschland und Vitako, der Bundesarbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister; entwickelt wurde sie mit Herstellern von Ratsinformationssystemen. Die aktuelle Fassung ist OParl 1.1.

OParl beschreibt Körperschaften, Gremien, Personen, Sitzungen, Tagesordnungspunkte, Vorlagen, Beschlüsse und Dateien in einem einheitlichen Format (JSON). Eine Anwendung, die OParl spricht, kann damit jedes Ratsinformationssystem lesen, das die Schnittstelle anbietet, unabhängig vom Hersteller.

Wo endet OParl?

OParl ist für öffentliche Inhalte gedacht, also für das, was auch das Bürgerinformationssystem zeigt. Für die Arbeit der Verwaltung fehlt damit ein wichtiger Teil:

Inhalt	Über OParl	Über die Schnittstelle des Herstellers
Öffentliche Sitzungen, Vorlagen, Beschlüsse	ja	je nach System
Nichtöffentliche Vorlagen und Protokolle	nein	je nach System, mit Rechten
Entwürfe und Vorlagen im Umlauf	nein	je nach System
Rechte einzelner Personen und Gremien	nein	je nach System

Für nichtöffentliche Unterlagen braucht die KI deshalb einen Zugang über die Schnittstelle des Herstellers, der die Rechte jeder Person beachtet. Ob Ihr System das anbietet und unter welchen Bedingungen, klären Sie mit dem Hersteller.

Was gilt für nichtöffentliche Unterlagen?

Nichtöffentliche Beratungsgegenstände unterliegen der Verschwiegenheit nach Gemeindeordnung und Beamten- oder Tarifrecht. Eine KI darf damit arbeiten, wenn sie in einem Rahmen läuft, den die Verwaltung kontrolliert, und wenn der Anbieter vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Amtsverschwiegenheit und KI →

Wichtig sind außerdem die Rechte: Wer welche nichtöffentlichen Unterlagen sehen darf, regeln Gemeindeordnung und Geschäftsordnung, oft je Gremium. Das Ratsinformationssystem bildet diese Rechte ab. Eine Anbindung über ein gemeinsames Dienstkonto, das alles liest, würde diese Grenze aufheben.

Wie geht das mit basebox?

Für den Sitzungsdienst bringt basebox die Apps „Sitzungsprotokoll“, „Beschlussvorlage entwerfen“ und „Ratsvorlage zusammenfassen“ mit. Geschäftsordnung, Hauptsatzung und Vorlagenarchiv hinterlegen Sie einmal als Dokumente und geben sie für die passenden Gruppen frei; jede Antwort zeigt die zitierte Textstelle.

Die Konnektoren für Ratsinformationssysteme sind angekündigt („In Kürze“): OParl als offener Standard für alle Ratsinformationssysteme sowie ALLRIS, SessionNet, SD.NET und more!rubin für Sitzungen, Vorlagen und Beschlüsse. Den aktuellen Stand zeigt die Seite Konnektoren. Konnektoren lesen bei basebox standardmäßig nur, mit den Rechten der Person, die fragt, und jeder Aufruf steht im Audit-Log.

Für nichtöffentliche Sitzungen: basebox läuft in unserer Cloud in Deutschland oder auf einem Server nur für Ihre Verwaltung, Ihre Daten trainieren kein Modell, und die Vereinbarung nach § 203 StGB gilt auch für Amtsträger. Auf Wunsch einer Behörde verpflichtet basebox seine Beschäftigten förmlich nach dem Verpflichtungsgesetz.