KI gegen Fachkräftemangel in der Verwaltung

Wie groß ist der Fachkräftemangel in der Verwaltung?

Nach dem Monitor öffentlicher Dienst 2025 des Deutschen Beamtenbunds (dbb) fehlten dem öffentlichen Dienst Anfang 2025 rund 570.000 Beschäftigte, etwa 20.000 mehr als im Jahr davor. Die Zahl ist eine Schätzung des Verbands. Hinzu kommen Abgänge in den Ruhestand: Das Statistische Bundesamt zählte allein für 2024 rund 55.900 neue Pensionärinnen und Pensionäre, die Tarifbeschäftigten nicht mitgerechnet. Für Kommunen bedeutet das: Aufgaben bleiben, Stellen bleiben unbesetzt, und mit jeder Person, die geht, geht auch Erfahrung.

Wo nimmt KI der Verwaltung Arbeit ab?

KI hilft dort, wo ein großer Teil der Arbeit aus Schreiben, Lesen und Nachschlagen besteht:

Aufgabe	Was die KI übernimmt	Was beim Menschen bleibt
Bürgeranfragen	Antwort aus Merkblättern entwerfen	prüfen, ergänzen, verschicken
Protokolle und Vorlagen	Entwurf aus Stichpunkten oder Aufnahme	Inhalt verantworten
Vorschriften und Satzungen	Fundstelle suchen und zusammenfassen	rechtlich bewerten
Anträge	Vollständigkeit der Unterlagen prüfen	über den Antrag entscheiden
Leichte Sprache, Übersetzung	Entwurf liefern	Fachprüfung
Personal	Stellenausschreibung, Arbeitszeugnis nach Bewertung der Führungskraft	Auswahl und Bewertung

Beispiele aus 18 Bereichen der Verwaltung: 15 KI-Anwendungsfälle für Stadt- und Gemeindeverwaltungen.

Kann KI Wissen sichern, wenn Erfahrene gehen?

Teilweise. Was aufgeschrieben ist, bleibt auffindbar: Dienstanweisungen, Satzungen, Musterschreiben, Vermerke. Werden diese Dokumente in einer KI hinterlegt, können neue Beschäftigte in eigenen Worten fragen und bekommen die Antwort mit Fundstelle. Was nur im Kopf erfahrener Kolleginnen und Kollegen steckt, kann die KI nicht übernehmen. Deshalb lohnt es sich, vor Abgängen Muster und Vermerke zu sammeln und aktuell zu halten.

Was kann KI nicht ersetzen?

• Entscheidungen: Über Anträge, Bescheide und Ermessen entscheiden Menschen. Vollautomatische Verwaltungsakte erlaubt § 35a VwVfG nur mit Rechtsgrundlage und ohne Ermessen. KI-Systeme, die über öffentliche Unterstützungsleistungen entscheiden, sind Hochrisiko-Systeme nach der KI-Verordnung.
• Beratung und Kontakt: Gespräche im Bürgerbüro, Hausbesuche, Konfliktlösung.
• Fachliche Prüfung: Jeder Entwurf wird gelesen, bevor er die Verwaltung verlässt.

Was müssen Kommunen vorher klären?

1. Aufgaben auswählen: Mit Fällen starten, die viele Beschäftigte betreffen und ohne Anbindung laufen.
2. Personalrat beteiligen: Eine KI-Plattform ist eine technische Einrichtung im Sinne des Personalvertretungsrechts. Muster-Vereinbarung und Ablauf →
3. Schulen: Art. 4 der KI-Verordnung verlangt seit Februar 2025 KI-Kompetenz der Beschäftigten. KI-Kompetenz nach Art. 4 →
4. Datenschutz klären: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Ort der Verarbeitung, kein Training mit Bürgerdaten.
5. Dokumente pflegen: Die KI ist nur so gut wie die Satzungen und Muster, die sie findet.

Wie geht das mit basebox?

basebox bringt fertige Apps für die Verwaltung mit, etwa „Bürgeranfrage beantworten“, „Vorschriften fragen“, „Sitzungsprotokoll“ und „Stellenanzeige“. Ihre Beschäftigten wählen die Aufgabe und bekommen das Ergebnis, ohne KI-Kenntnisse. Dienstanweisungen und Satzungen hinterlegen Sie einmal und geben sie für eine Gruppe frei; jede Antwort zeigt die zitierte Textstelle. Die Lizenz enthält alle Funktionen, die Schulungen von basebox decken die KI-Kompetenz nach EU AI Act mit ab, und für den Personalrat gibt es eine Muster-Dienstvereinbarung als unverbindlichen Entwurf. Protokolliert wird zur Sicherheit, nicht zur Leistungskontrolle. KI für Kommunen →