AuswahlStand 11. Oktober 2026René HerzerMit KI erstellt

KI-Plattform ausschreiben: der Leitfaden in sieben Schritten

Eine KI-Plattform schreiben Sie in sieben Schritten aus: Bedarf und Daten klären, den Auftragswert über die ganze Laufzeit schätzen und daraus das Verfahren ableiten, den Markt erkunden, die Leistung produktneutral beschreiben, Eignung und Nachweise festlegen, Angebote nach Gesamtkosten und einer Teststellung bewerten und den Vertrag mit Ausstiegsregeln schließen. Die größten Fehler sind Markennamen in der Beschreibung, ein zu kurz gerechneter Auftragswert und ein Zuschlag nur nach Monatspreis.

Welche sieben Schritte gehören zu einer Ausschreibung?

Bedarf klären: Wofür soll die KI genutzt werden, wie viele Personen arbeiten damit, welche Daten kommen hinein (etwa Patienten-, Sozial- oder Personaldaten) und welche Systeme sollen angebunden werden?
Auftragswert schätzen: über die ganze Laufzeit, mit Verlängerungsoptionen, Einführung, Schulung und Betrieb. Daraus folgt das Verfahren.
Markt erkunden: Anbieter, Preismodelle und Betriebswege kennenlernen, ohne einen Anbieter zu bevorzugen.
Leistung beschreiben: produktneutral, mit Muss- und Soll-Kriterien.
Eignung und Nachweise festlegen: Zertifikate, Verträge, Referenzen.
Angebote bewerten: nach Gesamtkosten und Qualität, belegt durch eine Teststellung.
Vertrag schließen: mit passendem Vertragsmuster und klaren Regeln für Vertragsende und Datenrückgabe.

Den Rechtsrahmen je Land erklären die Ratgeber Vergaberecht in Deutschland, Österreich und Schweiz.

Wie schätzen Sie den Auftragswert richtig?

Maßgeblich ist der geschätzte Gesamtwert ohne Umsatzsteuer über die ganze Laufzeit, einschließlich Optionen und Verlängerungen (§ 3 VgV; in Österreich § 13 BVergG 2018, in der Schweiz Art. 15 BöB). Ein Auftrag darf nicht aufgeteilt werden, um unter einer Schwelle zu bleiben.

Bei KI-Plattformen wird der Wert oft zu niedrig angesetzt, weil nur die Lizenz für ein Jahr gerechnet wird. Rechnen Sie Lizenz für alle Jahre, Hardware und Servicevertrag (beim Betrieb im eigenen Haus), Einführung, Schulungen, Betrieb und Konnektoren zusammen.

Land	Schwelle für EU-weite bzw. internationale Vergabe (Liefer- und Dienstleistungen, netto)	Stand
Deutschland	216.000 € für die meisten öffentlichen Auftraggeber, 140.000 € für oberste und obere Bundesbehörden, 432.000 € für Sektorenauftraggeber	ab 1.1.2026
Österreich	216.000 €, 140.000 € für zentrale öffentliche Auftraggeber (Anhang III BVergG 2018)	ab 1.1.2026
Schweiz, Bund	Offenes oder selektives Verfahren ab 230.000 CHF	2026 und 2027
Schweiz, Kantone und Gemeinden (IVöB 2019)	Offenes oder selektives Verfahren ab 250.000 CHF, Staatsvertragsbereich ab 350.000 CHF	2026 und 2027

Unterhalb dieser Schwellen gelten nationale Regeln, in Deutschland meist die UVgO in der Fassung Ihres Landes.

Wie erkunden Sie den Markt, ohne das Verfahren zu gefährden?

Eine Markterkundung vor dem Verfahren ist ausdrücklich erlaubt (§ 28 VgV, § 24 BVergG 2018, Art. 14 Abs. 3 BöB). Sie dient dazu, den Markt kennenzulernen, nicht dazu, einen Auftrag zu vergeben. Laden Sie mehrere Anbieter ein, dokumentieren Sie die Gespräche und geben Sie allen dieselben Informationen.

Vorsicht bei Anbietern, die die Leistungsbeschreibung mitschreiben: Wer an der Vorbereitung beteiligt war, darf nur mitbieten, wenn der Vorsprung ausgeglichen wird, etwa indem alle Bieter dieselben Unterlagen und längere Fristen bekommen (§ 7 VgV). Mehr dazu im Ratgeber Proof of Concept für KI.

Was gehört in die Leistungsbeschreibung?

Die Beschreibung nennt Anforderungen, keine Marken (§ 31 Abs. 6 VgV). Bewährt hat sich eine Trennung:

Muss-Kriterien: Verarbeitung in der EU, kein Training mit Ihren Daten, Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Rechte je Person aus Ihrer Benutzerverwaltung, Protokoll, Herausgabe der Daten bei Vertragsende. Für Gesundheitsdaten in der Cloud der Nachweis nach § 393 SGB V.
Soll-Kriterien mit Punkten: Quellenangaben in Antworten, Konnektoren zu Ihren Systemen, Apps zum Teilen, Betrieb ohne Internetverbindung, Schulung, Support.
Mengen und Rahmen: Personenzahl, Laufzeit, Optionen für mehr Personen oder einen späteren Wechsel des Betriebswegs.

