KI und kommunale Fachverfahren: Wie kommt sie an E-Akte und Dokumentenmanagement?
Eine KI liest aus E-Akte, Dokumentenmanagement oder Fachverfahren nur über eine Schnittstelle des Herstellers oder über eine Plattform, die die Verfahren der Verwaltung schon verbindet. Entscheidend ist, dass sie mit den Rechten der Person liest, die fragt, und standardmäßig nur liest. Viele Aufgaben brauchen keine Anbindung: Bescheide erklären, Bürgeranfragen beantworten oder Vorschriften durchsuchen läuft mit Dokumenten und E-Mails. Die Anbindung folgt danach, System für System.
Welche Systeme kommen für eine Anbindung in Frage?
In einer Verwaltung liegen Daten in vielen Systemen. Für eine KI sind vor allem diese interessant:
| System | Was die KI damit kann | Typische Frage |
|---|---|---|
| E-Akte und Dokumentenmanagement | Akten und Dokumente finden, zusammenfassen, Bearbeitungsstand nennen | „Was ist der Stand im Bauantrag Müllerstraße?“ |
| Fachverfahren (Bau, Gewerbe, Soziales …) | Fristen, Status und Vorgangsdaten lesen | „Welche Anträge laufen diese Woche ab?“ |
| Haushalt und Finanzen | Ansätze, Ist-Werte und Abweichungen erklären | „Warum liegt das Produkt 1.1 über Plan?“ |
| Ticketsystem | Anliegen einordnen und Antworten vorschlagen | „Gab es das Problem schon einmal?“ |
| Ratsinformationssystem | Beschlüsse und Vorlagen finden | eigener Ratgeber: Ratsinformationssysteme anbinden |
Viele Aufgaben brauchen keines dieser Systeme. Bürgeranfragen beantworten, Bescheide in verständliche Sprache bringen oder Satzungen durchsuchen läuft mit Dokumenten und E-Mails. Das ist meist der erste Schritt. KI in der Kommunalverwaltung →
Welche Schnittstellen und Standards gibt es?
- Schnittstelle des Herstellers: Die meisten Systeme für Dokumentenmanagement und E-Akte haben eine eigene Schnittstelle, über die andere Anwendungen Akten und Dokumente lesen können. Sie ist der übliche Weg.
- XÖV-Standards: Für den Datenaustausch zwischen Behörden gibt es XÖV-Standards, gepflegt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards. xdomea regelt den Austausch und die Aussonderung von Akten zwischen Systemen; der IT-Planungsrat hat seine Verwendung 2017 verbindlich beschlossen. Für eine KI ist xdomea vor allem beim Export ganzer Akten nützlich, weniger für gezielte Fragen.
- Plattform, die Fachverfahren verbindet: Viele Verwaltungen und kommunale IT-Dienstleister führen ihre Fachverfahren über eine Integrationsplattform zusammen. Eine KI, die dort andockt, erreicht die Systeme, die schon angebunden sind, mit einer einzigen Verbindung.
- Export als Datei: Berichte oder Listen hochladen. Handarbeit, aber ohne Eingriff ins Verfahren.
Was ist bei Rechten und Datenschutz zu klären?
- Eigene Rechte statt Dienstkonto: Die KI darf nur zeigen, was die Person im System ohnehin sehen darf. Ein gemeinsames Dienstkonto mit Lesezugriff auf alles hebelt die Rechte des Fachverfahrens aus.
- Lesen oder schreiben: Für Auskunft und Entwürfe reicht Lesen. Schreibende Zugriffe gehören einzeln freigegeben.
- Protokoll: Jeder Zugriff auf eine Akte gehört ins Protokoll, auch der über die KI.
- Besondere Daten: Sozialdaten nach SGB X, Steuer- oder Meldedaten unterliegen eigenen Vorschriften. Klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, welche Verfahren angebunden werden.
- Personalrat: Neue Zugriffe und Protokolle sind oft mitbestimmungspflichtig. Muster-Vereinbarung und Ablauf →
Was sollten Sie den Hersteller fragen?
- Gibt es eine dokumentierte Schnittstelle, über die eine andere Anwendung lesen darf?
- Kann sich die Anwendung mit dem Konto der jeweiligen Person anmelden?
- Was kostet die Freigabe, und braucht es eine Lizenz für die Schnittstelle?
- Läuft die Anbindung auch, wenn Ihr kommunaler IT-Dienstleister das System betreibt?
Wie geht das mit basebox?
basebox liest aus Ihren Systemen standardmäßig nur, mit den Rechten der Person, die fragt, ohne gemeinsames Dienstkonto; jeder Aufruf eines Konnektors steht im Audit-Log. Schreibende Zugriffe stimmen wir mit Ihnen ab und geben sie gezielt frei.
- Verfügbar: Exchange, SharePoint, Nextcloud, Netzlaufwerke, Confluence und weitere Konnektoren aus der Bibliothek, in der Lizenz enthalten.
- Angekündigt („In Kürze“): Konnektoren für die Systeme für Dokumentenmanagement und E-Akte d.velop, enaio, regisafe, Fabasoft eGov-Suite und ELO, für Haushalt und Finanzen SAP und Infoma newsystem, für Tickets Znuny / OTRS und für Geoportale. Den aktuellen Stand zeigt die Seite Konnektoren.
- Integrationsplattform: basebox kann an eine Plattform andocken, die Ihre Fachverfahren schon verbindet, und erreicht dann die dort angebundenen Systeme, standardmäßig nur lesend. Den Aufwand prüfen wir kostenlos.
- Anderes System: Hat es eine Schnittstelle, bauen wir den Konnektor zum Festpreis, einmalig zwischen 1.900 € und 13.800 € (Listenpreise netto); die Konzeption ist kostenlos. Meist ist er in höchstens fünf Werktagen fertig.
Hersteller wie d.velop und enaio bieten auch eigene KI-Funktionen im Dokumentenmanagement an: basebox und d.velop, basebox und enaio.
Häufige Fragen
Liest die KI alle Akten, wenn das Dokumentenmanagement angebunden ist?
Sie sollte es nicht. Eine gute Anbindung liest mit den Rechten der Person, die fragt: Wer eine Akte im Dokumentenmanagement nicht öffnen darf, bekommt sie auch über die KI nicht zu sehen. Fragen Sie jeden Anbieter, ob er ein gemeinsames Dienstkonto nutzt.
Bringt unser Dokumentenmanagement nicht schon eigene KI mit?
Manche Hersteller bieten KI-Funktionen im eigenen System an. Sie arbeiten mit den Akten dieses Systems. Eine KI-Plattform arbeitet mit vielen Systemen zugleich, etwa E-Akte, E-Mail und Ratsinformation. Beides kann sich ergänzen.
Was ist mit Melde- und Personenstandsdaten?
Diese Register unterliegen besonderen Vorschriften. Ob und wie eine KI damit arbeiten darf, klären Sie vor jeder Anbindung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und dem Hersteller des Fachverfahrens.
Quellen
Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI erstellt, auf Grundlage der genannten Quellen. Verantwortlich für den Inhalt: basebox GmbH. Keine Rechtsberatung, keine Haftung. Stand der Recherche: 11. Oktober 2026.