KI im Sekretariat und Chefarzt-Office: Diktat, Korrespondenz, Gutachten
Im Sekretariat und Chefarzt-Office übernimmt KI Schreibarbeit: Reinschrift aus Diktat oder Stichworten, Korrespondenz nach Anlass und Empfänger, Gutachtenentwürfe aus einem Aktenauszug, Foliengerüst und Sprechertext aus einem Manuskript, Recherche-Briefings. Nach Anbindung des Postfachs sortiert sie Terminanfragen vor und bereitet Sitzungen aus Kalender und E-Mails vor. Weil Arztbriefe und Gutachten Patientengeheimnisse enthalten, gehören Vertrag nach Art. 28 DSGVO und Verpflichtung nach § 203 StGB dazu.
Was erledigt ein Chefarzt-Office, das KI gut kann?
Sekretariate in Kliniken schreiben Diktate ab, beantworten Anfragen von Zuweisern und Patientinnen, bereiten Gutachten, Vorträge und Sitzungen vor und halten den Kalender der Chefärztin oder des Chefarztes zusammen. Das meiste davon ist Text: aus Stichworten, Diktat oder Akte wird ein Schreiben. Hier sind Sprachmodelle stark.
Welche Anwendungsfälle gibt es?
Die Liste von basebox nennt im Bereich Sekretariat und Chefarzt-Office sieben Fälle:
| Anwendungsfall | Ab wann |
|---|---|
| Diktat korrigieren, Reinschrift aus Stichworten | ab dem ersten Tag startklar |
| Korrespondenzvorlagen aus Anlass und Empfänger | ab dem ersten Tag startklar |
| Gutachten-Entwurf aus einem Aktenauszug | ab dem ersten Tag startklar |
| Foliengerüst und Sprechertext aus einem Manuskript | ab dem ersten Tag startklar |
| Recherche-Briefing zu medizinischen Themen | nach kurzer Einrichtung |
| Terminanfragen aus dem E-Mail-Eingang vorsortieren | nach Anbindung von Exchange |
| Sitzung aus Kalender und E-Mails vorbereiten | nach Anbindung von Exchange |
Dazu kommen übergreifende Fälle: lange Dokumente zusammenfassen, ein Protokoll aus einer Notiz erstellen, Antwortentwürfe aus dem Posteingang. Auf der Seite für Krankenhäuser stehen außerdem fertige Apps wie „Diktat zu Text“ und „Zuweiseranfrage beantworten“.
Wie läuft das im Alltag?
- Diktat: Die Ärztin spricht ein, die Spracherkennung macht Text daraus, die KI glättet ihn nach der Vorlage des Hauses. Das Sekretariat prüft Namen, Zahlen und Medikamente und gibt den Brief zur Unterschrift.
- Gutachten: Das Sekretariat lädt den Aktenauszug hoch, die KI ordnet ihn nach den Fragen des Auftraggebers und schreibt einen Entwurf. Die Bewertung ergänzt und verantwortet die Gutachterin.
- Korrespondenz: Anlass und Empfänger genügen, etwa „Absage Kongressvortrag, freundlich, Termin im Frühjahr anbieten“. Der Ton bleibt der des Hauses, wenn eine App die Vorlagen kennt.
- Postfach: Nach Anbindung sortiert die KI Terminanfragen vor und stellt für eine Sitzung die relevanten E-Mails und Unterlagen zusammen.
Jeder Entwurf wird vor dem Versand gelesen. Fehler in Namen, Daten und Dosierungen fallen nur auf, wenn jemand prüft.
Was gilt für Schweigepflicht und Datenschutz?
- § 203 StGB: Arztbriefe, Diktate und Gutachten enthalten Patientengeheimnisse. Ärztinnen und Ärzte dürfen sie Dienstleistern nur offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist, und müssen sie zur Verschwiegenheit verpflichten (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB). § 203 StGB und KI →
- DSGVO: Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien (Art. 9). Mit dem Anbieter braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28).
- Postfach: E-Mails enthalten Daten Dritter. Eine KI, die das Postfach liest, sollte nur mit dem Zugang der fragenden Person lesen und keine Kopie für andere Zwecke anlegen.
- KI-Kompetenz: Auch das Sekretariat setzt KI ein; Art. 4 der KI-Verordnung verlangt, die KI-Kompetenz zu fördern. KI-Kompetenz nach Art. 4 →
Keine Rechtsberatung: Die Hinweise ersetzen nicht die Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten.
Wie geht das mit basebox?
basebox bringt Spracherkennung (auch für Gespräche bis 30 Minuten, per Aufnahmetaste am Rechner), Texterkennung für gescannte Dokumente und das Erstellen von Dokumenten als Word, PDF oder PowerPoint mit. Eine App für Ihr Sekretariat, etwa mit Briefvorlagen und Hausstandards, baut Ihr Team ohne Programmieren und gibt sie für die Gruppe frei. Der Konnektor zu Exchange ist in der Bibliothek und in der Lizenz enthalten; er liest mit dem eigenen Zugang der Person, ein gemeinsames Dienstkonto gibt es nicht. Das Postfach des Chefarztes oder ein Funktionspostfach des Sekretariats liest er wie ein eigenes, sofern die Person darauf zugreifen darf. Heute sortiert basebox E-Mails, wenn eine Person darum bittet; ab November 2026 kann ein Agent im Workflow Builder eingehende E-Mails selbstständig vorsortieren, Weiterleiten oder Antworten erst nach Freigabe durch einen Menschen.
Für Berufsgeheimnisträger gilt eine Vereinbarung nach § 203 StGB als Anlage zum Lizenzvertrag; der AVV nach Art. 28 DSGVO ist Teil jedes Vertrags. basebox läuft auf einem Server in Ihrem Haus oder in unserer Cloud in Deutschland, Ihre Daten trainieren kein Modell. Vereinbarung nach § 203 StGB und Unterlagen →
Häufige Fragen
Darf das Sekretariat Diktate mit Patientendaten in eine KI geben?
Ja, wenn die KI in einem Rahmen läuft, den das Haus vertraglich und technisch kontrolliert: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Verpflichtung des Anbieters nach § 203 StGB und Verarbeitung in der EU. Private Konten bei Chatdiensten erfüllen das in der Regel nicht.
Wer unterschreibt ein Gutachten, das eine KI vorbereitet hat?
Die Gutachterin oder der Gutachter, wie bisher. Die KI ordnet den Aktenauszug und formuliert einen Entwurf; die fachliche Bewertung und die Verantwortung bleiben ärztlich.
Liest eine KI mit Postfach-Anbindung alle E-Mails des Chefarztes?
Das hängt vom Anbieter ab. Gut ist, wenn die KI nur mit dem Zugang der Person liest, die fragt, und nur das sieht, was diese Person im Postfach ohnehin sehen darf. Vertretungsrechte im Sekretariat regelt dann weiter das Postfach selbst.
Quellen
Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI erstellt, auf Grundlage der genannten Quellen. Verantwortlich für den Inhalt: basebox GmbH. Keine Rechtsberatung, keine Haftung. Stand der Recherche: 11. Oktober 2026.