Wollen Sie Cloud und Betrieb im eigenen Haus offenhalten, beschreiben Sie beide als Varianten oder bilden Sie Lose. Die Aufteilung in Lose ist in Deutschland der Regelfall (§ 97 Abs. 4 GWB). Eine Vorlage mit Muss- und Soll-Kriterien erstellt der Ausschreibungsgenerator.

Welche Nachweise sollten Sie verlangen?

Verlangen Sie, was Ihr Datenschutz und Ihre Informationssicherheit ohnehin prüfen: Zertifikate mit Geltungsbereich (etwa ISO 27001), Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Liste der Unterauftragsverarbeiter, technische und organisatorische Maßnahmen, bei Berufs- oder Amtsgeheimnissen eine Vereinbarung nach § 203 StGB, Referenzen vergleichbarer Größe. Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können, stehen in der Checkliste für KI-Anbieter.

Wie bewerten Sie Angebote fair?

Der Zuschlag geht auf das wirtschaftlichste Angebot, also das beste Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 127 GWB, § 58 VgV; in Österreich § 91 Abs. 4 BVergG 2018, in der Schweiz Art. 29 BöB). Zwei Punkte machen KI-Angebote vergleichbar:

Gesamtkosten über die Laufzeit: Lizenz pro Person oder pro Server, Hardware, Betrieb, Einführung, Konnektoren und Grenzen bei der Nutzung, auf fünf Jahre gerechnet.
Teststellung: Alle Bieter lösen dieselben Aufgaben mit Ihren Beispieldokumenten. Bewertet werden Qualität der Antworten, Quellen, Rechte und Bedienung.

Wie Sie Kriterien gewichten und Punkte vergeben, zeigt der Ratgeber Kriterienkatalog zur Anbieterbewertung. Methoden für die Bewertung beschreibt die UfAB 2018 des Bundes.

Welcher Vertrag passt?

In Deutschland sieht die öffentliche Hand für Cloud-Leistungen die EVB-IT Cloud vor; für Software auf Hardware im eigenen Haus kommen andere EVB-IT in Betracht, etwa für die Überlassung von Standardsoftware oder für Systeme mit Installation. Welche Fassung aktuell gilt, steht beim CIO des Bundes. Regeln Sie in jedem Fall, welche Daten Sie bei Vertragsende in welchem Format zurückbekommen und wann gelöscht wird. Mehr dazu im Ratgeber Exit-Strategie und Datenportabilität.

Keine Rechtsberatung: Dieser Leitfaden ersetzt nicht die Prüfung durch Ihre Vergabestelle. Schwellenwerte und Vertragsmuster ändern sich; Stand der Recherche: 11.10.2026.

Wie geht das mit basebox?

Der Ausschreibungsgenerator erstellt eine produktneutrale Leistungsbeschreibung; sie nennt basebox nicht, jeder Anbieter kann sich darauf bewerben. Für Ihre Prüfung stehen AVV, TOMs, die Liste der Unterauftragsverarbeiter und die Vereinbarung nach § 203 StGB auf Sicherheit zum Herunterladen; Lizenzvertrag und Anlagen bekommen Sie mit dem Angebot. Die Listenpreise für Cloud und Server rechnet der Rechner ohne Anmeldung, sodass Sie den Auftragswert vorab schätzen können.

Häufige Fragen

Dürfen wir einen bestimmten Anbieter in die Leistungsbeschreibung schreiben?

In der Regel nicht. Die Leistungsbeschreibung muss produktneutral sein (§ 31 Abs. 6 VgV, in der Schweiz Art. 30 Abs. 3 BöB). Ausnahmen gibt es nur, wenn der Gegenstand anders nicht beschreibbar ist, und dann mit dem Zusatz „oder gleichwertig“.

Können wir Cloud und Server in einem Verfahren vergleichen?

Ja, etwa mit zwei Losen oder mit beiden Varianten in der Leistungsbeschreibung. Vergleichbar wird es über die Gesamtkosten der ganzen Laufzeit, nicht über den Preis pro Monat.

Wie lange dauert eine EU-weite Ausschreibung?

Das hängt vom Verfahren ab. Allein die Mindestfristen für Angebote liegen im offenen Verfahren bei 35 Tagen ab Absendung der Bekanntmachung (§ 15 VgV), mit Verkürzungsmöglichkeiten. Planen Sie für Vorbereitung, Bewertung und Teststellung zusätzlich mehrere Wochen ein.

Quellen

Ausschreibung erstellen Sicherheit und Nachweise

Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI erstellt, auf Grundlage der genannten Quellen. Verantwortlich für den Inhalt: basebox GmbH. Keine Rechtsberatung, keine Haftung. Stand der Recherche: 11. Oktober 2026.